習慣化コンサルタントの古川です。
「上司や他部署、お客様からの
突発的な依頼が入って振り回される」
朝から計画を立てた通りに
仕事を進められるならば苦労はありません。
私たちは上司から急に仕事を振られたり、
お客様から問い合わせが入ったり、
メールで至急返信をしなければいけない
要件が飛んできたりします。
このように計画した通りに進まず、
常に優先順位が目まぐるしく変化する
オフィスワーカーにとって
突発仕事にどう対応するかは
１つの重要な仕事術です。
今日は、５つの対処法事例を紹介したいと思います。
☆対応ルール・基準をつくる
成績が悪く残業も多い、
営業木村さん（２７歳、男性）のケースです。
深夜残業を繰り返している原因は複数ありましたが、
そのうちの１つが「当日の見積依頼対応」でした。
木村さんは夜１９時にお客様から電話が入り、
「急ぎで見積が欲しい」と言われるのです。
成績が良くない木村さんは
なんとか誠意を見せようと
「今日中に出します！」と行ってしまうのですが、
一事が万事、様々なお客様から彼の元には
「急ぎで見積が欲しい」と依頼があっては
「今日中に出します！」のリズムが定着しています。
ある時、上司から
「急ぎで見積と行っても
お客さんは本当に今日必要なの？」
「君が当日対応でつくる営業だから
お客様もそれ前提で
当日まで依頼してこないのでは？」
と指摘を受けました。
確かに、他の成績の良い営業の先輩たちは、
そのような対応はしていません。
木村さんのケースは突発仕事対応が
悪循環を生み出している１つのケースです。
では、どうすればいいのでしょうか？
突発仕事に対しては、
仕事内容、突発仕事の性質、状況によって
すべて千差万別。
１００％コントロールできないのが
最大の困難なところ。
だからといって
振り回されっぱなしでいいのかといえば、
そうではありません。
そこでお勧めは、
突発仕事に対する対応ルール・基準を決めることです。
☆突発仕事対応、５つの例
ここでは、５人の例を紹介します。
参考例としてご自身に応用できることがあれば
取り入れてみてください。
１．突発時間に纏めて処理するために納期を調整する
プログラマーAさんは、
午前中に集中してプログラミングの仕事をしたい。
ところが午前中にメールや電話で
当日仕事をどんどん依頼され中断され
結果、プログラミングの仕事が遅れていました。
そこでAさんは、
朝９時―１２時のプログラミングが捗る時間を
ゴールデンタイムとして集中し、
突発仕事は午後の１３時以降に行う
というルールを決めました。
Ａさんは午前中に入ってくる
問い合わせや仕事の依頼に対して、
「今急ぎの仕事をしているので
午後であれば対応可能ですが、
納期はいつまででしょうか？」
とこちらの意図を伝え、
納期を確認するようになりました。
そうすると突発の７割は
午後や翌日対応で良くなりました。
これまで納期を聞かず自分から
「すぐやります」と対応をしていた傾向がありました。
これにより、午前中は
プログラミングの仕事に集中できるようになりました。
２．集中するべき仕事をモジュール（小さい単位）にする
２時間かかる資料作成の仕事があると、
どうしても集中できる時間は定時後。
結果残業が増える人も多いものです。
日中は突発仕事がひっきりなしに入ってくる
のが致し方ない企画部のBさんは、
日中でも資料作成をこまめに進めるために
１５分の仕事モジュールに分割しました。
資料作成に取り掛かっていて一番厄介なのは
途中で突発仕事で中断され、
集中力が途絶えてしまうことです。
１５分区切りの作業であれば、
途中で突発仕事が入ってきても
１５分単位の仕事が終わってから対応したり、
隙間時間にちょこちょこ手を付けることで
夕方には８割型資料ができている
という状態をつくれるようになりました。
３．突発が入りにくい環境をつくる
そもそも突発仕事は
どのように舞い込んでくるのでしょうか？
メール、電話、オフィスでの声がけです。
集中したい時間は
これらの突発が入ってきにくい状態
をつくるのも１つです。
総務部のCさんは、
次のようなルールを作っていました。
・メールチェックは、朝１０時、１３時、１５時、１７時の４回（１５分/回）
・集中して資料を作成するときは、自席を離れて７Fのカフェスペースで取り組む
・集中仕事の際には、携帯はマナーモードにしてカバンの中に入れて見ない
このようなメリハリをつけている人は、
上手に仕事を進めることができます。
４．３分以内で終わる仕事はすぐではなく、今やる！
問い合わせ、質問対応、など携帯やメールで
たくさんの依頼が入ってくるお仕事もあるでしょう。
技術のトラブル対応などは
まさにその際たる例です。
技術支援部のDさんは、
「その仕事が３分で対応して終わるなら
今この場で終わらせる」
というルールにしています。
「別途調べてメールで回答します」
と先延ばしすると、
夕方にはそんな回答が数十件に膨らんでいくからです。
その場で集中して一気に対応してしまえば、
単樹間で終わります。
１の対応ルールと真逆のようですが、
働き方・仕事の性質によって変わるので
あくまで多様な例の１つとして参考にしてみてください。
５．電話で安請け合いせず、一旦冷静になる
最後に、行政書士として働くE子さんは、
依頼相手が困っている声を聞くと
助けてしまいたくなる性分です。
「つい、分かりました、やります！」
と答えてしまい残業しても
終わらない仕事環境で体を壊しました。
「いい人」を演じてしまう人が陥る
安請け合いパターンです。
結果、深夜残業、対応を壊す
という悪循環に陥ってしまいます。
そこでE子さんは、
「電話で依頼が入ったら、
他の仕事との兼ね合いを見て回答します」
と一旦電話を置くようにルールを決めました。
こうすると、冷静になれるので
電話だとつい受けてしまう衝動を抑える
ことができるようになりました。
結果、断るべき仕事、納期を交渉すべき仕事など
一時の感情論ではなく冷静に対応できるようになりました。
さて、今日は突発仕事への対応ルール
を５つご紹介しましたが、
１００％の正解はありません。
大切なことは、ご自身の仕事で
「とのような突発仕事が入ってくるか？」
「それらの仕事のうち、対応ルールや基準
をつくると良いものがあれば設定する」
ことです。
ぜひ、一度、ご自身の仕事を振り返って適用してみてください。
▼カフェで話をするように、
習慣や習慣化の悩みを気軽に相談したい方はこちら↓
 |
    |
|---|
▼Podcast配信番組をYouTubeで聞きたい方はこちら↓
▼日々の気づきや、出来事、習慣化のヒントやコツはもちろん、
限定のご案内や最新サービスをいち早く受け取りたい方はこちら↓
▼on-line朝活への参加、行動、思考、感情の習慣を、
しっかり落とし込みたい方はこちら↓
▼継続的にやる気を高め、
習慣化をサポートする『続けるツール』を手に入れたい方はこちら↓
▼時間と場所を選ばず、習慣化講義を何度でも！
自分のペースで学びたい方はこちら↓
