もう一つ行きます。
Lesson 4 面談を申し入れる
社内チャットツールやスマートフォンの普及によって、メールの文体は会話調に変化しています。簡潔に用件や気持ちを伝えるための効果的なフレーズやスキルを身につけて行きましょう。
Let's learn how to write e-mails in English together.
取引関係のない相手とのアポイントを取る。
チナツは、セミナー会場で初めて言葉を交わした、取引関係のないフランクに、面談を申し込むメールを送ります。
Point to check
ぜひ面談したいという気持ちをどのような言葉で表していますか?
Subject: Request for an in person meeting.
Dear Frank,
I'm Kaneda Chinatsu from ABC Corp. It was a pleasure getting to know you at the seminar yesterday. I was delighted to see your interest in our company's business. And I'd greatly appreciate it if you could spare some time for me to explain our services in detail. Would you be available on any of the following dates?
Monday, the 15th of April 2 p.m. to 5 p.m.
Wednesday, the 17th of April 10 a.m. to 1 p.m.
If neither of the above works for you, please provide a couple of time slots that are convenient.
Looking forward to hearing from you.
Chinatsu
ぜひ話がしたいという熱意が伝わってくるメールですね。
ではメールを見て行きましょう。
Subject: Request for an in person meeting.
まず件名でin person meetingと申し込んでいる面談が、対面であることを明確にしています。
I'm Kaneda Chinatsu from ABC Corp. It was a pleasure getting to know you at the seminar yesterday.
名前を名乗ったうえで、セミナーで知り合えた喜びを簡潔に表現しています。
続いて今回の英文のポイントはこちらです。
It was a pleasure getting to know you at the seminar yesterday. I was delighted to see your interest in our company's business. And I'd greatly appreciate it if you could spare some time for me to explain our services in detail.
相手が興味を持ってくれたことに触れ、メールの目的を述べています。目的は、早い段階で伝えましょう。
I would appreciate it ifは、「～していただけるとありがたい」というとても丁寧な依頼のフレーズです。初めての面談を申し込むわけですから、 丁寧に行きたいですね。greatly に 「ぜひ」という気持ちがこもっています。
Would you be available on any of the following dates?
Monday, the 15th of April 2 p.m. to 5 p.m.
Wednesday, the 17th of April 10 a.m. to 1 p.m.
be available は「都合がつく」というときの必須表現です。Would you be availableとyouが主語になっています。人が主語になるという点を意識してください。
日時の候補を箇条書きで列挙する場合は、曜日の表記はMondayではなく、Monと省略することが多く、時刻は24時間制書くのが一般的です。なるべく読み手にとって見やすく表記するという趣旨です。
If neither of the above works for you, please provide a couple of time slots that are convenient.
time slot〔テレビ・ラジオ番組の放送などの〕時間帯、割り当て時間(英辞郎)
どちらの日時も都合がつかない時の対応について書かれています。
be convenientを使うときは日時が主語となります。
今度はフランクが千夏に返信します。メールを受け取ったフランクは、チナツが提示した日時は都合が悪く、別の日程を提案しようとしています。メールの中に次の日本語に相当する英文があります。みなさんならどのように表現しますか？考えてみましょう。
残念ながらご提案いただいた時間は都合がつきません。
Unfortunately I'm not available at the suggested times.
先ほどのチナツのメールにも出てきましたが、be availableの主語は日時ではなく人となるんでしたね。日時を主語とした言い方はいくつかありますか、suitを使うと、次のように表現することができます。
Unfortunately, the suggested times don't suit mt schedule.
残念ながらご提案いただいた時間は私のスケジュールとありませんという言い方ですね。my scheduleの代わりにmeを使ってThe suggested times don't suit me.ということもできます。
Subject: Request for a meeting.
Dear Chinatsu
It was a pleasure speaking with you yesterday. I'd be glad to meet with you to discuss the details.
Unfortunately, I'm not available at the suggested times.
How about Thu 18 or Fri 19?
I can make it anytime after 11 a.m. on both days.
I hope this arrangement works for you.
Regard Frank
提案された日時は都合が悪いということで、how aboutと別の日を簡潔に示しています。次の文のI can make itは「都合がいい」という時のフレーズです。ここまでは取引関係のない相手のアポイントを取るメールを見てきました。
仕事上のつきあいのある相手とのアポイントを取る
さあ、ここからは取引先とのアポイントを取るメールを見て行きましょう。チナツは以前から協業している取引先企業の担当者ブライアンから面談申し込みのメールをもらいました。今回のポイントは初めて面談を申し込むときのメールと比べて、どんな点が違っていますか？です。前半とは相手との関係性が違いますので、その辺を注意して聞いてみてください。
Subject: Request for a meeting.
Hi Chinatsu,
It's been a long time. I trust you're doing well.
I'm pleased to inform you that the shopping mall project for Ho Chimin city has been approved. We'd like to meet with you in the coming weeks to discuss it. How is your availability?
We'd be thrilled if you could join us for the next Venture.
Kind regards,
Brian.
Shibata: Jenny, what do you think about greeting someone as Hi, instead of Dear, in an email?
Jenny: I think using Dear can sometimes feel too formal or distant.
Shibata: I see. Too formal or distant. I ask some of my colleagues before and they gave me exactly the same answer.
too formal or distant 硬すぎる、距離を感じるということで、「よそよそしい」と感じでしょうか？もちろん相手との関係によりますが、普段一緒に仕事をしている相手に対してはHiと呼びかけてみるといいですね。続いて、本文の出だしのIt's been a long time.から始まる一言も会話調ですね。
How is your availability?は普段やり取りしている相手に都合を聞く時の簡潔な言い回しです。
最後の文のWe'd be thrilled if you could join us for the next Venture.の一言に次回も参加して欲しいという強い気持ちが表れています。
be thrilledはbe excitedと同様にわくわくする気持ちを表すフレーズです。
そして今回のポイント、初めての相手に面談を申し込むメールと比べてどんな点が違うかわかりましたか？全体的に会話調で親しみやすさを感じるメールになっているということですね。
What other expressions are there?
Jenny: Well, let me see... You can phrase it with the date and time as the subject. Like, “The following times work for me”. Or, use suit to say, “The following time suit me”.
今度は千夏がブライアンに返信します。千夏は来週、再来週は都合が悪く、別の日程を提案しようとしています。そこで以下の枠であれば可能ですという場合、例えばこんなふうに言うことができます。
I'm available during the following slots.
人が主語となるbe availableを使った言い方です。枠はslotを使ってみてください。この他にどんな表現があるでしょうか？
Shibata: What other expressions are there?
Jenny: Well, let me see. You can phrase it with the date and time as the subject. Like, "The following times work for me". Or, use "suit" to say, "The following time suit me".
Shibata: Right. So. it's "work for someone", or "suit someone".
このように日時を主語にした言い方もありますね。それでは返信メールを見て行きましょう。
Hi Brian,
Thank you for sharing the exciting news. I'm available during the following slots.
Tuesday, the 16th, 9 a.m. to 12 p.m.
Thursday, the 18th, 2 p.m. on wards.
Friday, the 19th, The whole day.
Looking forward to our fruitful discussion.
Chinatsu
Shibata: Jenny, how did you find this reply email?
Jenny: Chnatsu used adjectives effectively to express her feeling like "exciting news" or "fruitful discussion".
Shibata: That's right. Using the right adjectives is the key to conveying your feelings.
短いメールですが、exciting news、fruitful discussionのように的確な形容詞を使って自分の気持ちを表していますね。今日のテーマは面談を申し入れるでした。