習慣化コンサルタントの古川です。
いや～、本当に暑い日が続きますね。
お盆の真っ只中ですが、いかがお過ごしでしょうか？
お盆明けは溜まった仕事を片づける必要があるのではないでしょうか？
今日のテーマは仕事を短時間で片づける１１の習慣をご紹介します。
１１の習慣なので、手短にエッセンスだけお話しします。
初耳の事は少ないですが、結局本質的なことはこの１１個に
集約されます。
週明けのお仕事に適用してみてください。
習慣１．最重要の仕事を朝一番にやる
最もメンタルエネルギーがあるのが、朝です。
心理的負荷が大きい仕事であれば、朝一番で処理すると
一日がすごく快適でいいスタートになります。
しかし、朝一番は軽いメール処理からスタートしたくなるのが人情。
そんな方には、１５分だけ「最重要の仕事」「重たい仕事」に手をつけることをお勧めします。
すると、不思議とスイスイ進みます。
習慣２．待機時間をなくす
時間簿を取ってみると良くわかりますが、かなりの時間が迷っている時間、
待ち時間、探しもの時間であったりします。このムダな時間をいかに削減するか。
その為には、ＴＯＤＯは１分～５分ぐらいで終わるレベルの仕事にまで落とし込む、
朝、一番で１０分だけデスクを整理する、前日にやることを計画しておくことをお勧めします。
習慣３．先延ばしをなくす
気が重たい仕事、初めての仕事、怒られる報告、苦手な仕事、
面倒な仕事は先延ばししたくなるものです。
しかし、先延ばしする時間が長ければ長いほど心理的負荷も大きくなるものです。
解決策はチャンクダウンとベビーステップです。
とにかく、作業を小さくしていくこと、ちょっとだけ手をつけること。
「とりあえず、５分だけ」を合言葉に先延ばししている仕事に着手しましょう。
習慣４．制限時間で集中する
平日、敢えて１９時に絶対にはずせない予定を入れて、
自分だけのノー残業デーをつくることをお勧めします。
強制的に帰らなければいけないときは、計画をしますし、人に任せることもできます。
自分を追い込む日を週に１日作ってみてください。
習慣５．優先順位を明確につける
できれば、前日の帰り際に翌日の予定を計画できるといいです。
脳は寝ている間に整理をしてくれるからです。
でも「そんなエネルギーはないよ」という方は、会社の通勤電車を利用してください。
会社に着いてからでは多くの人はできない傾向があります。
習慣６．ゴールデンタイムを有効に活用する
一日のうちには、ゴールデンタイムがあります。
その人の気分もありますし、人に邪魔されにくい時間もあるでしょう。
その時間を意外につまらない仕事に充てているケースがあります。
ゴールデンタイムに最高の仕事を持っていきましょう。
習慣７．科学的ゆとり時間を持つ
渋滞学の専門家、西成教授は「科学的ゆとり時間」を持とうと仰っています。
休憩時間、仮眠する時間、を計画的に取ることで、時間対効果が高まります。
休憩を計画されていないために、低集中力で仕事をしているケースが多いものです。
習慣８．仕事の総量を減らす
いくら効率を上げても、仕事量が増えていれば結局短時間で
仕事を終わらせることはできません。総量を減らすには、
他人に任せる、仕事を上手に断る、過度なメール返信をやめるなど総量を
減らす視点を持ってカットしてみてください。
習慣９．１つのタスクに全力投球する
キッチンタイマーがおススメです。カウントダウンで音が鳴るので、
一気に集中力が高まります。
アイリスオーヤマではＰＣの使用時間は１回４５分と決められています。
ＰＣの隣にタイマーが置かれているので集中力が高まります。
習慣１０．充分なエネルギーを貯める
高い集中力で仕事を終わらせるためには、充分な睡眠が欠かせません。
無駄なエネルギーを使わないことも重要です。無駄にギリギリの仕事をしたり、
朝の出社をバタバタすることで折角のエネルギーを浪費してしまいます。
習慣１１．時間簿をつける
最終的に、現状を知らなければ何が問題なのか分からないものです。
タイムログなどスマホアプリなどもたくさんありますので、
時間の使い方の現状を客観視することが、最も大きな課題を見つける手がかりになります。
以上、１１の習慣をお伝えしました。どれも当たり前ですが、
どれが最も実行する必要がありそうでしょうか？
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