またもや曇り空です。昨夜は、落語会に参戦。沢山笑って、飲み会も楽しかったです。
笑うのは、元気の元ですね。皆さん、盛り上がっていました。帰りは午前様でした。
考えるべきは、要旨と詳細です。
そのメールに書いてあることを、ひと言で言うと
何なのか。
これから、どんなことを伝えようとしているのか。
それを書くのが「要旨」です。
プレゼンも全体像から詳細に入りますが、それと
同じです。
要旨の一例を挙げましょう。
「○○サービスの料金についてご相談があり、
メールをお送りしました」
「打ち合わせの日程ついてご連絡いたしました」
要旨を書かずに、いきなり詳細を書き始めると、
相手も全体像が理解出来ません。
そのため、理解が不十分になったり、誤解が生
まれたりすることもあります。
要旨を書いたら、次は詳細です。
詳細は6W3Hなどのフレームワークを使い、情報
の抜け漏れを防ぎましょう。
すべての情報が網羅されることによって、相手
からの質問を抑制出来ます。
質問が入ったらメールの通数が増えます。
返事のメールを1通書くのに6分掛かるなら、どの
位の削減効果があるのか考えるまでもありません。
まとめると、メールの7つのパーツの中で「宛名」
「挨拶」「名乗り」「結びの挨拶」「署名」の
5つは考える必要がありません。
ほぼ機械的に処理出来るものが多ければ、その分、
他の箇所に時間を使えます。
だからこそ、メールの基礎をしっかりと覚える
べきです。
