■ 仕事がいっぱいになってきたら、どう管理していますか？
アシスタントの養成講座の中で出た話題に
「毎日の仕事をどう記録しているか」という話題になりました。
これまで私が出会った方は、ノートに日記のように記載していたり、
クライアントごとにメモを書いている方や、ToDoリストを書いている方と、
それぞれにあった方法を取っていらっしゃいました。
「井上さんはどうしていますか？」と聞かれたのですが、
私の場合はものすごく単純に
Googleカレンダーと同期するメモ帳を使い、PC上で管理しています。
スマホとタブレットにも同期していて、
仕事も家族のこともプライベートも、
全てのスケジュールを一元化。
これには理由がいくつかあるのですが、
最大の理由は「私が私を、信用していないから」の一言に尽きます……。
■ できるだけシンプルにして、自分を疲れさせないこと。
ミスを誘発する原因はたくさんありますが、
私はある程度、「環境」を整えることでミスが減ると思っています。
頭の中が何かでいっぱいになっていると、
ミスが増えるし、迷うことも増えるし、時間が掛かる。
机の上がいっぱいになっていると、
「あれ？ はさみはどこ？」と思ったり、「メモが無い」ときがある。
部屋が散らかっていると、
ふと目についた本やチラシに気を取られたり、
自分自身が落ち着かなかったり。
スケジュールがいっぱいだと、
優先順位をつけること自体に手を取られるし判断に迷いが出てしまう。
だからこそできるだけ、頭の中はシンプルに保ちたい。
目の前から気がかりを消すだけで、気を散らさないだけで、
格段に仕事のクオリティは上がりますし、集中の度合いは高まります。
仕事に限らず、常に頭の中がごちゃごちゃしていると、
行動するときの質って下がると思うのです。
マインドフルネス、という言葉が流行るように、
「一度、頭の中をスッキリさせる」時間を持つことって
次の行動のパフォーマンスを上げますし、
自分の人生をコントロールしている感覚を取り戻すことにつながります。
だから、余計なことを考えないで済むように、
周囲を片付けたり、モノを減らして、
考え事や悩み事、判断を減らすこと。
■ 自分で自分を好きでいたいから、自分の能力を過信しすぎない
人の能力の中でも、記憶力ほど当てにならないものはありません。
覚えておこうと思っても、忘れてしまうことのなんて多いことか。
だから、これぐらいできるはず、という能力の見込みは、
私は絶対に当てにしないことにしています。
覚えていたはずのことを忘れる。
ちょっとしたポカミス。
こういうことを繰り返すと、自分で自分のことが嫌いになりますし、
場合によっては仕事や周囲の信用を失います。
「これくらいできる！」という見積もりは、
チャレンジしてみようという気持ちにつながるので大事ですが、
過信しすぎずにいるほうが、まわりまわって自分を助ける気がします。
前向きでいるけれど、無理はしない。
ポジティブ思考でいるけれど、過信しない。
この匙加減の難しいこと。
仕事がいっぱいになってきたら…。
あなたはどんな風にスケジュール管理をしていますか？
どんな風に、たくさんのToDoを管理しますか？
良かったら、私にも、教えてくださいね。
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