「いいね！」をあげた Gave My "Like!"

English follows after Japanese text (coming soon).
 
日本から事業撤退する

外資系企業の 人事部長、

たんぶーです。
 
リアルな体験に基づき、

仕事＆人生のヒント、
そして、
自分を新しい世界へ
飛躍させるネタを
シェアしています。

前回、
「いいなと感じたことを
さらっと言ってみる」とよいと
お伝えし、
「最近の私の、
ポジティブフィードバックの
実例をご紹介します」と
お約束しておりました。

(「いいね！」をもらった）

いきます。

２－３週間前のことです。

上司である Pat についての
フィードバックを、彼の上司に
メールで伝えました。

その文面です。

----------------------------------------
Armando,

 I just wanted to send you my feedback on Pat.

He’s great.  By nature of this year, we are dealing with a lot of complicated, somewhat messy, urgent, critical issues.  Pat’s engagement is very high on each one of those issues despite his extensive work load.  Thanks to that, I can concentrate on what I should be doing in Japan as the on-site HR head, and I can perform as expected.

 I’m leaving and I know I’m not part of Pat’s performance management process, but I wanted you to know how much appreciation I have for Pat since January.

He is my leader role model.

アルマンド (Pat の上司）、

Patについての私のフィードバックを送ります。

彼はすごくいいです。今年という年の性質上、複雑で、ちょっとぐちゃぐちゃで、緊急で、重要な課題がたくさんあります。Pat は、ものすごい仕事量を抱えている中でも、その一つ一つに対して、きちんとかかわってくれています。そのおかげで、私は、自分が、日本の現場の人事の長としてやらなければならないことに集中できるし、期待されている仕事をすることができます。

私は去ってゆくわけで、Pat の評価にかかわることはないのは、わかっています。でも、一月以来、私がどれだけ 彼に感謝しているか、あなたに知ってほしかったのです。

彼はリーダーとして、私のお手本です。

-------------------------------------------------------

組織の上層部にいる人は、
自分の部下が、その部下から
どんなふうに思われているか、
知る必要があります。

改善を求めるフィードバックは
伝え方を工夫する必要がありますが、
ポジティブなフィードバックは、
タイムリーに、素直に伝えるのが
簡単で効果的。

なので、そうしました。

伝え方はこうです。

SBI モデル、といいます。

Situation

  場面を描写する

Behaviors

  行動を描写する

Impact

  その行動の、影響を述べる

ポジティブな行動にも、

逆の行動にも使えます。

すると、送った相手から
翌日、返事がありました。

-------------------------------------
Wow, what a beautiful and thoughtful note Tamboo San, I truly appreciate the feedback and input as to Pat’s leadership role. I will keep your words in mind as we move into the future. Thank you so much!

ワオ、たんぶーさん、なんて美しく思慮にあふれたメールでしょう。Pat のリーダーとしての役割について、このフィードバックとインプットは実にありがたい。今後、あなたのことばを頭に入れておきます。本当にありがとう！
-----------------------

このメールの主は、
会社のアジア本社の
人事部門のトップです。

私は、一度しか会ったことは
ありませんし、普段、直接
やり取りをすることは
ありません。

そういう、かなり遠くに
いる人とでも、自分の、
ポジティブな気持ちを
ストレートに伝えると、
ストレートに受け取ってくれて、
そのボールを、ストレートに
投げ返してもらえるんですよね。

幸せなやりとりでした。

そういうやりとりは、
信頼関係の構築に
つながります。

また、

「いいね！」をもらった人が、

ほかの人に「いいね！」を

あげるかもしれません。

そうすると、「いいね！」の

輪が広がります。

そのスタートが、自分です。

アルマンド、
私のボールを受け取って、
投げ返してくれて、ありがとう！

Hi, I'm Tamboo.  

I'm the head of Human Resources at the Japanese subsidiary of a global manufacturer, which has announced withdrawal from the Japanese market.  

I'm sharing stories and lessons learned from my job that may help you in your career and life, as well as that are helping me jump to a new world.

In the last blog post, I suggested that you give positive feedback to other people openly as positive feelings occur to you.  And I promised that I would share a recent example of mine at work.

(Got a “Like!”)

Here you go.

A few weeks ago, I sent an e-mail to Pat’s boss to give my feedback on Pat.

This is the text:

“Armando,

 I just wanted to send you my feedback on Pat.

He’s great.  By nature of this year, we are dealing with a lot of complicated, somewhat messy, urgent, critical issues.  Pat’s engagement is very high on each one of those issues despite his extensive work load.  Thanks to that, I can concentrate on what I should be doing in Japan as the on-site HR head, and I can perform as expected.

 I’m leaving and I know I’m not part of Pat’s performance management process, but I wanted you to know how much appreciation I have for Pat since January.

He is my leader role model.”

People in high positions in an organization need to know how their employees are being evaluate by people reporting to them.  Feedback from people below helps the people in high positions.

In giving constructive feedbac, you need to be thoughtful for the other person to catch the ball and avoid negative reaction.  But when it comes to positive feedback, my view is that  giving it openly and timely is easy and effective.

So I did it.

Here is some tips on giving feedback.

It’s called SBI Model.

Situation
  Describe the situation.

Behaviors
 Describe the behaviors.

Impact
  Describe the impact of the behaviors.

The key is to be specific.  This model is useful for both positive and constructive feedback.

On the following day, I got a reply back from Armando.

“Wow, what a beautiful and thoughtful note Tamboo San, I truly appreciate the feedback and input as to Pat’s leadership role. I will keep your words in mind as we move into the future. Thank you so much!”

The sender of this e-mail is the head of Human Resources of the company’s Asia Pacific headquarters.  I’ve met him only once, and I normally would not communicate with him directly.

Even to someone who is far away, if you communicate your positive feelings straightforwardly, the other person would catch the ball and send it back to you straightforwardly. 

It was a happy exchange.

Such an exchange of thoughts and feelings will lead to building trust between the two people.

On top of that, the person who gets a “Like!” from you may give it to someone else.

The waves of “Like!” will expand.

You are the start of the waves.

Armando,
Thank you very much for catching my ball and throwing it back to me!

「いいね！」をもらった Got a "Like!"

English follows after Japanese text.
 
日本から事業撤退する

外資系企業の 人事部長、

たんぶーです。
 
リアルな体験に基づき、

仕事＆人生のヒント、
そして、
自分を新しい世界へ
飛躍させるネタを
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先日、

すでに退職した社員と

話す機会がありました。

驚くことに、その人が、

人事のことをよく言って

くれたのです。

会社にくると、

コミュニケーションが難しい

人たちがいるけど、人事の

人とは普通にコミュニケーションが

取れるので、人事に来ると、

ほっとしてました

私がその瞬間に思ったこと。。。

え～、だったら、

早く言ってよね(≧▽≦)

コミュニケーションが難しいとき、

ありました。

人事に向かった攻撃、

浴びました。

理不尽だと感じたこと、

ありました。

人間、

誰だって完璧ではないので、

少々のことは、やらかします。

相手が望むこたえを、

出せないときも、あります。

ことの度合いと、

責められ方のバランスが

とれていれば、自分たちも

受け止められるけど、

そのバランスが崩れた場合、

私たちにも、それなりの

感情がわくわけです。

もてる知恵とスキルを動員して、

コミュニケーションのプロにも

相談して、対応の仕方を

工夫しても、

だめなときはだめでした。

そういうときに、冒頭の、

会社にくると、

コミュニケーションが難しい

人たちがいるけど、人事の

人とは普通にコミュニケーションが

取れるので、人事に来ると、

ほっとしてました

ということばを聞いていたら、

どんなにか、私たちは

救われただろうか、

と想像するわけです。

だから、

え～、だったら、

早く言ってよね(≧▽≦)

という、

少々ケチな反応が、

最初に、私の中で

起こったのです。

でもやっぱり、

そういってもらえたのは

嬉しかったです。

なぜならば、

まともでありたいと思って、

まともな仕事をし、

継続改善を続けたから。

部下にも、そうあるよう促し、

みんな、実行してくれてたから。

自分たちがやってきたことは、

正しかったと、確認できたから。

自分たちの基準で、

まともにやって、向上もしている

自信はあっても、お客様からの

直接のことばがあると、

自信が確信に変わります。

その件を、あとで部下に伝え、

そして、

「周りの人に、ポジティブなフィードバックを、

どんどんしよう」と言いました。

問題点を指摘するのは簡単。

でも、よいと感じたことを、

素直によいと口に出すのって、

難しかったりしますね。

その抵抗感や気恥ずかしさを、

そっと、横に置き、

いいな、と感じたことを、

さらっと言ってみる。

人生、変わります。

冒頭の元社員は、

時間差はあったけど、

それを私に言ってくれました。

ありがたいです。

元同僚さん、

あなたの「いいね！」を

私にくれて、ありがとう！

次回は、最近の、私の

ポジティブフィードバックの

実例を紹介します。

Hi!
I'm Tamboo.

I'm the head of Human Resources at the Japanese subsidiary of a global manufacturer, which has announced withdrawal from the Japanese market.  

I'm sharing stories and lessons learned from my job that may help you in your career and life, as well as that are helping me jump to a new world.

I had a chance to speak with an employee the other day who had left the company already.

To my surprise, he gave me positive feedback about Human Resources department.

He said:

There were people difficult to communicate with at work.  But I was relieved when I worked with HR because people at HR were easy to communicate with, and I was able to conduct reasonable conversations in a reasonable tone with them. 

Then I had this immediate reaction in my mind:

You should have told us that much earlier (≧▽≦)  

Why?

In the past in our dealing with people inside the company, there were times when communication was difficult.

There were times when we were subject to attack or blame towards us.

There were times when we found it unfair.

Why did it happen?

Human beings are not perfect. So sometimes we did something awkward that would not please customers.

Likewise, we were not always able to give an answer that the customers would want to hear.

When the significance of the matter and degree of the blame matched, we were OK.  But when the balance was wrong (at least in our perception), we had emotions.

When there were excessive blames, we pulled all our knowledge and skills together, consulted with communication experts and tried to cope with the situations.  Yet, when our attempts did not work, they didn’t work.

While we were struggling,
if we had received this excellent feedback:

There were people difficult to communicate with at work.  But I was relieved when I worked with HR because people at HR were easy to communicate with, and I was able to conduct reasonable conversations in a reasonable tone with them. 

we would have felt much better.

That’s why this a bit sarcastic response occurred to me in my mind:

 “You should have told us much earlier (≧▽≦)”.

Having said that, we were glad that we received the feedback because:

- I wanted to be solid as a professional, and I was doing a solid job and engaging in continuous improvement (at least in our perceptions).

- I encourage my team members to do the same, and they did.

- We were able to verify that we had done the right thing with the employee's statements.

We were confident that we were doing a solid job and improving based on our own standards, and the direct feedback from the customer converted the self-confidence into conviction.

After I had the feedback, I shared it with my team members and encouraged them to give more and more positive feedback to the people they worked with.

It is easy to point out a problem.  Sometimes, it’s difficult to express what we find positive as it is openly.

My suggestion is to put the precious feeling of difficulty aside and say what’s occurred to your mind as it is.  

It could change your life.

The employee I chatted with gave me the feedback although there was a time lag.  I’m grateful to him for that.

Mr. Former Employee, thank you very much for giving me your “Like!”

Next time, I’ll share actual examples of positive feedback that I gave at work.

たんぶー、よくやった！ You Did a Good Job!

English follows after Japanese text.

日本から事業撤退する

外資系企業の
人事部長、

たんぶーです。

リアルな体験に基づき、


仕事＆人生のヒント、

そして、

自分を新しい世界へ

飛躍させるネタを

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お久しぶりです。

パソコン問題がありまして、

しばらく、ブログを更新できずに

おりました。

３台のパソコンどれもが、

意味不明の不調。

しかも、そのうち一台は新品。

自宅にまともなパソコンがない

状態が、２か月続いていました。

めちゃくちゃストレスフルな経験で、
ようやく、その状態から解放され

（たぶん）、これを書いています。

さて、

前回、上司のことを書きました。

私がふたをしていた問題に、

上司が向き合ってくれたおかげで、

問題が、ぎりぎりセーフで解決した、

という話です。

（「リーダーの在り方」）

あれを書いた後、よく考えてみました。

自分が問題にふたをしていたのは

事実です。

上司である Pat のおかげで

解決したのも事実です。

でも、私が果たした役割も

大きいな、と気づきました。

できごとを簡単にまとめると、

1. 私がハイスピードで、もとの提案を作った。
2. 問題に気づいてはいたが、スピード最優先

　だったため、問題を抱えたまま、 前進した。
3. Patが、私の提案を受け入れた。
4. Patが、その提案を上にあげ、

　米国本社が承認した。
5. 実行の日程をみんなで決めた。
6. 実行の直前に、私が問題を

　　表面化させ、シリアス度を訴えた。
7. Patがそれを理解し、解決案を出し、

　　解決を導いた。

これって、私とPat の共同作業です。

しかも、
スピード優先で仕事を進めた結果、

最速のスピードで、最善の結果が

生まれたのです。

私が、＃２の段階で、問題解決を

優先していたら、そこで時間を費やし、

おそらく、実行が遅れたと思います。

ということは、

私の力と、Patの力が、ともに、

良いタイミングで動員され、

その結果、最速のスピードで、

最善の結果が生まれた。

実は、

「自分が問題に、早い段階で

向き合わなかった」

という理由で、自分に少しケチを

つけていたのですが、それは不要と

わかりました。

上司と部下なので、

持てる力が違って当然。

ダイバーシティという

ことばがあります。

多様な人の、

多様な力を結集して、

チームとして最大限の成果を

出すことです。

それを、大切にして、

この２０年、

仕事をしてきました。

それが、今回の仕事でも

達成されました。

いい仕事をしたじゃん、と、

今は自分を認めています。

たんぶー、よくやった！
Pat を動かしたのは君だ！

Hi, I'm Tamboo.

 I'm the head of Human Resources at the Japanese subsidiary of a global manufacturer, which has announced withdrawal from the Japanese market.
 
I'm sharing stories and lessons learned from my job that may help you in your career and life, as well as that are helping me jump to a new world.

Long time no see.

I was suffering from IT issues, and it has kept me from updating this blog.

All three computers I have at home were not working.  Even the one which was brand new.

There were no acceptable computers at home for two months.

I found it highly stressful.  Now I’m relieved from that hopefully, and I’m writing this.

The last blog post was about my boss.

It was a story of an issue resolved by my boss just in time where he faced and dealt with the issue that I did not.   (“Leadership”)

I gave some more thoughts to the story after I had posted it.

It is a fact that I put a lid on the issue and did not face it.

It is a fact that my boss, Pat jumped in and resolved it.

But I have realized that I made a big contribution to our mutual goal.

Here is a summary of what happened:
1.    I developed the original proposal quickly.

2.    I noticed the issue, and I moved forward with it because the top priority was speed.

3.    Pat accepted my proposal.

4.    Pat developed his proposal based on mine, and eventually, the parent company in the U.S. approved it.

5.    We decided the execution timetable together.

6.    Right before the execution phase, I pointed out the issue and demonstrated how serious it was.

7.    Pat understood it, proposed a solution and acted to have it approved.

This was a joint work between me and Pat.

On top of that, the best outcome was generated at the highest speed because I prioritized speed.

If I had tried to resolve the issue at step #2 above, I would have spent much more time and the execution of the project would have been delayed.

This means:
My action and Pat’s action were taken at the right timing, and as a result of that, the best outcome was generated at the highest speed.

To be honest, I rated my performance a little bit poorly because I did not face the issue early enough.  But I realized it wasn’t necessary.

Pat and I had different roles as the boss and employee.  It was natural that we had different strengths.

This reminds me of a concept called diversity.

It is to gather different people’s different strengths and generate the maximum results as a team.

I’ve been working for and with the cause of diversity for the last 20 years.  I’ve done it again.

I now give me a credit.  I did a good job.

Well done, Tamboo!
You influenced Pat!