２０１３年もあっと言う間に半分経過。
時の経過の速さを感ずると共に「時の大切さ」を
改めて感じています。
「時間の大切さ」・・・・
会社所属生活を離れてから一層、感じるように
なっております。
世の中、いたるところでさまざまな「会議」が行わ
れています。
告示された参議院選挙・・
国会も会議、ですよね。
各企業での会議、お役所での会議・・・
いったい、日本全体で年間いくらの投資をこの
会議に費やしているのか、すごく気にかかって
おります。
しかも「定例的な会議」そして「形式的な会議」が
まだまだ会議の主流となっているのでは・・・
時間・お金・機会損失・・・
大切な資源の無駄遣いをいい加減に止めたら
どうだろうか、と本気で感じてもいます。
●そんなことから今回は「会議」に対しての私の
想いを記していきたいと思います。
会議は必要なのか、
会議の多さはいい会社と連動する
のだろうか
★会議をすることでは何も変わらない、
変えられない。
★会議の招集者が「こうする」の強い意志を
もって招集していない会議が多すぎる
★もう少し検討しようか、また次回、のくりかえし
●私は会社所属の時から「会議が嫌い」でした。
●代表取締役社長・会長時代を含めてどうしたら
会議をやらずにすむのか、会議を減らすには
どうしたらいいのかをいつも心にしておりました。
★社長就任の時に取締役会あてに提出した文章に
「会議」に関しての私の想い、取締役みなさんへの
要望をいれました。
◆その時の言葉を少し記しておきたいと思います。
◆経営会議を初めとする会議の徹底的なみなお
し。(やめたら・・を前提にして動く)
◆その会議のために何日も前から何人かの人た
ちが資料作り。ひとつの会議のための膨大な事
務量の存在。時間とお金の無駄遣いと機会逸
失。
◆資料は本来、会議の参加者・提案者が自ら作
成するべきものなのではないのか。
◆自分の意思がない、自分で提案資料を策定
できないのであれば提案不要。出席不要。
◆そして何も決まらない会議の終わり。参加当事
者にとっても満足を感じない会議の終わり。
御前会議なのでしょうか。
↓(上記を書いたうえで次のような提案・提示
↓ をいたしました)
●今までの「経営会議」を今日から廃止する。
何十人もで長時間、しかも大半は聴いているだけの
経営会議はもうやらない。
●「課題解決会議」へ全ての会議を全社転換し
ます。
提示課題の解決のための決断を下すのに必要な
人間だけが短時間集まる形とします。
●対象課題がなければ会議招集はしません。
●今までの経営会議のメインであった事業部
門の商況報告は月次報告書に組み入れること
にして会議の議案とはしない。
●他の会議についても徹底的に見直しを実施
する。
「今までずっとやってきているから」を捨て去りゼロ
ベースから必要か否かを見極め、そして必要と認
めた会議であっても「出席者」については毎回同じ
顔ぶれとするのではなくその都度、決定していくこ
とにする。
●会議を招集する前には当面の間、事前に私
に「会議招集願い」を提出してください。
そこには「会議の目的」(何のためにこの会議を持
つことが必要なのか)・「出席要請者」・「会議に要
する時間とその理由」・「会議にかかるコスト」な
どが要書き込みになっていますので必ず記入して
ください。
●会議の場では徹底的に会議をする。
報告は事前配布で当日は質疑のみとする。「明日
に向けての議論主体」。これがなければ招集しな
い。
●聞いているだけの人の出席は不要。拒む。
役員であっても聴いているだけなら出席はしない。
役員も必要な人間を必要な時だけ出席。
●無駄な会議?に出席しない時間を「本業」・
「お客さま」に投下していく。
●会議の場で「叱る・指摘するは一人が行えば
いい」「自らを正当化するために他人の口車に
のって同じことを責めるのは絶対にダメ」だ。
●会議は特定出席者のためのもの、ではない。
それであればその人に時間をとって必要な時に確
認すればいいこと。自己満足のために他人の貴重
な時間、会社の経営資源を勝手に使ってはいけな
い。
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・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
★上記のようなことをしてきた私の会議に対しする
想いを改めてまとめて?みたいと思います。
★何で会議を行うのでしょうか。何で会社を含めた
世の中の組織に会議が「はびこっている」のでしょ
うか。
★私の想いは単純です。
★「決めるべき人間が自己責任で決められない」
から会議にとなる、そう感じています。
★会社には職務権限規程とか決裁規定などの決裁
権に関する規定があります。
★そこには決裁の内容とかあるいは金額などによ
って「誰が決裁=決定するのか」が明記されていま
す。
★その規定に基づいて決めるべき人が決めるべ
き時に「自分の責任」で決定・決裁していけば会社
法で求められている「取締役会決議事項」以外は
会議する必要なく決めていけるはず、なのです。
★社長が「すべて俺の責任で俺が決める」。だから
遠慮なんてしないで入り口段階から俺のところに相
談にこい、と言い切り現実もそうなっている会社・組
織では会議開催の頻度はごく少なのでは、と思う
のです。
★事業部門であれば事業部門長、部であれば部
長、課であれば課長・・・・・トップの気持ちと動き
次第なのだと思います。
★会議には多大な経営資源(人・時間・お金・・)
が必要なことをきちんと認識し、その上で会議の
目的、会議の成果物、会議のアウトプットを出席
者全員がイメージして会議が行われているのか、と
言うことも大きなポイントです。
★決断者の「責任逃れ」(自己防衛)のために
会議が使われては絶対にいけない、のです。
会議で出席者全員で決めたこと・・・・・
★そして今一つ。私の経験の中で議長(orその
会議出席の最高役職者・最上位者)やっては
いけないことと強く思い続けてることがあります。
★会議の席を利用して自分の偉さ?俺は社長だ?
を誇示したいが故に?やたら質問をなげかける、
そして怒鳴りまくることは絶対にやってはいけない
と私は思います。
★怒るのなら会議が終わった後でそっと呼んで
静かに相手に分かるように語ればいい、のです。
★その場で質問を投げかけるのではなく提案者
が提案をまとめている時に「こんなところも検討
しておいてね」と事前に投げかけておくことが組織
会社全体としての時間とお金の無駄遣いを防ぐ
ことになります。
★でも・・・結構、多いですよね。こんな嫌な会議体。
★組織としての「明日」はない組織(会社)だと正
直に感じます。
●会議の目的は「決めること」ですが、決めるに
あたってみんなを招集しての会議体が必要なのか、
ここに上位者が疑問を持つべき、なのです。
●IT技術、パソコン・携帯電話の発達によって、
一堂に会さずとも情報は同時に共有でき、意見の
交換もできる・・・・・・私生活でみんなそんな動きを
しているのに会社組織の中ではこんなにIT化さ
れていなかった昭和時代の会議を引っ張って
いる・・・
そんな気もします。
●これまでもずっと開催してきているから・・・
最初に会議ありき、の発想を捨てさることです。
★会議もひとつの「手段」にしかすぎない、ので
す。
★会議することを「目的」にしては絶対にいけ
ない改めてそう感じます。
今回も最終行までお眼を進めていただきまして
ありがとうございます。
会議・・・・会社所属時代、
なくすぞ、やらずに済む仕組みを形成するぞ、と
いろいろなことを
変化のために投げかけ実施してまいりました。
社内会議の多い会社は衰退していく
私の個人的な想いです。
お客さまの笑顔の追求のために
いろいろとやってきたことのひとつに
いくつかの会社で提示した
「ビジネスお約束２２か条」と言うものがありました。
次回はそれを記してみたいと思います。
ありがとうございます。
にんげん・しあわせ・ゆめ・こころ
入道(入村 道夫)
