先月の末、４月と５月のカレンダーを広げ、腕を組んだ私。スケジュール帳が真っ黒になりつつある。いかんいかん。時間管理のためのひとり会議。私は私のマネージャー。マネージャーに求められるのは「いかにしてカタマリの時間をうみだすか」という能力。
自分がどういう時間の使い方をする癖があるのかということは記録をとることによって知ることができる。記憶より記録。
分単位でタイムリーに何に時間を使っているかの記録をとる。
やり始めたばかりの頃は記録をとるたびいちいち自分にダメ出しとかしちゃって楽しくなかったんだけど、感情はひとまず脇に置いといてドライに機械的にやってみるとあっさりできて。できると楽しくなって次もまたできてくる。
何事も楽しめるようになれたらしめたもの
自分の時間の使い方を知ったあとは「やらないこと」を決めていきます。「やらなきゃならないこと」ではなくて「やらなくていいこと」を考える。
基準は、「私じゃなくてもできること」を勇気をもって「やらない」と決断すること。
私は知っています。「あなたじゃなきゃできない」と頼まれることの大概は、私じゃなくてもできるということを。
以前はそんな耳ごこちの良い言葉につられ、頼まれごとを片っ端から引き受けては、アップアップになっていました。
「相手を混乱させちゃうかもしれない」と思いつつ、ある日勇気を出して断ってみると、相手はちっとも混乱せず、私の代わりをあっという間に見つけていました。そんな経験を何度も重ねていくうちに、断ることが億劫で断れずにいた自分の心の癖を知り、以来、断り上手になりました。
断り事をするときは相手の貴重な時間を奪わないために、時間をかけず引きずらず、スパッと断れるようにもなりました。
「やらないこと」を決めたあとは、「細切れの時間をまとめるためにできる工夫」を考えます。
たとえば...
「打ち合わせのために誰かと会う日」は、できる限り同じ日にまとまるように工夫をする、とか。
○月○日11時Aさんと打ち合わせ。同日14時Bさんと打ち合わせ。17時Cさんと打ち合わせ。ってな具合に。
これが複数の日にちに分散されるとするならば、そのたびに私は細心の注意を払った身支度を整えなきゃならない。そういうことひとつとったとしても、時間はするするするする逃げていく。
いつだっていくらあっても足りないのが時間だということを意識するだけでも姿勢は変わる。
「スケジュール帳をうめていく」のではなく、「いかにしてスケジュール帳に空白をつくるか」を考えることからスタートするようになった時間に対するこの意識の変化は、ドラッカーさんを学んで身につけることのできたありがたい習慣的な能力と言えるのかも。
ドラッカーさんは「時間は特異な資源である」といっていて。
大統領も総理大臣も売れっ子女優も瀬川智美子も 
誰にでも平等な１日24時間という時間の割り当て。借りたり、雇ったり、買ったりして増やすことのできない特異な資源。
誰にでも平等な１日24時間という時間の割り当て。借りたり、雇ったり、買ったりして増やすことのできない特異な資源。やらなくていいことに時間という貴重な資源を費やすほど、私の人生長くない。
こうしてうみだされたカタマリの空白の時間に、真になすべきことは何なのかと考え、それを投じていくというのは次の段階。
まず最初にカタマリの時間に投ずるのは
「重要で緊急なこと」
それを仕上げて次に取りかかるのは
「重要で時間がかかることで緊急ではないこと」
ドラッカーさんの時間管理を知らない頃の私は、これに取りかかるのがいつも締め切り間際のドタバタでした。
いまは真っ先に「重要(締め切りがあって必ず仕上げなくてはならないこと)で、時間がかかる(考えたり調べたりしながら仕上げる必要があるなどである程度の時間を要する)ことで、緊急ではないこと(締め切りはあるけれどその締め切り日まではまだ余裕があること)」を率先して手掛けるようになりました。
これを早い段階で仕上げちゃうことの効果はね...
いろいろあるんだけどね...
最大の喜びはなんといっても...
気分が軽くなること
気分が軽いとゴキゲンに暮らせるの
後回しにしていたときは私なりの理由がありました。
「重要なことだから後から腰をすえてじっくりと時間をかけて仕上げよう」という理由
...っていうか、これって言い訳ね
でもね、
時間って、いくら自分で管理しようと決めていても、突発的なことはしょっちゅう起きるし、見積もった時間はなんだかんだと足りなくなるいっぽうで。
結局、「腰をすえてじっくりと」取り組める時間なんて永遠にやってくることはなくて締め切り間際にドタバタと、それも、中途半端なものしかつくれなかったりなんなりで、そんな自分にとほほの連続でした。
それと、
常に心のなかには仕上げなくてはならない重要な事柄についてのモヤモヤがあって、何かしている時も「あぁ、あれ、やらなきゃならないなぁ」と気になっているあの状態。あれは決して心地の良いものではありません。
先月末のひとり会議で、４月の始めの１週間を「重要で緊急ではない」(締め切りが５月末の)２つの仕事を仕上げるため集中する時間にあてると決め、
たったいま私は、
それを見事に果たしましたとさ～
これで２ヶ月ゴキゲンに暮らせる
お声をかけていただいた仕事もいくつかお断りいたしまして
スケジュール帳に余白がうまれました～
あっはーん 気分爽快
気分爽快時間に対する愛情ある配慮ほど成果をあげている人を際立たせるものはない。
P.F.ドラッカー
あなたとアイスクリームを食べに行く時間をつくりだす能力も大切にしています
あ、そうそう
４月の私たちの読書会は時間の管理がテーマですよん