これから年末にかけてどこの会社でも忙しい時期になってきますね。やることが多すぎて時間が足りないと困っている人もいるのではないでしょうか。オフィスタの社内でもよく耳にする言葉です。先日とある本を読んで「時間が足りない」解決法のヒントがありましたので今回は少々。
まず時間が足りない人とそうでない人は何が違うのでしょうか？時間が足りない人がサボっているとは思いません、ただ１人だけ極端に業務負荷が大きいとも考えずらいものです。ここでヒントになるのが効率化とやり残し作業のモヤモヤ解消です。
例えば出勤してまずメールを一通り見るとします。いくつもメールが届いているとして、「〇〇さんからのメールだ。後で電話しなきゃ」、次のメールは「△△会社からのメールだ、今日中に書類を送らなきゃ」、次のメールは「□□の件は後で上司に報告しなきゃ、とりあえず先の２件が優先順位は先だな」・・・という感じではないでしょうか。ここで考えてみてください。３通のメールを読んだが何一つ処理していないのです。つまり１つのことを片付けて次のメールの作業をしようとしたときにもう一度読み返すのです。処理するまでに同じメール文面を２回読むことになっていますので作業時間は２倍というわけです（場合によっては取り掛かるまでに３回４回と読む人もいるかもしれません）。優先順位をつけることも大事ですが、これが得てして何かを“先送りにする言い訳”になりかねないので注意です。結局やるべきタイミングを失い、常に頭の中にやり残した仕事を思い出させる声が聞こえてきて目の前の仕事にも集中できない結果「あ～、時間が足りない」となってしまうのです。
この本では「今やるべきことと、後でやればいいもの」の選別をする習慣が悪いと言っていました。処理する際にもう一度書類を読むのは時間の無駄で、最初に読んだ時に処理してしまうのが最も効率化だそうです。また、やるべきタイミングを外してしまうとそれを思い出させる声が常に聞こえてきて重荷になりますので、出来るだけ重要でない仕事から終わらせて、重要な仕事にこそスッキリした頭で取り掛かれる環境作りが大切なのだそうです。
実際にはみなさんそれはわかっていてもなかなか・・・というのが現状で、私自身もそんな感じですので偉そうなことは言えませんが。何かの参考・ヒントになればどうかと思い書いてみました。