社員総会 で伝えた、ナレッジマネジメントを強化し、労働集約業務を減らし、
創造的業務に充てる時間を増やし、生産性を高めていく、題して「リアスマ」。
先日のGサミット でオブザーバーとして参加いただいた
インキュベイトファンド和田さんと個別で次の話しさせてもらっていました。
・複数の投資先を事業レベルからどのようにマネジメントしているか
・経営者の育成方法と自らの役割
多く吸収できることがあったため、
早速当社もマネジメントシステムとして導入することとしました。
各事業、次の３つのシートを主軸に運用をしています。
１．セグメント化された予算管理(P/L)シート
２．KPI進捗シート
３．アクションプランシート
しかし現状では各事業、共有サーバーでEXCELで管理しており、
１．複数社員で同時にファイル編集を行いファイルが先祖返りしたり、破損する
２．同時編集や読み込み等、人数が増えることで、効率がどんどん落ちた。
また事業毎にフォルダが異なるため、
３．経営側からすると事業単体の個別詳細KPIの把握が大変
４．３つのシートについてもファイルが個別化しているため連携・紐つけが弱かった
そこで今回、GoogleApps に切り替えて行くこととしました。
まずクラウドソーシング事業部から適応し年内を目途に完全移管、
問題がなければ来年３月までに全社マネジメントシステムの完全移管を目指します。
当初は自社用マネジメントシステムを独自開発しようと考えていましたが、
GoogleAppsが最適・最速と考え、移管を決定しました。
また社内ほぼ全てのMTGでは議事録を残りており、
これまでは共有サーバーに蓄積していたためRedmineへの移管を予定していましたが、
こちらについてもGoogleDocsを主体とすることとしました。
移管で得られるメリットは次の通り。
■同時編集
→ アクションプランをシートに各自書き込み
→ アクションプランに対し各自の重要度を記載し認識差異を明確化
→ ミーティング時間の削減
■進捗管理
→ ファイルがアップデートされた順に表示されるため最新情報をキャッチアップできる
→ 誰がいつ更新し、誰がいつ見たかわかるため、進捗や人材状況を把握しやすい
→ 各事業更新順でファイルリストが表示されるため全体感を掴みやすい
■場所を選ばない(クラウドサーバの利点)
→ 海外や支社等、場所が異なっても同様のパフォーマンスで利用できる
→ 共有サーバーでは繋がらなかったり重すぎたりする
■履歴管理
→ 誤って削除しても履歴が残っているため復旧可能
事業のフレームワークを整え、考えるべきことにより集中できる環境を整えたい。
また経営者育成の観点でみると、次の３点セットで育成。
１．ビジョン設定、事業意義・目的 → 「ドラッカー」
２．戦略への落とし込み → 「ジャック・ウェルチ」
→ 加えて、Gサミットでの既存市場と新規性のマトリックス
３．エグゼキューション（上記マネジメントシステム）
このような体系化やマネジメントシステム強化が
企業成長して行くためには非常に大切で、
私自身もっとこの分野を深掘りしていこうと考えています。