オフィスタには日々、大量に様々な用件のメールが届きます。それに加え複数のアカウントを使い分けております。そうなると、大量のメールの整理や管理は複雑な仕事の一つだといえます。
メールの対応は、複数人で対応していることもあるため、他の人がすでに対応したものを処理してしまう二重対応や誰かがやってくれるだろうと誰も対応しないといった対応漏れの２点のトラブルが起こりがちです。また、処理しなければならない大切なメールが時に迷惑メールフォルダに振り分けられているなんていうこともあり、私一人では見落とすこともありえます。
このようなトラブルが決して起こらないよう、返信の頻度を予め決めておいたり、処理したメールを報告し合ったりして二重対応や対応漏れがないよう心掛けています。メールの種類によっては対応の頻度が変わったりすることもありますが、決めておくとその処理に集中できるので効率的であると感じます。一見デジタルな作業のように思えますが、確認し合ったりコミュニケーションを密にして報告し合ったりと実はアナログ的な所も非常に重要なのです。
メール処理をされている方ならすでに実践しているかと思いますが、メールの処理後はフォルダを分けて整理することでどこまで処理したかが分かり非常に便利です。
メールで仕事のやり取りをするのが当たり前の現代では、確実に効率的に、なおかつできるだけ負担にならずに大量のメールを整理できることが求められますので、そうなれればいいなと思いこのブログを書いてみました。
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