3月～4月の年度替わりの時期は異動の季節ですね。
本日の仕事術は仕事を依頼する前にやるべきことをお届けします。
1.仕事を依頼する適任者を選ぶ。(上司－部下 ともに一人のような小さな組織は師弟関係のようになるため好ましくない。)
2.依頼する仕事を整理して、目的、理由、内容、納期、期待する水準を正しく伝える。
1.仕事を依頼する適任者を選ぶ。
自分の役割ではないと丸投げする人は、雑用は部下がやるものだとか、派遣にやらせておけばよいという思考です。依頼する適任者を選ぶことを忘れている場合があります。うまく進めるためには誰に頼むべきかをまず考えなければなりません。
スキルの高い人や快く引き受けてくる人当たりの良い人には多くの仕事が集まってきます。ですから、仕事を依頼される人が置かれている状況についても把握すべきです。業務負荷が高くなりすぎていないか、急ぎの仕事を抱えていないか、といったことです。
2.依頼する仕事を整理して、目的、理由、内容、納期、期待する水準を正しく伝える。
短時間で終わる仕事は依頼するよりも自分で終わらせた方が早くて上手に終わらせられますが、メンバーシップ型の雇用をしている組織では自分でやってはいけません。納期に余裕があるなら依頼する仕事を整理して、育成のために依頼して仕事を覚えさせる。あるいは適正を見るということをやってみるべきです。もしもやらせてみてダメなら自分でやれるでしょう。ですが仕事の成果を丸々使わないのは当人によくないので、取り込んで一部を使うとかして仕上げることになります。
期待する水準を言葉で伝えるのが難しい仕事の場合にはサンプルとして手本を見せるのも効果的です。資料作成のように書式や分量を明確に示せる場合には内容の粒度、イメージを伝えるべきです。
困ったことになるのが、仕事の目的や理由を納得できないまま上から降ってきた仕事の場合です。なんとなく思いついてやってみたい仕事を依頼する場合も同様です。依頼する人が内容や期待する水準を伝えることができません。そうなるととりあえずやってみようとか、手伝うからと言いながらあいまいなまま仕事を依頼してしまい、時間をかけても期待していたものとは違和感がある出来に不満を持ちながらも、直させることもできません。
なお、仕事を依頼した後に、内容を追加したり、納期を前倒ししたりするのは最悪です。ダメ出しして、マウントを取りたがることで、指導をしている体を見せようとするのもいけないです。
以上、仕事術 仕事を依頼する前にやるべきことでした。