習慣化コンサルタントの古川です。
習慣化をテーマにしていると、
仕事の効率を高めるために
どのような習慣がいいかと聴かれることがあります。
時間活用の原則はシンプルです。
優先順位を決める、
すべてを自分でやらず他人に任せる、
仕組み化する、最後は徹底して集中することです。
今回は、徹底して集中する状態を
どうすればつくれるのかをテーマにご紹介します。
１．なぜ、集中力が散漫になるのか？
大きく３つの弊害があります。
集中力を高めるためには、
散漫になる原因を取り去り、
集中できる要因を増やすことです。
原因１．マルチタスクの弊害
私たちの仕事では同時平行で
仕事を進めていくことが求められます。
しかし、この同時並行（マルチタスク）は
集中力を奪っていきます。
人間の脳は、１度に１つのことしか
基本的に処理出来ません。
よって、報告書を書きながら、
途中で受信したメールに返信をし、
その間に鳴った電話で話をする
といった芸当は３つのギアを切り替えたことになります。
ギアを切り替えるには、
身体と同じでいきなりトップギアに入るというより、
助走期間があって集中状態に入ります。
そのため、Ａという仕事で助走⇒集中
に入ったかと思えば、
Ｂの仕事に切り替えてまた助走⇒集中
ということをやるとそれだけ非効率になります。
原因２．エネルギーの枯渇
人間の起きている時間は、
物理的な時間としては均等に流れていきますが、
活動エネルギーは午前中が高く、
夜になればなるほど枯渇していきます。
長時間残業をしている人ほど効率が悪いのは、
集中力が落ちてだらだら作業をしているからです。
脳科学者の茂木健一郎氏も、
「朝活脳」と提唱されていて
人間が起きてから２時間というのは、
「脳のゴールデンタイム」と言われ、
集中して何かに取り組むのに最も適した時間だそうです。
また、充分な睡眠が取れていない人は
集中のためのエネルギーが少ないため、
高い集中力を発揮することができません。
エネルギーが高い状態で取り組むか、
エネルギーを枯渇させないかがポイントです。
原因３．気がかり・環境の悪さ
「あれもやらなくちゃ、これもやらなくちゃ」
と考えるだけで脳は疲労します。
１つの仕事をしていても、
他のことが気になるという体験は
誰しもがある経験ではないでしょうか？
このような気がかり・先の不安が
集中力を奪います。
また、机の上、パソコンのフォルダーなど
環境の整理整頓ができていないと、
これも集中を妨げます。
２．ピンポイント集中力とは？
高い集中力とはどういう状態でしょうか？
これは、フロー状態と一般的に言われている
表現が分かりやすいでしょう。
アメリカの心理学者
ミハイ・チクセントミハイ氏の提唱している理論で、
没頭して他のことが気にならない状態のことをいいます。
人間の脳は、絶えず
「過去の失敗や後悔」「未来の不安や恐怖」
に頭の意識を奪われています。
これに対して、今、目の前のことだけに集中
できているフロー状態は純度の高い意識状態です。
このフロー状態に入ると、
短時間で物事を処理したり、
難題を解決できたりするのです。
私はこれを「ピンポイント集中力」と呼びたいと思います。
では、どうすればピンポイント集中ができるのか？
３つの原則と習慣をご紹介していきましょう。
３．集中する習慣の３原則
原則１．シングルタスク、シングルモードで働く
マルチタスクは集中力を奪うので、
基本的に１度に１つの仕事を行い、
横やりが入って来ても完了するまで他に手をつけない
という方針を決めます。
この原則をベースにしないと
マルチタスクの罠にはまり、
ギアチェンジをして大切なエネルギーを失ってしまいます。
しかし、私たちの仕事にはたくさんの種類があり、
途中で様々な仕事が入ってくるのも事実です。
そこでシングルモードをご提案します。
たとえば、人と話すモードと資料を読むモード、
メールを返信するモードと報告を聴くモードは
脳の使う部位が違います。
よって、同じモードで出来る仕事を
どれだけ固めてやれるかがポイントです。
シングルモードでなるべく一日のモードチェンジ
を少なくするプランニングをしてみてください。
人間の脳は同じ作業のモードでできることには
ギアチェンジは必要ありません。
原則２．朝に没頭状態を持ってくる
エネルギーの枯渇が集中力を奪うので、
朝、最もエネルギーが高い状態で
いかに大切な仕事をするか、
その仕事に没頭できる状態をつくれるか
が仕事の効率を大きく変えます。
また、朝にマルチタスクをして
散漫な集中状態で仕事をしてしまうと、
それ以降も１日ずるずる同じ状態になりがちです。
朝、ピンポイント集中で仕事ができると、
それ以降の仕事も没頭状態を作りやすくなります。
私は、朝に執筆の仕事を入れるようにしています。
最も難易度が高く、重要度が高い仕事だからです。
昼食後、エネルギーが低くなり眠くなる時間は、
外出や人と会う時間にしています。
そのためには、朝早起きをして人が
出社する前に重要度の高い仕事を一仕事終える
という習慣をお勧めします。
原則３．ノイズを徹底してなくす
「気がかり・不安」は誰でも抱えているものです。
しかし、ピンポイント集中力は今だけに集中しているとき
に引き起こされるものです。
未来の気がかりや不安を脇に置くことが重要です。
また、机の上が散らかっている、
パソコンのファイルが整理されていない、
探し物が見つからないという状態は、
それだけで脳の集中にとってノイズとなります。
以上の原則を踏まえて、
フロー状態を作り出して仕事をする習慣を紹介しましょう。
４．集中力を飛躍的に高める習慣
習慣１．朝、「１５分の片づけ」で集中状態をつくる
この習慣には２つのメリットがあります。
１つは、片づけという作業そのものが
ピンポイント集中状態に入りやすいということです。
高い集中力を発揮するには、
一旦脳にその状態を作り出すことです。
２つ目は、集中の物理的な環境が調うので
ノイズが減ることです。
習慣２．朝一番で１つの作業に集中する
片づけで集中モードができたら、
次は１つの作業に集中しましょう。
なるべく重要な仕事が望ましいですが、
フロー状態に入るためには得意で好きな仕事がおすすめです。
TODOリストの中であなたが朝一番のフロー状態として
どの作業を選ぶかで一日の生産性は変わって来ます。
その際、カウントダウンタイマーを使うと
締め切り効果が働き目の前の仕事に没頭しやすくなります。
習慣３．気がかり・やるべきことリストに書き出す
気がかり、やるべきことで
脳が疲弊しないようにするには、
外部メモリに頼ることです。
外部メモリとは気がかり
リストやTODOリストなどに書き出すことです。
脳から一度切り離すことでモヤモヤした不安が消えます。
そして、書き出す作業は
前日や通勤電車の中で終わらせておき、
朝一番はそのリストを見ずに
かばんの中や机の中にしまいましょう。
このリストから離れることで今目の前のことに集中できます。
習慣４．シングルモードのプランを立てる
同じモードでできる仕事を固めて行うために、
作業を書き出してモードを記入しましょう。
私の場合は元々内向性が高いため、
外向性が要求される打ち合わせや電話など
コミュニケーションを取るモードに移るには
エネルギーを要します。
だからこそ、打ち合わせ・電話・外出は
可能な限り固めるようにしています。
相手がある仕事なので、
完璧は難しくても可能な限り調整しようとすれば
案外できるものです。
まずはコントロールできる部分から
やってみてください。
習慣５．小さな集中と大きな集中の練習をする
フロー状態というと、
１時間も５時間も集中できている状態と
考えられがちですが、
今ここにピンポイント集中できている状態が
短くてもいいのです。
むしろ、小説家や将棋の棋士でない限り、
１つのことに数時間邪魔されずに集中することは難しいでしょう。
そこで私がお勧めしている工夫が
「５分」「１５分」「９０分」の集中です。
実は、たった５分でもピンポイント集中
ができればいいのです。
まずは通勤電車で駅を乗り過ごすほど
集中して本を読むとか、
メールの返信だけに１５分集中する、
提案書作成は机を離れて会議室で９０分集中する
と行った具合です。
小さな集中でも大きな集中でも、
集中する習慣ができればいいのです。
そのため、ながら作業を可能な限り、
少なくしてください。
たとえば食べるなら食べる！
メールを返信するなら徹底して返信する！
と決めるのです。
以上、「集中する習慣」をご紹介してまいりました。
様々な仕事があるのであなたの仕事の状態に
当てはめてみてください。
まずは、ベビーステップとして
５分集中から始めてみてはどうでしょうか？
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