● ToDoリストだけではうまくいかない理由 その２
こんにちは。正木美奈子です。
さっそく昨日のブログの続きです。
昨日は、悪いToDoの書き方の例をご紹介しました。
ToDoリスト（悪い例）
□ 資料作成
□ 出張手配
□ 子供の誕生会
□ ショッピング
□ 整理整頓
など
何が良くないのかわかりましたか？
１つは「動詞がない！」です。
そしてもう一つは、１つのアイテムが大きすぎることです。
例えば資料作成の場合・・・
資料作成のために情報を集めるのか、資料のアウトラインを考えるのか、内容の合意を上司と取るのか、何をやるかが明確ではありません。
そうすると、やらなければいけないことが頭の中にたまっていき、それだけで圧倒されてしまう、という状況に陥りがちです。
もちろんこれが定期的に作成している資料で、テンプレートもあり、何をやるかが明確な場合はこれでも良いかもしれません。
ですが、もしも何か新しいことをやる場合は、タスクはできるだ小さく分けて、そして何をするかがわかるように動詞まで記入することをおすすめしますよ。
このタスクの大きさですが、1時間ぐらいでできる感じに分けるとやりやすいです。
本当は、2～3時間とまとめてやった方が効率的ではありますが、会社にいるとまとまった時間を取るのはなかなか難しいですよね。
ですから、1時間ぐらいでできる大きさに分けておくと良いですよ。
そしてタスクと小分けにすると良い点は、所要時間の見積もりがしやすくなることです。
私たちは、どうもその仕事にかかる時間を少なく見積もってしまう傾向にあります。
それで予定通りに終わらずに残業することになったりしますよね。
ですから、それが新しい仕事の場合1.3倍～1.5倍大目に見積もる、または予備時間を取っておくことをおすすめします。
そしてくれぐれも、残業ありきで時間を組まないでくださいね。
「終わらなければ、残業してやれば良い・・」というのが頭の片隅にあると、まずそのようになりますから（笑）
ですから、残業せずに終わらせるための計画をしてみると良いですよ。
是非お試しくださいませ。