習慣化コンサルタントの古川です。
タイムマネジメントの本を多く研究して分かったのは、
時間管理の要諦はなんでしょうかと聞かれれば
結局次の５つの原則に集約されます。
あとは、これをやるかどうかです。
いくつ本を読んでも魔法はありません。
あとはこれを習慣にしていくだけです。
１．タイムログを取る
タイムログとは時間簿のこと。
ほとんどの時間改善の問題は、現状が分かっていないこと。
時間泥棒は何か、何を効率化すればいいのか、無駄なものも
見える化できれば、何を改善すればいいか一目瞭然となります。
レコーディングのパワーは凄まじい。
あとは、スマホのアプリにするか、ＰＣのソフトにするかです。
２．やることに優先順位をつける
これも基本中の基本。あとは精度の問題と自制心です。
まず精度は優先度、かける時間など精密に見積もれるか、
次にその優先順位どおりにこなせるかという自制です。
３．まず手放す
基本は、捨てる、断る、任せる、減らす。
まず、やめられること、減らせることは何かと考えます。
次に任せる。
「教えている暇があれば自分でやる」が口癖になりがちです。
しかし、それは錆びれた斧で木を切り落としている人が、
刃を研ぐ暇はないと言っているのと同じことです。
とにかく、任せる。自分でやることを減らせるならそれが一番です。
４．最重要の仕事から手をつける
重要度の低い仕事はギリギリの締め切りでやってしまえばいいのですが、
大抵逆をやってしまいがちです。
朝一番、メールを開くのをやめて、まず一番大切な提案書作成に
取り掛かる。今の私は、朝一番で執筆をします。
メールはひと仕事終えてからです。
これを習慣にできれば、ＡＭで重要な仕事がまず片付いていきます。
５．一度に１つのことに集中する
締切り間近の仕事は、驚く程火事場の馬鹿力が出ます。
それは目の前のことに集中せざるを得ないからです。
一度に１つのことに集中することでそれを作り出しているのです。
ただ、ギリギリだと妥協してしまうことにもなりがちです。
前倒しで目の前の事に集中するには、２つの環境づくりが有効です。
・ノイズを減らす
メールや電話、作業途中での声がけなどをできるだけ減らします。
メールを閉じて携帯も完全にマナーモードにする、外や会議室など他に
邪魔されないように環境を作ります。
・カウントダウンタイマーを使う
カウントダウンタイマーを多くの人に勧めているのは
時間が逆算して迫ってくると、自ずと集中できるからです。
私の家には８つのカウントダウンタイマーが設置されています。
耳新しいことはありませんが、
出来ているかどうかと問えば、なかなか自信を持ってＹＥＳとは
いいにくいところですよね。
もちろん、私も含めてです（笑）。
原則に忠実に改善し続けること、まさに習慣化です。
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