わかりやすい説明・報告をするときの留意点２つ
「人にわかりやすく説明する能力」は、上司であれ、
部下であれ、すべての企業人に求められます。
また、「人にわかりやすく説明する能力」が高い
人ほど会社内で出世する可能性は高く、
将来的にも経済的な成功を成し得る確率は
高いと思います。
そうした「わかりやすい説明」をするには
主に２つのポイントがあります。
１．結論から話し、それに対して補足をする
２．文章を短く区切って話す
たとえば、
上司：「Ａ社の件はどうなっているかな？」
×ダメな例
担当：「実は先方のＸ主任が先週カゼをひいて
会社を休んでいるということで、その上司のＹ氏
にアポを取るように努力していたのですが、
なかなか連絡がとれなくて、でも先日やっと連絡
が取れたので早速きのう会いに行ってきました。
会うまではちょっと怖い人かと思っていたのですが、
会ってみるとけっこう気さくな上司の方で直接
ロビーまで来てくださってその後の話もけっこう
盛り上がったと思いますし、こちらの提案を・・・」
→ これでは上司がイライラします。
○良い例
担当：「今週の金曜日までに返事を頂けること
になっています。
念のため、木曜日に一度連絡を入れてみます。
私の感触では先方の判断権限を持つ方に
直接お会いして話をしているのでまず問題ない
と思っています。
ただ、念には念を入れて追加の提案を今準備
しているところです・・・」
文章で見ると、そんなに変わりがないように
思えるかもしれませんが、実務の中でペラペラ
と途中経過から話されて、なかなか結論が見え
てこないと、聞いているほうはイラつくものです。
結論を先に言うことで、聞くほうはこれから話す
内容の全体像を最初につかむことができ、
頭の中が整理しやすくなります。
そして、文章を途中で区切ることで理解も
しやすくなります。
ビジネスマンには当然のことですが、４月から
新社会人になりたての新サラリーマンの人に
はぜひ早く実践して身に付けていってもらい
たいと思います。
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