皆さん、こんにちは
ソフトブレインのシニアＡ(^-^)です
いつもSE道場をお読み頂きありがとうございます
今日はメールについて私が極意だと思っているものをお伝えしようと思います
参考になれば幸いです・・・
私がメールを出す先は、
①お客様
②社内の上司
③社内の同僚、部下
④業者
のような感じです
それぞれにメールの書き方を変えていくのが丁寧なやり方だと考えています
では具体的にどのようにすれば良いのか、極意を記載します
１）メールの最初の部分は、
・相手の会社名
・相手の部署名
・相手の役職
・相手の氏名 と 「様」
・自分の会社名 と 氏名
・簡単な挨拶
とします。
社名は株式会社を省略しないようにします
部署・役職を間違えると相手のプライドを傷つけることがありますので注意しましょう
社内の場合は氏名＋役職（〇○課長など）とします。
簡単な挨拶は、
・「いつも大変お世話になっております」
・「お疲れ様です」
などが普段使うものになります。
２）メールの本文は、
・「である調」
・「ですます調」
の２通りがありますが、「ですます調」にするのが、丁寧で良いと思います
ちなみに、システムエンジニアは要求仕様書・基本設計書は、お客様がご覧になるために「ですます調」で、それ以降の工程の設計書は、「である調」で書くように教わりました
文章の末尾は、
・「申し上げます。」
・「致します。」
・「します。」
の順に丁寧な言い回しになります
ですが、一番丁寧な「申し上げます。」は普段は使いません
これは何か不都合が起きてお客様に謝る際に使います。
あってはならないことですが、私は２～３回、これで救われています。
「致します。」はお客様と上司に、「します。」は同僚・部下と業者に使います。
３）メールの最後の部分は、
・「よろしくお願い致します。」
で結ぶのが良いでしょう。
よく「以上」を付けることがありますが、何でもかんでも「以上、よろしくお願い致します。」になりがちです
普段から「以上」は使わないよう、気を付けましょう
メールの末尾は、
・自分の署名
を挿入します。
自分の署名には、会社名・所属・役職・氏名に加えて、会社住所・電話番号・URLなども書いておくと親切です
極意は以上です
「分かっているわい」と言われるほど一般的なことですが、基本は大事です
皆さんの参考になれば幸いです
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