こんにちは。
町田市の社会保険労務士 大澤明彦です。
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職場におけるハラスメントの相談があった場合、会社には適切な対応が求められます。しかし、相談を受けた後の調査方法を誤ると、問題がさらに深刻化することがあります。
実際には、「会社として調査したつもり」であっても、後になって対応の不備を指摘されるケースがあります。
今回は、ハラスメント調査でありがちな失敗例と、会社が押さえておきたい調査手順について解説します。
◆なぜ調査が重要なのか
ハラスメント問題では、相談があったことだけで事実が確定するわけではありません。
被害を訴える社員の話を真摯に受け止め、心身の状況にも配慮することは重要です。一方で、行為者とされた社員にも言い分があるため、双方の話を確認する必要があります。
客観的な事実を確認しないまま処分を行うと、
・行為者とされた社員から不当な処分であると反発される
・職場内の対立が深刻化する
・会社の対応そのものが問題視される
といった事態につながるおそれがあります。
そのため、会社には、相談者への配慮を欠かさず、客観的かつ公正な事実確認を行うことが求められます。
◆失敗例① 被害を訴えた社員の話だけで判断する
相談を受けた担当者が、
「それは完全にハラスメントですね」
と判断してしまうケースがあります。
しかし、相談時点で確認できるのは、あくまでも相談者の認識や説明です。
もちろん、相談者の話を軽視してはいけません。まずは真摯に話を聞き、必要な配慮や対応を検討することが重要です。ただし、ハラスメントに該当するかどうかは、別途、事実関係を確認したうえで判断する必要があります。
相談を受けた段階では、
・何があったのか
・いつ、どこで発生したのか
・誰が関与しているのか
・どのような影響が出ているのか
・関連する資料や証拠があるのか
を整理し、必要な調査につなげることが重要です。
◆失敗例② 行為者とされた社員の言い分を十分に確認しない
相談者の話だけで、
「もう事実は明らかだ」
と考えてしまう場合があります。
しかし、行為者とされた社員から話を聞くと、
・発言内容について認識が異なっていた
・発言の前後関係に重要な事情があった
・業務上の指導など、当時の状況について認識に違いがあった
ということもあります。
行為者とされた社員へのヒアリングは、単なる形式的な手続きではありません。事実確認において重要な調査の一部です。
また、本人に説明や反論の機会を与えないまま懲戒処分などを行うと、処分の相当性をめぐって新たなトラブルにつながる可能性があります。
◆失敗例③ 関係者へのヒアリングを省略する
相談者と行為者とされた社員の話が食い違うことは珍しくありません。
そのような場合に重要になるのが、第三者からの情報収集です。
例えば、
・当該場面に同席していた社員
・当時の状況を把握している上司や部下
・その後の職場の状況を知っている関係者
などから事情を確認することで、事実関係が明らかになることがあります。
ただし、関係者全員から事情を聴けばよいというものではありません。調査の目的や必要性を踏まえ、ヒアリングの対象者を適切に選定することが重要です。
当事者の主張だけでは事実確認が十分にできない場合には、第三者へのヒアリングや客観的な資料の確認などを組み合わせて調査を進める必要があります。
◆失敗例④ 先入観を持って調査する
調査担当者が、
・「あの人ならやりそうだ」
・「長年勤務している人だから信用できる」
・「過去にも問題があった人だ」
といった先入観を持つことがあります。
しかし、こうした思い込みは調査の公平性を損ないます。
過去の勤務態度や人間関係だけで、今回の事実関係を判断することは適切ではありません。
調査担当者は、「どちらが正しいか」を最初から決めるのではなく、「何が事実なのか」を確認する姿勢で調査を行う必要があります。
また、調査担当者自身が当事者と親しい関係にある場合や、過去に当事者との間でトラブルがあった場合などは、別の担当者に調査を任せることも検討すべきでしょう。
◆失敗例⑤ 調査結果や判断過程を記録していない
意外に多いのが記録不足です。
例えば、
・いつヒアリングを行ったのか
・誰から話を聞いたのか
・どのような内容だったのか
・どのような資料を確認したのか
・なぜその結論に至ったのか
が残されていないケースがあります。
しかし、後日「会社は適切に調査したのか」という問題が生じた場合、記録がなければ調査の経過や判断理由を説明することが難しくなります。
ヒアリングの内容だけでなく、確認した資料や調査結果、判断に至った理由なども記録として残しておくことが重要です。
◆会社が行うべき調査手順
では、実際にはどのような流れで調査を進めればよいのでしょうか。
ここでは、基本的な調査手順を6つのSTEPに分けて整理します。
STEP1 相談内容を整理する
まずは相談者から話を聞きます。
この段階では結論を急がず、相談者の心身の状況や意向にも配慮しながら、次のような事項を整理します。
・発生日時・場所
・行為の具体的な内容
・関係者
・発生頻度や継続期間
・相談者が受けている影響
・会社にどのような対応を求めているのか
・保有している資料や証拠
特に、相談者が会社に何を求めているのかを確認することは重要です。例えば、行為者からの謝罪を求めているのか、接触を避けたいのか、配置転換など職場環境の改善を希望しているのかによって、会社が検討すべき対応も変わってきます。
ただし、相談者の希望どおりの対応が必ずできるとは限りません。希望を確認したうえで、事実関係や法令上の対応義務を踏まえ、会社として適切な対応を検討する必要があります。
メール、チャット、録音データなどが存在する場合は、内容を確認し、必要に応じて保全します。
また、調査を進める間も、相談者と行為者とされた社員を接触させないなど、事案に応じた暫定的な措置を検討することが重要です。
STEP2 調査方針を決める
相談内容を踏まえ、調査の進め方を決めます。
具体的には、
・誰が調査を担当するか
・誰にヒアリングするか
・どの資料を確認するか
・調査をどのような順序で進めるか
などを整理します。
調査担当者は、公平性を確保できる人を選ぶ必要があります。当事者と利害関係がある場合には、別の担当者を選任することも検討します。
また、事案が複雑な場合や社内での調査が難しい場合には、外部専門家の協力を得ることも有効です。
STEP3 行為者とされた社員から事情を聴く
相談内容を踏まえ、行為者とされた社員からも事情を聴きます。
主に、
・相談内容についての認識
・当日の状況
・発言や行動の具体的な内容
・発言や行動に至った経緯
・その場にいた関係者
などを確認します。
調査の目的は、相手を追及することではなく、事実関係を確認することです。
そのため、誘導的な質問や感情的な対応は避け、本人が説明しやすい環境を整えることが重要です。
STEP4 関係者へのヒアリングを行う
当事者双方の話が食い違う場合など、必要に応じて第三者から事情を聴きます。
例えば、当該場面に同席していた社員や、前後の状況を把握している関係者などが対象となります。
また、ヒアリングを行う際には、調査の目的や情報の取扱いについて説明し、相談内容や調査内容が不必要に広がらないよう配慮する必要があります。
STEP5 証拠と証言を整理して評価する
収集した情報を基に、
・当事者双方の主張が一致している事実
・当事者間で主張が食い違っている事実
・客観的な資料で確認できる事実
・第三者の証言によって裏付けられる事実
を整理します。
そのうえで、確認できた事実を踏まえ、ハラスメントに該当するかどうかを検討します。
例えば、パワーハラスメントの場合には、優越的な関係を背景とした言動であるか、業務上必要かつ相当な範囲を超えているか、就業環境が害されているかという要素を踏まえて判断する必要があります。
単に相談者が不快に感じたという理由だけで判断するのではなく、行為の内容や経緯、当時の状況などを総合的に考慮することが重要です。
なお、調査を尽くしても事実関係を十分に確認できない場合もあります。その場合には、無理に結論を出すのではなく、何が確認できて何が確認できなかったのかを整理し、必要に応じて追加調査や外部専門家への相談を検討します。
STEP6 調査結果を踏まえて必要な措置を講じる
調査結果を踏まえ、会社として必要な対応を検討します。
ハラスメントが確認された場合には、事案の内容や状況に応じて、
・被害を受けた社員への配慮や職場環境の改善
・行為者への注意・指導や懲戒処分
・配置転換などによる当事者間の接触回避
・管理職への研修や社内ルールの見直し
・同様の問題を防ぐための再発防止策
などを検討します。
また、ハラスメントに該当する事実が確認できなかった場合であっても、それだけで対応を終了してよいとは限りません。
当事者間の関係や職場環境に問題が残っていないかを確認し、必要に応じて職場環境の改善や相談者へのフォローを行うことが重要です。
調査の経過、確認できた事実、判断理由、実施した措置については、後日説明できるよう記録として残しておきましょう。
◆まとめ
ハラスメント調査では、相談を受けた直後の対応だけでなく、その後の事実確認の進め方が重要になります。
被害を訴えた社員の話だけで判断することも、行為者とされた社員の話だけを信用することも適切ではありません。
重要なのは、相談者への配慮を欠かさず、当事者双方や必要な関係者から話を聞き、証拠を確認したうえで、客観的な事実に基づいて判断することです。
ハラスメント対応において会社が問われるのは、「どのような結論を出したか」だけではなく、「どのような調査を行い、どのような対応をしたのか」という点でもあります。
適切な手順に基づく調査と、その後の適切な措置こそが、職場の信頼関係を守り、将来的なトラブルを防ぐ第一歩となるでしょう。
※ハラスメントに関する相談については、事業主に相談体制の整備や相談後の迅速かつ適切な対応などが求められています。ハラスメントの種類によって適用される法令や措置義務が異なるため、自社の相談対応や調査手順が法令上の義務を満たしているか、定期的に点検することも重要です。
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