本日の仕事術は タスク管理ツールを活用して重要かつ大きな仕事に集中する をお届けします。
ビジネスパーソンなら、タスクをリストで管理するクラウドサービスから、Excelファイルや手元のメモ紙で管理する方法まで管理方法をいくつかすでに経験して、何らかの方法で実践していることと思います。
リモートワークやハイブリットワークで、仕事をする場所も時間帯も異なるメンバが参加するプロジェクトではタスクに取り組むタイムテーブルを作り、メンバと共有して1日1日を過ごすようにします。
1日のスケジュールが打ち合わせで埋め尽くされたり、急ぎのタスクあるいは急な電話などでスケジュールを乱されてしまうことのないように深い思考の時間を作って、その時間には重要かつ大きな仕事を手掛けるようにします。自分の生活リズムで脳の活動がしっかりできる時間帯を割り当てます。一般的には業務で疲れていない午前中がよいとされていますが、午後遅くの落ち着いた時間がよいという人もいます。
重要かつ大きな仕事に集中するために邪魔されない時間帯を作ることと、もう一つ大切なことがあります。些細な仕事を片付けることです。すぐに回答できるような連絡・調整を貯めこまないようにします。一方的に言われた締め切りは守らないという方法もありますが、面倒を避けるためにも締め切りまでに回答するか、締め切りに間に合わないことをすぐに回答してしまった方がよいです。自分のボールや所在のあいまいな状態のボールを無くしてすっきりさせます。
1人のタスク管理と処理
基本：重要かつ大きな仕事から手を付ける
例外：些細な仕事を片付ける時間を設ける
→重要な仕事に集中する時間を確保する
チームの仕事はプロジェクトと呼ばれてその仕事ではタスク管理がとても重要です。マネージゃによる一人一人の進捗と貢献度の把握、メンバへのタスクの割り当てによってスケジュール、予算を守って成果を出さなければなりません。DX(デジタルトランスフォーメーション)では報告書(日報、週報、月報)などによる管理からアプリを使った管理へ革新されています。ガントチャート、かんばん、レポートなどの各機能が連動していて、スマホへの通知機能と合わせて、うっかり忘れ、報告の抜け漏れが無いようにツールで管理可能です。
Webブラウザ、スマホやPCに対応したアプリなどからタスクを管理できるクラウドサービスが数多く登場していて、私がお勧めするのは次の５つです。５つすべてを使う必要はなく導入しているビジネスツールとの連携性を考慮して選べばよいと思います。
チームのタスク管理におすすめなタスク管理ツール
1.Asana (アサナ) https://asana.com/ja
2.Notion (ノーション) https://www.notion.so/ja-jp
3.Trello (トレロ) https://trello.com/ja
4.Wrike (ライク) https://www.wrike.com/ja/
5.Jooto (ジョートー) https://www.jooto.com/
これらのクラウドサービスを使えば、メンバからの報告や相談をチームで共有して、プロジェクトのタスク進捗を可視化できます。マネージャはタスクがどれくらい進んでいるのかを報告する定例会議を主催する必要はありません。メンバに固定の時間帯の参加を強いる定例会議を止めれば仕事の非同期化によって、メンバ個人の能力を最大限に発揮させることとビジネスを加速させることの両立が可能です。管理者はタスクをいつどのようにやるのかを管理するのではなく、成果を確認してタスクの完了を処理していきます。部下の行動１つについて管理するようなマイクロマネージメントなんてもってのほかです。
企画職で出社して遅くまで残業する長時間労働のような非生産的な仕事の仕方はダメだということが誰の目にも明らかになります。ツールを導入して正しく運用すると、今までのように役職者の近くで重要案件にかかわる仕事をして「頑張っているアピール」による近接効果(ハロー効果)を狙うといった評価の歪みが生じにくくなります。
なお、他のICTツールと同様にタスク管理ツールも経営者や人事のデジタルスキルが低いとツールの導入・活用がうまく行きません。
以上、仕事術 タスク管理ツールを活用して重要かつ大きな仕事に集中する でした。