勤怠管理システム説明会

マニュアルが何とか完成した。今日は、勤怠管理システムの、ユーザー説明会およびトレーニングである。
さて、昨日の準備段階で発生したことであるが、ベンダーの対応（というか、温度感）の悪さである。
本日のトレーニングのために、ベンダーに、その講師をお願いしている。当然有料である。半日で4万円である。
しかしながら、昨日、けんぢのほうから連絡する前まで、ベンダーからの連絡は無し。
この状態で、いったいどのようなトレーニングを行うの？という、けんぢのシンプルな疑問をベンダーにぶつけてみた。

ベンダーからの回答
『ごく一般的なトレーニングを行わせていただきます。環境も、弊社デモ環境で行います。』
だそうだ・・・
けんぢ、プチ切れ。
『商品説明を聞く気は、まったく無いんですよ。お願いしたのは、ユーザートレーニングであり、それは、弊社仕様の設定にのっとった説明をされないと、意味が無いでしょう。有料ですよね、今回のお願いは！』

ベンダーのあまりのふがいなさに、不安を感じたのが昨日。
さて、本日は、朝イチからベンダーの講師と打ち合わせ。昨日の不安が大的中。講師は、そんなことは聞いていない、的にｵﾛｵﾛｵﾛｵﾛ。
仕方がないので、基本線はけんぢおよび人事部の担当者がリードし、あおの補足的に、ベンダー講師が、画面操作し、説明する・・・という流れをとる。
結果的にうまくいったが、ベンダー講師の説明内容は、有料に値しない。質問に的確に答えられない。客のほうを向いて話そうとしない。

まったく、もっと勉強しろ！某光学系メーカーのIT子会社！

勤怠管理システム直前準備

9月から、勤怠管理が、これまでの手書きドキュメントから、システム化される。他人事のように書いているが、このプロジェクトをリードしたのは、けんぢである。
準備期間1.5ヶ月、予算40万円の超小型プロジェクトである。最終的な対象ユーザー数は、200名を超えるであろうが、予算がないことには変わりはない。
中小企業に多くいえることだが、システム化、という場合に、全体整合性をまったく考えず、安易にアプリケーションを入れるケースが散見される。
ビジネス部門にとっても、その方が、表面上安く済むわけであるし、システム部門にとっても、ビジネス部門に言われたことを、即実行、ということで、印象は良い。
しかしながら、そのアプリケーションを継続的に使用していく過程で、いろいろなことが、沸きあがってくる。例えば、『こういった機能は無いの？』とかいうことである。
その場限りのアプリケーションを導入したのだから、そんなもの、あるわけが無い。少しでも、将来像とか、全体整合性とかを考えたのであれば、そのようなことは、将来的要件として、事前にアプローチされているであろうから、ビジネス部門も、納得のいくことであろう。

さて、話は戻るが、当プロジェクトは、極小人員、極小予算、極小納期、というヘレンケラー並みの挑戦である。
それを実現するために、システム設定やら、パラメーター設定、果てはマスターデータ設定まで、けんぢの会社側で行うことにする。で、誰が？ということになる。結果的にけんぢしかいなかった・・・

あーあーあー、仕方ねーなー・・・
あ、明日のトレーニング用のマニュアル作らなきゃ・・・

ユーザー満足度調査

情報システムを実際に使用するユーザーが、情報システム部門から提供されているサービスに対して、どのように感じているのか？を知ることは非常に重要である。これについて、異論を唱える人は少ないであろう。
しかしながら、それを正式にアンケート、という形で聞く、という行為にまでつなげるには、抵抗を感じているエンジニアの方々は多いのではないだろうか？
けんぢの会社では、全社的な戦略の策定と、それから派生するアクションプランの策定に、バランススコアカードを導入している。
ご存知の方も多いと思うが、バランススコアカードは、「財務」「顧客」「内部プロセス」「学習と成長」の4つの視点から、それぞれ因果関係でつながっている。
情報システム部門の場合、「財務」的な視点を入れる入れないは、各社の考え方であるが、けんぢの部署の場合は、それを含まない。したがって、すべてのアクションプランの根幹は、「顧客」の視点から始まる。
ここで言う「顧客」とは、情報システムを使用するすべてのユーザー、すなわち、従業員、となる。

上記のような概念で、IT戦略は組み立てられている。そのため、顧客の声を聞かなければ、何事も先に進まない。
ということで、ユーザー満足度調査を行ってみた。調査項目を、ハードウェア（PC、ネットワーク・サーバー）、ソフトウェア（オフィス製品、メール、インターネット接続、等）、さらに、情報システム部門からのサポートサービス、に分け、それぞれ5段階で評価してもらう、というもの。
調査票を作成していて、難しかったことは、下記の2点である。

①継続調査を前提にしているため、評価項目も、継続して使用でき、かつ評価点数の増減を公正な形で作る。
②良い点を取りたい、ということを前提にしてしまうと、質問項目や聞き方に偏りができてしまうため、今回は40点で、イイか・・・と思いながら作る。

であった。
さて、全従業員に発信はしたが、結果はどうなるのだろうか？調査期間終了は、2週間後。当ブログでも、その結果を報告する予定。乞うご期待♪

サマーナイトフェスティバルと盆踊り大会

今日は祭りデーである。
午後から、けんぢの地元、『尾山台北口商店街』で、サマーナイトフェスティバルが開催される。尾山台の、商店街で行われる主な祭りは、下記のものがある。
尾山台フェスティバル（ハッピーロード尾山台主催）
新春餅つき大会（尾山台北口商店街主催）
納涼盆踊り大会（ハッピーロード尾山台主催）
サマーナイトフェスティバル（尾山台北口商店街主催）

上に行くほど、規模が大きくなる。今回のサマーナイトフェスティバルでも、それなりに盛り上がるのだが・・・
尾山台で開催される祭りの特徴として、いわゆるテキ屋がほとんど来ない、ということがある。ほとんどは地元商店街の出店である。肉屋の焼き鳥や牛串、八百屋のジャガバターや、焼きとうもろこし、酒屋の振る舞い酒や、生ビールの店頭販売、コンビニの若い店員さんが作る綿飴、等等等・・・


もちろん、いくつかはテキ屋さんの屋台があるのであるが、悲しいほど閑古鳥である。ま、コストパフォーマンスを考えたら、当然だわな・・・

夜からは、けんぢ邸から程近い、武蔵工業大学キャンパス内で、『玉堤町会納涼盆踊り大会』。
息子はいつもノリノリ。と言っても、盆踊りに参加するわけではない。近所の友達と合流して、大声でキャンパス内を走り回っている。

けんぢは、疲れたため、早々に引き上げてきたのだが、息子はまだ遊び足りないらしく、友達とｷｬｰｷｬｰｷｬｰｷｬｰ。妻は、仕方がないので、ママ友とおしゃべり。
あー、疲れた・・・パトリックとﾀﾞﾗﾀﾞﾗﾀﾞﾗﾀﾞﾗ・・・

葉山・森戸海岸

先週行こうか、と思っていたのだが、予定が合わなかったため延期していた海水浴。
息子は、プールも好きだが、やっぱり海は一味違う♪という感じで、ノリノリである。
行き先は、葉山・森戸海岸。常にココである。

お盆も過ぎて、土用波の影響もあるのか、空いている。夏休み最後の土日とは思えない。
天気も上々で、絶好の海水浴日和。現地に到着し、神社運営の駐車場に車を駐める。午後5時まで3000円・・・高い。神社よ、そんなに儲けてどうする・・・
さて、砂浜に移動し、簡易テントを組み立てる。妻、息子、けんぢの3人であれば、これで十分である。テントの細かい調整や、ペグ打ちはけんぢの担当、ということで、妻と息子は早速波打ち際へ。
今回の海水浴では、息子用浮き輪を持参しているので、クラゲ（クラゲは比較的水温の高い、浅瀬にいる。そのため、浮き輪を利用して、一気に深いところまで移動し、息子と遊ぶことが可能になる。）に刺されることも少ない。

テント調整が済んだ後、けんぢは持参した小説を読むことに。ビールを飲むことを忘れてはいない。クーラーボックスから取り出し、ｼｭﾎﾟ・・・ｸﾞﾋﾞｸﾞﾋﾞ・・・ﾌﾟｯﾊｰ♪


身体が火照ってきたので、けんぢも海へ。妻と子供の相手を交代。
小一時間遊んで、お腹が空いたので、海の家へ。店名は『スエヒロ』。ここも、けんぢ一家の中では定番である。母親にそっくりな兄妹が、手伝っている。毎年手伝っている。ガンバレ、若者よ！
さて、食事であるが、これも定番。ラーメン2杯とビール1本☆暑いところで、汗をぶっかきながら、熱いラーメンを食べ、冷えたビールを喉に流し込む。至福だ・・・

午後4時くらいまで海で遊んで、その後岐路に着く。
全身日焼けしてしまった。身体がピリピリする・・・痛い・・・

へなちょこベンダー

8月15日および17日のブログにも書いたが、PCを発注しているベンダーのミスにより、納期遅れが発生し、社内ユーザーに、迷惑をかけてしまった。
腹の虫が納まらなかったこともあるが、一連の不祥事の説明と、今後の対策についての、方針を確認するため、ベンダーに報告書を出すよう、要請した。
営業としては、何とか口頭ベースで終わらせたかったのだろうが、そうは問屋が卸さない。
その報告書がメールで送られてきた。早速、目を通してみる。

怒り倍増・・・

以下にその理由を生々しく記載しておく。

①報告書記載の会社名について
会社名（ベンダー側）が間違っている。自社名を間違えるのか？

②報告書の起票について
報告書の起票元が、部署（第一営業部）、となっている。通常、部署名での起票ではなく、個人（責任者）名で起票するものではないのか？
組織的な問題なのか、責任追及の回避のためなのかは、定かではない。

③報告書の件名について
今回は、セットとして、発注している、DVDドライブの遅延のため、PC本体の納期も遅れた。しかし、報告書には、『ノートパソコンオプション製品の納期遅延』とある。『オプション製品の手配遅延による、ノートパソコンの納期遅延』が正解である。

④納期遅延の原因項について
報告書には、注文時にメーカーに確認した、とあるが、それは正しい行動である。しかしながら、見積もり作成時に、台数確認を行うことも、通常必須である。今回はそれが抜けていた。
つまり、メーカー欠品が、問題の発生ではなく、台数確認の抜けが問題の根本原因である。

⑤ 報告書のプロパティについて
電子ファイルのプロバティを覗いてみた。タイトルが、『株式会社○○工務店　　平成16年3月15日』、会社名が、『IBM』である。雛形をコピーして、少々修正した、ということであろう。誠実性に欠ける、と言わざるを得ない。
ちなみに、けんぢの会社は、○○工務店ではないし、ベンダーはIBM様ではない。


けんぢ自身、すでに18年ほど、社会人経験をさせていただいているが、外部へ向けてのメールや、今回のような報告等作成の際には、『ニューヨークタイムズの一面を飾るような感じの文面を書け。』と教えられてきました。
ベンダーが、どのように感じているのかは、定かではないが、あまりにも不誠実であるような気がする。

あきれて、フォローアップをする気もなくなった。

アウトルック個人用フォルダ使用の手引き

けんぢの会社では、Microsoft Outlookをメールシステムとして、採用している。そのこと自体に問題はないのだが、その運用方法に問題がある。
個人個人のメールボックスの容量に制限を設けているのだが、それが『すぐ一杯になるから、何とかしてくれ！』という苦情が多い。
上限値として、800メガバイトを適用している。しかしこれが一杯って、いったい何が・・・

答えは簡単である。要するに、「ひたすら保管君」なユーザーが多いのである。部署にもよるが、15000通のメールを保管している輩もいた。
けんぢが、『消せないんですか？』と質問してみると、その答えとして、『いつ必要になるか、わからないから・・・』と返ってきた。要するに、消す自信がないのである。
そのため、メール検索等、異常なくらいの時間がかかり、『パフォーマンスが悪い！メモリーを買ってくれ！』との苦情につながる。十分でしょ、1ギガあれば・・・

長い目で見ると、そのようなファイル等は、あまり効力がない（逆に言えば、効力のあるメッセージやファイルは、キチンとしたフォルダに保管されていなければならない）。
しかしながら、文化をいきなり変えることは、戸惑いと抵抗を産むので、徐々に行うしかない。
さしあたって、『個人用フォルダ』を使用してもらうことにした。もちろん、色々なデメリットもあるため、それをキチンとユーザーガイドに記述しておいた。
そして、そのメッセージを全従業員に対して、発信！

果たして、今回の案は、ユーザーに使われるのであろうか？ま、これも長い目で見るが・・・

文書管理システムプレゼン

けんぢの会社の経営管理チームから言われていた課題に対してのプレゼンを行った。
課題というのが、プロセスやポリシー等の書類を、広く共有する方法がないか？というもの。
シンプルに考えれば、ファイルサーバーを建てて、フォルダ作って、権限を与えて・・・というものであるが、それでは芸がない。
『広く・・・』という点に力点をおくと、それは、『いつでも、どこでも、適切な権限を与えられた者が使用できる』ということになる。
そうすると、前述した、ファイルサーバーでは、若干弱い。

それを解消する手段として、Microsoft SharePointに目をつけてみた。このシステム（というか、仕組み）は、一般には従来からあるものであるが、今回目をつけた理由が、その導入サポートや、その仕組みの中での運営方法（これは、各会社でそれぞれ違うであろう）にある。
けんぢの会社は、一応グローバル企業であり、本社はフランスにある。そして、全世界をいくつかのリージョンに分け、それぞれ地域本社がある。けんぢが現在働いている会社は、アジア地区の管轄下であり、地域本社は香港にある。
今回導入を検討している、SharePointは、すでに香港で導入、運営経験があり、そこでのノウハウをそのまま活かすことができ、より安価なコストで、導入可能である、ということ。また、アジア地区との情報交換の際に、同じ仕組みであれば、統合するにせよ、分割のまま維持するにせよ、使い勝手が良いであろう、ということ。また、当初の目的とは、若干違うが、そのような仕組みを提供することで、文書管理以外の、効果的な使用方法を見つけることが可能になるだろう。
これらの理由から、SharePointを選定した。

プレゼンの感触は良好。ただし、いつもそうだが、コスト・・・というところになると、途端に聴衆は渋りだす。特段ボリを入れているわけでもないのだが、いつも二言目は、『もっと安いソリューションは・・・？』となる。
確かに安いソリューションはあるのであろうが、ある程度の王道には従ったほうが、後々楽なのだが・・・

皆さんは、どう思われますか？

入社・異動・退社に関する手続き

けんぢの会社では、現在1ヶ月に10人前後の社員が入社してくる。
それも、会社体質に若干問題があったため、直前まで内密状態で、突然、「明後日から、新入社員が入りますので、PCを用意してください。」とか、頻繁にある。
そのため、PC等を、量販店で購入・・・とかいう、行為が許されていた。
会社全体として、PC機器類の標準化を図るためには、それは許されないし、計画購買ができない限り、ベンダーに対して、頭が上がらなくなる。

それを打破するため、関係各位（人事・総務および情報システム）でミーティングを開催することを提案し、今日がその1回目。
とりあえず、問題になっていることは、情報の秘匿による、リードタイムの食いつぶしを何とかすることである。
秘匿しなければならない情報というのは、名前であったり、受け入れ部署やチーム名だったり、役職だったりする。
とりあえず、人が入ってくる、という情報を得ているだけで、事前に手配はできるし、このミーティングに召集したメンバーは、そういった機密保持事項は、心得ている。

解決策として、関係各位のみ、アクセスできるフォルダをサーバー上に設け、そこを随時更新していき、必要なタスクを、どんどん進められるようなフローを提案した。
みんな納得していたようだ。まさくんも、ウンウン頷いている。

オイ、お前がこれまで放置していたから、こうなってたんだろ・・・

アンチウィルス

猛暑は留まることを知らない。
会社に来ても、やはり暑く、チームマイナス6%に参加している、けんぢの会社は特に暑い。
会社前の噴水近くに行き、つかの間の休息と清涼を味わう。
ふと気がつくと、鳩も、暑いらしく、噴水の風下に大量に留まり、休んでいた。


さて、表題の話であるが、けんぢの会社では、これまで、一貫したウィルス対策を行っていなかった。
けんぢが入社した時点で、『マジ？』と思ったものである。
なぜ、一貫した対策がなかったのか・・・答えは簡単である。
最近、コンビニの店頭でも、アンチウィルスのソフトを購買することができる。それも安価で、である。
そのため、情報システムに疎い人たちは、「お金をかけなくても、対策はできるじゃないか！」ということで、導入が見送られてきた。
さらには、各論大臣、まさくんの管理下で、その場しのぎの場当たりソリューションが横行し、ついには管理不能領域に突入していたのである。

このままでは、とんでもないことになる、ということで、一念発起、導入に向けて動くことにした。
ベンダーと話を練り、必要費用を算出する。多くみて、400万円也。これで、ウィルスやスパムからは開放され、メンテナンスフリーで、最新のパターンファイルの更新や、スパムフィルタリングが可能になる。
問題は、その費用を認めさせることである。何せ、けんぢの上長の副社長が、「お金をかけなくても・・・」だからだ。
ライセンス料金自体は、コンビニ製品と実は大差ない。差がある部分は、サーバー等の機器類およびそのセットアップ、さらには、導入や教育などでの費用なのである。
200人のユーザー個人個人が、きちんとインターネット等から、最新情報をダウンロードしてくれれば、それは不要なのだが、そのワークロードと400万円を比べたら、明らかにサーバー導入云々に分がある。
さて、どうやって、副社長を落とそうかな・・・