GTDを毎日見直そう！
昨日から、尖閣ビデオにぎやかですね。
中国人船長返して、すでに裁判の証拠って位置付けはなくなったのですから、さっさと公開すればいいのに。
中国と一緒で情報統制ですか？
信です。
GTDでは、日々の業務から離れて、システムを維持するために、週次レビューと言う作業をします。
これは、週に一回気になることをinボックスに入れ、処理する事でメンテナンスされた信頼できるシステムにすることを目的としています。
ですが、普通に仕事をしていると、週一回では間に合わないことが多いです。
例えば、明日までに電話しなきゃいけない。今週の水曜が締切だ。みたいな仕事です。
そういう仕事を処理するためにも、日に一回のレビューは必要となります。
毎日のレビューで何をするか？というと。
まず。
手帳を見て、昨日のうちに入った予定をOutlookのスケジュールに転記します。
Outlookのスケジュールにあって、手帳にない予定は手帳に書き込みます。
昨日。クリアファイルに入れ、三段箱の上段に入れておいた仕事を取りだして、OneNoteのミニノートに仕事の計画を立て入力し、フラグを立ててOutlookに転送します。
そして、三段箱の中段に。保留ということで入れておきます。
三段箱の中段を見て、終わった仕事のクリアファイルを三段箱の下段に終了ということで入れます。
毎日これだけのことをすれば、GTDのシステムは破綻せずに続けていくことができます。
週次レビューで一週間分まとめて処理するより、毎日コツコツと処理していく方が、時間的にも早く。仕事にもすぐ取りかかれます。
もちろん。
週次レビューが必要ない。ということではなく、週次レビューには週次レビューの処理があります。
それについては次回で。
OutlookでGTD。
尖閣事件ビデオがYouTubeにアップされています。
見ましたか？
信です。
やる事リストの振りわけが終わったら、次はOutlookとの連携です。
「後でやる」「プロジェクト」のセッションを見て、ノートにフラグを立てていきましょう。
特に「プロジェクト」はもうこれ以上行動を分解できないか？考えながらフラグを立てて下さい。
フラグを立て終わったら、今度はOutlookを起動して下さい。
Outlookにカテゴリーを作ります。
元祖GTDでは、ToDoリストに載せるのは、後でやるの一つだけです。
それだと、今日やらなきゃいけないこと。から、今月中にすればいいことなどが一緒になって見にくい。
特に、これを先にやって次これをやる。っていうことが分かりにくいです。
ですので、わたしは、カテゴリーを「今日やる」「今週やる」「今月やる」に分けました。
そして、OneNoteからOutlookに送った仕事リストを先ほど作成したカテゴリーに分けて下さい。
終わったら、Outlookのビューを「終了していない仕事」にして下さい。
これでこれから先、やる仕事はOutlookの仕事リストを見ながら上から順番にこなしていきます。
OneNoteとOutlookの連携技。
ダルビッシュの離婚。別居が報道されていますね。
誕生日を忘れない。ワークライフバランスをとるためにもGTDは有効ですよ。
sinです。
GTDの収集のステップが終わったら、次はワークフローに従ってやるべきことリストを処理していきます。
ここで、OutlookとOneNoteの連携が生きてきます。
まず。
OneNoteのinボックスを見て、ノートブックを上からクリックしていきます。
クリックして、次の質問に答えていきます。
その質問は。
「次のアクションが起こせますか？」です。
次のアクションというのは、次の行動が起こせるか。と言うことです。
起こせない場合。
OneNoteの「いつかやる」「ゴミ箱」「資料」のどれかのセッションに移動します。
行動が起こせる場合。次の質問にいきます。
次の質問は。
「そのアクションは一つですか？」です。
二つ以上の行動がある場合。
OneNoteの「プロジェクト」のセッションへ移動します。
アクションが一つで、2分以内に済ますことが出来る場合。
今すぐやります。
その行動が2分以上掛かる場合。
次の質問になります。
次の質問は。
「人に任せることが出来るか？」です。
人に任せれる場合、連絡して任します。
そして、やるべきことリストを書き変えます。
誰々から連絡待ち。と。
次の質問は、「日程が決まっているかどうかです。」
日程が決まっている場合は、Outlookのカレンダーに入力して下さい。
全ての質問に答えて、まだ残っている場合。
そのToDoは、OneNoteの「後でする」の中に入れて下さい。
これをinボックスがなくなりまでしていきます。
次は、OneNoteの「プロジェクト」と「後でする」のセッションの整理になります。