仕事上でメールを使う機会がある方はかなり多いのではないでしょうか。しかし統計上、約半数の人が受け取ったメールで不快な気分になっているというニュースをみました。話し上手・話し下手があるように、メール上手・メール下手が存在します。
友人と携帯でメールのやりとりをしている人は街中に大勢いますが、全員が全員メール上手とは限りません。友人との人間関係にヒビが入ったりしないのでしょうか？と前々から疑問に思っていました。会話と違いメールの場合は感情を表現するのが難しいので、淡々とした文章は書いた本人はそう思っていなくても、受け取った相手は冷たいイメージを持つこともあるでしょう。例えば「明日の午後空いてる？」とメールを打った時の返信が「無理」の一言では誰がどう見ても冷たい印象を与えてしまいますし、読み手の気分が落ち込んでいたりすれば怒っているようにも読み取れます。ネガティブな人だったら「もうメールしてくるなよ！」と思われているのかもなんて深読みして以後の人間関係に距離を置いてしまう人もいるでしょう。でも「ごめん、どうしても時間が空けられない。今度埋め合わせしますね。ホント申し訳ない。」ではフィーリングも変わってきます。人間は誰でもデリケートなものなので、内容は同じでも、ちょっとした文面の違いで不快指数は変わってくるという事です。
日常でもこうなのですから、これがビジネスシーンだったら取引関係にも影響を与えます。ビジネスメールで受け取り手が不快に思う第1位は「文章が失礼」で、以下「文章が曖昧」、「文章が冷たい」と続きます。要するにここでも内容ではなく文章の書き方が不快指数に直結するというわけです。
私も仕事柄、色々な方からメールを受け取りますが、文章の書き方で損をしているなと思う方も多々見受けます。もちろん本人はそんな意図があって書いているわけではないのでしょうが、怒っているの？とか、たったそれだけ？というメールもあります。
ここでビジネスメールも今やビジネスマナーの重要な要素となっているので簡単にメール上手になるためのヒントを少々。
①長文で要点がつかみづらいメールは避け、要点をまとめること。
②依頼の際に『お忙しいところお手数をおかけします』など、一言添えらているメールは気持ちが良い。
③メールの最後に『暑くてアイス食べ過ぎてしまいそうです。○○さんもお気を付けて』など一言書き添えてくれるメールは何だか和む。
④返信するときに「Re:」を削除して件名を変える気配りがされているかどうか。
⑤返信が遅れた時に「お返事が遅くなり申し訳ありません」の一文を書き添えてあるかどうか。
など・・・、実はちょっとしたしたことでメール上手になれるのです。
不快に感じるのが「失礼」「曖昧」「冷たい」なら、逆に「丁寧」「明確」「温かみ」の3つに留意すればいいだけのことなのです。
とはいえ、言うは易しで実際に書くのは難しいですよね。常日頃から「丁寧」「明確」「温かみ」を意識してメールを書く癖をつけていくことでしょうか。
私が思うにメールを使用している大多数の方（特に年齢の若い方）は自身がメール下手なことを潜在的に知っていると思います。文章が下手なので誤解される、メールで人間関係を崩しかねないことを知っているのだと思います。だからそれを簡単にカバーするために絵文字なるものが存在しているのですが、中高生ならいざ知らず、一社会人としてはビジネスメールで絵文字に頼るわけにはいきませんので、結局最後は自身の文章力を高めるしかないということでしょうかね。もっといえば絵文字に頼り切っていた人が社会人になって急に絵文字に頼ることが出来なくなって、どうしたらよいのか困惑しているようにも見えますが・・・。