習慣化コンサルタントの古川です。
私たちは、突発業務が入ると
そちらに気を取られがちです。
・新着メールが来るとすぐにみてしまう
・電話がかかってくるととってしまう
・他部署からの問い合わせにすぐに対応する
・「急ぎ」「至急」というメールにすぐ反応する
必要な部分はもちろんありますね。
しかし、突発業務にも対応には規律と柔軟性が必要です。
なぜなら、毎日突発がやってくるので対応ルールを決めておかないと
振り回されてしまいます。
今日の本題は、なぜ突発に振りまわれてしまうのか？
ということです。
「仕事に追われない仕事術」（ディスカヴァー）に
興味深い記述がありました。
私たちの脳には、
理性脳と衝動脳が存在するという視点です。
理性脳は、計画を立てて優先順位を立てて１つのことに
集中しようという意思を持ったパートです。
一方、衝動脳は、危機の回避や不安への対応など
安全・安定・安心を守るために反応するパートです。
私たちは、生存を守るために、
衝動脳がなければ、生きていけません。
サバンナに入っていくときに、衝動脳こそ
リスクを感じて、考えずに行動できるように反応させてくれる
いわば動物的な本能です。
そして、理性脳より衝動脳のほうが圧倒的に
力を持っていることを知ることがポイントです。
私たちにとって突発とは危険であり、安全・安心・安定を揺るがす
事象です。
想定外、予測不能なことに脳は反応するようにできているからです。
メールチェック、電話、上司やお客様からの急な問い合わせ、クレーム
など突発に反応するのは衝動脳が騒いでいるから。
これを抑えるには理性脳を優位の状態にすることが大切です。
ただし、それは簡単なことではありませんね。
そこで、私なりに４つの対策を簡単にご紹介します。
対策１．１５分朝一番、最重要の仕事に取り組む
対策２．突発への対応ルールを持つ
対策３．メールを決まった時間に見る
対策４．オフライン環境をつくる
いずれにしても、
まずは衝動脳に火がついている自分を認識することが
変化への第一歩だと思います。