マイナンバーを従業員から取得する際の注意点を教えてください
労働環境をより良くすれば会社が元気になります。
青梅市・立川市・八王子市を中心に多摩エリアで活動する
社会保険労務士事務所 ツノダ人事多摩オフィスの角田です。
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Ｑ、マイナンバーを従業員から取得する際の注意点を教えてください。
Ａ、まず大きく考えて「利用目的の通知」「番号確認・本人確認」がポイントとなります。
パートやアルバイトを含む従業員を雇用している全ての法人・個人事業が取り扱うことになるマイナンバー制度。
今年の十月より住民票住所（世帯主単位）に簡易書留でマイナンバーの通知カードが届きます。会社の事務では二十八年の一月以降の雇用保険の届出や退職者への源泉徴収票への記載、春の入社シーズンなどからマイナンバーを取り扱うことになります。
そのためには従業員のマイナンバーを会社が取得しないことには何もできません。
では従業員のマイナンバーを取得する際に企業が注意すべきポイントとは。
①現住所と住民票住所が違う従業員に注意喚起
従業員の中には住所変更の届出が親元のままや、転居前の住所の者がいるかもしれません。その場合は簡易書留が返却されてしまったり、親元に保管されてしまったりなど従業員本人の手元にマイナンバー通知が届くまでに時間がかかってしまいますので注意が必要です。
また原則、住民票住所は居住地に移した方が便利です。これを機会に住民票住所を現住所に一致させても良いかもしれませんね。
②マイナンバー取得には利用目的の特定と通知又は公表が必要
「雇用保険届出事務」などの利用目的を網羅し、文章での配布や社内掲示、就業規則上での記載などの形で公表が必要となります。マイナンバーを記入し報告させる用紙と一緒に配布しても良いでしょう。
利用目的の記載だけでなく就業規則ではマイナンバー保護の規程も新しく作る必要があるでしょう。
③従業員からの取得の際に番号確認と身元確認が必要
従業員からマイナンバーを取得する際は「なりすまし」などを防止するために通知カード等で番号を確認し、また本人確認も必要となります。
この場合は免許証などで本人確認することになりますが、従業員であり入社の際に確認しているなど、明らかに本人である場合、身元確認書類等は不要です。
などのポイントに注意して従業員のマイナンバーを取得してください。
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