習慣化コンサルタントの古川です。
私は新人営業の時代、
30枚の提案書を２週間ほど時間をかけて
作成していました。
結果として、訪問は３〜４週間後になり、
競合他社に先を越されたり、
その間に顧客の要望が変更し、
またゼロからやり直しになる
ということを繰り返していました。
あるとき、お客様から
「シンプルにまとめてくれれば
読みやすいのに」
と手痛い指摘をされました。
そう、膨大な提案書は、
私の自己満足にすぎなかったのです。
それから私は、初回訪問の後に、
５枚以内のシンプルな概要提案書を
２時間で作成し、１週間以内に
訪問するようにしました。
その資料は、お客様から読みやすいと好評で、
かつ説明に要する時間が少ない分だけ、
提案内容に対する感想や意見交換に
時間を割けるようになり、
お客様のニーズに合った
より深い提案ができるようになりました。
では、資料の断捨離を
３つの観点からを見てみましょう。
１．なくす資料
儀礼的につくっている資料や
口頭で説明すればすむ必要ない資料を
なくしましょう。
２．減らす資料
過剰に情報を盛り込んでいる資料があれば、
枚数を大幅に制限することで、
資料作成の負担は軽減します。
３．任せる資料
部下やメンバーに任せることができるのに、
自らで抱え込んでいる資料作成があれば、
任せることを検討してみてください。
あなたは、一週間でどれぐらい資料作成に
時間を費やしていますか？
まず１つだけ改善するなら、
どの資料を対象にしますか？
ご自身で見直してみてください。
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