習慣化コンサルタントの古川です。
突発業務ってありますよね？
電話、メール、上司からの声掛け、
お客様からの依頼、急な会議、部下からの相談・・・
１日を想定しようとしても、
残念ながら予想できないことがたくさんあります。
そこで、プランをつくることは重要ですが、
時に波に揺られてみるというステート（状態）も必要です。
例えば、海に浮かんでいるとします。
やってくる波に抵抗しようとすればするほど、
大波をかぶり、体力を消耗します。
場合によっては波酔いをしてさらにしんどい。
そこで、コントロールを手放します。
波に揺られてみる。
というか、波の乗って楽しんでみる。
そういうステートに入った時に突発に対する
姿勢は変わりストレスは減ります。
あなたにもこういう状態をご経験だと思います。
突発に対応して、その五月雨式にやってくる業務を
ゲームのように楽しんでいる状態です。
私も、今日は雑用・突発デーと決めたら日は
とても気持ち良く１つずつ業務をさばいていく楽しさを
感じています。
しかし、ここに集中してこなす必要のある
大きな業務があるときには突発が邪魔にしか見えなくなります。
さて、どうやってこのステートをつくるのか？
私は３つの指針をつくっています。
１．朝、早朝に９０分ひと仕事終える
いわゆる朝型勤務ですね。
静かな時間にひと仕事終えていると1日に余裕があり
主導権が手に入っています。
その状態で、その後突発対応をすると
気持ちがすっきりして気持ちが良い。
だから、朝型にすることは突発対応への効率を
よくするためにもいいのです。
２．時間限定で突発対応をする
私の場合は、午後は突発対応という時間にすることが
多いです。制限の中でやれればストレスは少ない。
しかし、オフィスにて声をかけられても
「この業務午後一番の対応でも大丈夫ですか？」
と相談してしまいます。
そうすれば、案外オッケーのことが多い。
そして１３時〜は安心して突発対応に尽くせるのです。
３．締め切り効果で突発をこなす
優先順位はどんなときでも重要です。
時間に制限を設けなければ、優先順位を決めようとはできません。
そこで、突発業務への対応は全てタイマーをつけます。
１つずつに超集中して、業務をこなしていきます。
そのときタイマーをつけて制限時間をもうけ、
この時間内にどうすれば終わるかを必死に考えます。
理想や完璧を目指しすぎると、どこまでもダラダラ
時間だけがかかり、時間が無駄になっていきます。
突発対応は複雑系なので、あくまで自分にあう指針や軸を
持つことが重要だと思います。