１日、どれくらいメール返信に時間を使っていますか？

習慣化コンサルタントの古川です。

知識労働者は、労働時間の28％を
メールに費やしているとされています。

これは、１日８時間労働だとすると、
２時間以上もメールに費やしている
計算になります。

メール業務は気をつけないと
時間泥棒になります。

生産性が低い人は、
常にメールチェックをしていないと不安になり、
送受信に膨大な時間を使っています。

生産性が高い人は、
メールに一定の規律をもって対処しています。

全てのメールに
同じ労力を使って目を通すのではなく、
重要なメールと不要なメールを区別して
強弱をつけて読んでおり、
返信文も簡潔で要点を押さえた
シンプルな内容になっているものです。

メールの対応ルールを決める

①タイミングと回数を決める

メールチェックのタイミング（頻度や回数）の
基準を決めましょう。

自動受信をやめて、手動受信にし、
集中しているときに
メールで邪魔されることを防ぎます。

自らのタイミングで受信して
取り組むのが効果的です。

②ルールを決める

熟読するメール、
時間がなければ読まないメールを区別する、
ｃｃメールや余計な案内メール、
スパムメールなどを別フォルダに振り分ける
設定をする。

また、返信ルールとして、
一往復で終わるように書く、
過剰な返信の連鎖はやめるなど決めておくと、
メール業務の負担が軽減します。

③雛形・定型化する

定型のメール文は、
雛形集をつくると毎回作成する必要が
なくなります。

またメールソフトの辞書機能を活用すると
自動入力してくれ、
１通あたりの作成効率が高くなります。

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