習慣化コンサルタントの古川です。
今回は行動習慣をお話したいと思います。
人は、いつも通りのプロセスで、いつも通りのリズムで、
いつも通りの人たちと安心して仕事を進めたがるものです。
しかし、このプロセスには非効率が詰まっており
見直すことが重要です。
そこで、限られた時間で最大の成果を残すために、
仕事の目的・相手のニーズからアプトプットを再定義し、
プロセスを再構成する必要があります。
たとえば、営業マンのＡさんは、
今まで３０枚の提案書を１週間後に提出していました。
３０枚を作成するとなると、
５時間の提案書作成時間が必要です。
一方、最善主義の営業マンは、
要点を１枚の紙にまとめて翌日に提出します。
作成時間は１時間。
どちらが顧客満足を得られるでしょうか？
状況によりますが、
結果的に後者に軍配が上がることも多々あります。
１枚の提案書は要点が分かりやすいし
検討段階においては早く提出してもらった方が
いいことがあるからです。
私たちが「ここまでやらないとダメだ」と思っていることの中には、
案外相手は望んでおらず、
自己満足だったということはよくあります。
だからこそ、定期的に仕事の目的から
仕事のアウトプット・プロセスを再定義して
変更することが必要になってきます。
このような最善主義で発想するための習慣を２つご紹介します。
緊張感を持って制限時間を守る
最善主義への最大の要因は、制限を設けることです。
大きく言えば、働く時間を決めること、
小さく言うと、１つのタスクにかける時間を決めることです。
制限時間があり、タスクや工程が溢れている状況下でこそ
最善主義で考えるモチベーションが生まれます。
言って見れば、締切り間際の集中力と段取り力を
全ての仕事に持ち込むこと。
当然、そのためには寝ていないと成り立ちませんし、
長時間労働だと結局低集中になります。
先に制限を設ける、そして仕事の内容を見直す、
の順番で着手することが重要です。
制限を設けるには、帰る時間をコミットすること、
１つの作業にかける時間を決めたら
その時間に何としても終わらせるように
仕事のプロセスを再構成することです。
３つの質問を使い最善主義で考える
最善主義で考えるための３つの質問をご紹介します。
STEP1.「この仕事の目的はなんだろう？
相手は何を求めているだろう？」
最善主義で考える際、目的と相手のニーズが基軸となります。
この目的を改めて見つめ直すことが最初のステップです。
決まった仕事ほど、やるべきこと（WHAT）に集中しがちですが、
改めて、目的（WHY）を再定義してみてください。
STEP2.「今回は最低限何をつくればいい？
最高の状態にするために何をつくればいい？」
次に、ゴールイメージをつくります。
その際、どのようなものをつくるのかは
目的やニーズから再定義します。
その際、２つの基準で考えて見てください。
最低限必要なものと、
最高の満足を得るために必要なものです。
この２つで考えることでゴールイメージの幅が広くなり、
本質も見えてきます。
STEP3.「いつもの半分の時間で済ませようとすると、
プロセスをどう変えればいい？」
最後に、いつも通りのやり方を疑い、
別のやり方を考えます。
プロセスの再構成をし、
なるべく他の人がやっていることでマネできることなど
幅広く発想することが重要です。
もっと簡易でもいいのではないか？
また、相手は早く欲しいからメールの箇条書きでも
３０分後に報告したほうが喜ばれるのではないか？
と発想していきます。
本日は、
いつも通のプロセスの非効率から脱却するために、
最善主義で発想するための習慣と3つ質問をご紹介しました。
ぜひ、日々活用して最善主義で
非効率から抜け出すキッカケにしてみてください。
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