先日、ある社長からこんな電話がありました。
「●●さん（経理の方）が辞めるって言いだした！」
私は担当関与先に毎月訪問しております。（監査と呼んでいます）
その関与先の経営状況だけでなく、会社内の雰囲気、
社長や社員の方々の表情・動きなど、いろいろ見ています。
そういうところも見てきているからでしょうか、
急成長をしようとしている会社は辞める社員が増えるという傾向を感じます。
そして、以下の２つのいずれかの理由がそのほとんどのように思えます。
・社長（会社）の方針についていけない
・業務量の過多
電話を掛けてきていただいた社長の会社も急成長中で、
全社員の業務量が急激に増加していたところです。
そのような状況ですと、会社はその社員を引き留めたとしても、
業務量の過多が解消されなければ、結局また「辞める！」と言われてしまいます。
後日、社長や経理の方に時間を取ってもらい、話をしに行きました。
お伺いした際に、その経理の方は会社を辞めないこととなったと聞きました。
一安心したところですが、
私は業務量の過多についてはいずれ解消しなければならない問題だと思っていたため、
以下のような案を提示しました。
監査の時から紙ベースによる資料のやり取りがとても多いと感じていました。
そのため、特に様々な資料の電子化に絞って提案をしました。
例えば、タイムカードや給与明細などは多くの企業で電子化されています。
そして、そのほとんどが既に使用しているシステムに標準装備されています。
給与明細だけを取ってみても、
紙に印刷・封入作業に各拠点への発送、本人への手渡しなど、２時間近く掛かる作業です。
それが電子化されるとシステム内のメール送信ボタンを押すだけで出来てしまいます。
モノの数秒で完結できてしまいます。
また、ほとんどの会社で導入されている会計システムは、
いろいろ連携できるように改良が加えられており、
インターネットバンキングの入出金データから仕訳の自動計上まで入力作業も簡素化されてきています。
これらの提案を受けて、
タイムカードの電子化とインターネットバンキングの入出金データの連携を
手始めにやってみることとなりました。
特に会計システムにおいては、
fintechにより金融サービスとITシステムが技術的に連携できるようになっています。
この連携の良いところは、入金や出金のデータ連携のみならず、
過去に同じ取引先名での伝票を記憶できるところです。
過去の伝票と同じ科目を使った伝票が自動で生成されます。
毎月同じような仕訳はボタンクリックのみで伝票が出来てしまうのです。
今まだ、これだけメリットが大きいサービスを使っていない関与先に対しても、
積極的に導入を進めていきたいと思います。
担当：堺 友樹