陽射しが戻った週明けの月曜日です。今日は暑くなるようですね。またフーです。
夜は落語会に出掛けます。久しぶりのちょっと遠出です。
メールは「型」で構成されています。
「宛名」「挨拶」「名乗り」「要旨」「詳細」
「結びの挨拶」「署名」。
この中で、頭を使わなくてはいけないのは要旨と
詳細のみです。
その他のパーツは機械的に考えるだけで良いのです。
分かりやすいところからいきましょう。
例えば署名です。
これは最初に設定したものを自動的に挿入することが
出来ます。
最低限、名前と同程度の情報が含まれていれば問題
ありません。
締めの挨拶も同様です。
「宜しくお願い致します。」が基本です。
さらに、検討を促すメールなら「ご検討宜しくお願い
致します。」、確認を促すなら「ご確認宜しくお願い
致します。」
やり取りが続くなら「引き続き宜しくお願い致します。」
やり取りが一旦終了するなら「今後とも宜しくお願い
致します。」
このように自分のパターンを用意しておき選ぶだけです。
1秒も掛かりません。
冒頭の宛名は、社内なら「名字＋さん」のように決め
ます。
社外に送る時は「会社名、部署名、フルネーム＋様」で
始めは送ります。
良好な関係が構築されてきましたら「フルネーム＋様」
に変えます。
いつまでも、会社名、部署名をしっかり書く人がいます
が、メールはビジネス文書ではありません。
相手との距離を見定めながら、ある程度、簡略化して
いくべきです。
ちなみに、会社名や名前を間違えるのはご法度。
相手は絶対に気付くだけでなく、印象が悪いです。
かと言って間違いを恐れて、何度も名前をチェックする
のは非効率です。
会社名や名前はコピペするべきです。
コピペなら細かいチェックも不要です。
コピーする箇所を間違っていないか、確認は、その程度
で十分です。
