「仕組みで改善する」とは、人の努力や根性に頼らず、問題が起きないようにルールや方法を工夫して解決することです。
特に仕事に慣れないうちは、「がんばる」「気をつける」といった根性論で何とかしようとしがちですが、仕組み化することで効率的に成果を出せるようになります。
■仕組みで改善するポイント
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問題を把握する
- 何がうまくいっていないのか、どこに無駄やミスがあるのかを洗い出す。
- 例：「仕事の締切がギリギリになる」「同じミスを繰り返す」。
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再発を防ぐ仕組みを考える
- 仕組み化＝ミスや問題が起きないように、手順やルールを工夫すること。
- 例：
- 締切管理 → タスクリストやカレンダーでスケジュールを見える化する。
- ミス防止 → チェックリストを作って作業を確認しながら進める。
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効率化の工夫を取り入れる
- 手作業や時間のかかる作業 → テンプレートやツールを使って効率を上げる。
- 例：定型メールはテンプレートを作成して時間を節約する。
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仕組みを改善し続ける
- 一度作った仕組みが完璧ではないので、定期的に振り返って調整する。
- 例：「もっと効率が上がる方法がないか？」と考える習慣をつける。
■スタッフのよくある課題と仕組み改善例
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タスクの優先順位がつけられない
- 問題：重要な仕事が後回しになる → 急な依頼に追われてミスが増える。
- 改善策：
- 毎朝「今日やるべきタスク」をリスト化し、優先順位をつける習慣を作る。
- 重要度と締切でタスクを分類して管理する。
２.報告や連絡を忘れる
- 問題：上司やチームに進捗報告を忘れ、遅れが発覚する。
- 改善策：
- 毎日の終わりに進捗をまとめる時間を確保し、報告内容をテンプレート化する。
- チャットやメールのリマインダー機能を使って、報告時間を忘れない仕組みを作る。
３.同じミスを繰り返す
- 問題：注意されても忘れてまた同じミスをする。
- 改善策：
- 作業ごとにチェックリストを用意し、確認ポイントを書き出しておく。
- ミスの原因を振り返り、次に活かせる行動を仕組みに組み込む。
■仕組み化するメリット
- 効率が良くなる：無駄な作業やミスが減り、仕事がスムーズになる。
- 再現性がある：誰でも同じ方法で成果を出せる。
- ストレスが減る：気をつけるだけではなく、仕組みでミスを防ぐため安心できる。
「がんばる」だけでなく、「どうすれば仕組みで楽にできるか」を考え、行動することが仕事の成長に繋がります。
小さな仕組みから始めて、少しずつ改善していきましょう！
