先日業者からメールとファックスが届いた。
トイレ取替改造をおこなうのに必要な書類だが、何と多くの書
類を送ってきたものだ。メールは３種類でトイレメーカーＴＯ
ＴＯの使用する製品・部材の価格明細と、その製品カタログ、
そして寸法が記入された詳細図面。ファックスは一枚で業者が
納品する価格の見積書になっていた。
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メールのＴＯＴＯ製品カタログは、カラーカタログ仕様になっ
ていてとても綺麗だ。詳細図面は寸法がことこまかに書いてい
るのでＡ３に拡大しなければ数字がよく見えない。
今までのやり方だったらコピーをしてファイリングしていた。
しかしこのたび複合機の買換えで、ナスハードディスクとＵＳ
Ｂディスクを入れて２重保存になっている。たとえパソコンが
壊れてもデーターが消えることはない。ペーパーレス化には、
もってこいの量のメールとファックスだ。
・
ナスハードディスクには、私専用のファイル名を作っている。
そこから新しいファイルを３つ作った。１つは見積書、２つ目
は仕入れ詳細、３つ目は図面カタログだ。送られてきたメール
とファクスにわかりやすい名前をつけてそれぞれに保存した。
従来のファイルの仕方だと、あとで調べるとき机の引き出しか
らファイリング帳を出して、いちいち見なければならない。
この労力のことを考えたら、もう調べる気にもならない。
ナスハードディスクに保存されていれば、パソコンのワンクリ
ックで調べ直すことができ、カタログもカラーで見られて詳細
図面は拡大して見ることもできる。ペーパーレス化は、やり方
次第でたくさん改善できるし素晴らしいものです。
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