こんにちは。aonoです。
前回は思考癖によって
どんなことが起こるのかを
説明するため、
私の責任感のお話をしました。
今回はその続きとなります。
マネジメントも
総務・庶務の様な仕事に関して
例を挙げましたが、もちろん
個別案件やマネジメント業務
においても同様に責任感をもって
対応をしています。
例えば、私は7年目くらいの頃に
ある施策の管理を任されました。
クライアントや関係者へ
一定期間内に必ずコンタクトして
経過案内や交渉を行うということを
定着させるというものでした。
当時、関係者へのコンタクトは
担当者によって感覚がバラバラで
平気で数か月放置しているケース
がたくさんあったため、
満足度や生産性を高めるために
会社としても注力している部分でした。
そのために毎週リストを配布して
担当者に対応してもらったうえで
提出してもらう、
ということをやっていたのです。
これは私が任された時点で、
始まってから2年ほど経過していた
のですが、実はかなりの人がリストを
提出していませんでした。
もちろん、関係者へのコンタクトは
徹底できているはずもなく、
ボロボロの状態です。
私の仕事はこの施策を徹底させる
ことでした。
最初、私は前任と同様に週初めに
リストを配布して週末に回収を
しました。
まず最初の山はリストが提出
されてこないことです。
私は提出を徹底させるため、
直接手渡しにするのではなく
提出用のBOXをつくりました。
手渡しだと、そこで色々と
言い訳をしてくるからです。
そして、提出したら名簿にチェック
をいれてもらい、提出していない人が
誰からみてもすぐ分かるように
しました。
そのうえ、毎朝の朝礼でも提出を
呼びかけることはもちろん、
提出していない人に関しては
名前を読み上げて提出を求めました。
全員の前で恥をかかせたのです。
加えて、それでも提出しなければ
個別に声をかけて、提出するまで
帰さなかったり、
別室に呼んで、何故提出できないのか
延々と追及したりもしました。
今考えるとずいぶんなことを
していましたが、
おかげで毎週安定してリストは
提出されるようになりました。
次の山はリストを提出してはいる
ものの、対応せずに提出している
人がいるという問題でした。
それまでは提出されたリストの
中身までチェックされておらず、
リストを提出してさえいれば
文句は言われませんでした。
それを良いことに、
対応しきれていなくても未完のまま
提出している人が多いことに
気付いたのです。
私は、今度は提出されたリストの
全部に目を通していきました。
対象案件は多い人で20～30件は
あったと思います。
20人弱の担当者のリストを全て
見ていたので、全部で500件前後
くらいは目を通していたんでは
ないかと思います。
これもアナログですが、
1件ずつ管理番号を入力して
案件のデータを開いてから
対応経緯を確認します。
そして、それがいつ、誰に、
どの様な内容で行われているか
を点検していきました。
そして、本来コンタクト
するべき相手に
コンタクトしていないもの、
コンタクトしたとみなせる
内容でないもの、
リストに対応日を記載して
いるのに記録上は何も入力
されていないもの等は
全てやり直しを指示しました。
当時は月曜日に配布をして
木曜日に回収し、金曜朝に
チェックをしたら担当者へ
その日中に不備は返却して、
当日中に再提出を指示しました。
原則提出するまでは帰ることを
許しませんでした。
どうしても当日は連絡ができない
という場合は、自分の手帳に
記録をつけて翌週改めて確認し、
徹底して潰しこみを行いました。
これは、時間も手間も相当かかる
作業でしたし、何よりしんどいのは
やってくれない担当者と衝突する
ことです。
当時の職場は担当者で２0人位が
在籍していましたが、新卒から
入社してきた社員というのは
所謂総合職が2人と一般職5人程度
でした。
他の職員は技術系の職員や
嘱託社員、派遣社員といった
方々で、
他社を退職して入社してきた
人達です。
それぞれバックボーンが違い、
同じ価値観で仕事をしている
というわけではありません。
どういうわけか、
当時の私の会社ではそういった
技術系や嘱託社員の発言権が
強い傾向にあり、
「そんな仕事やらない！」
というのがまかり通っていました。
会社の指示を拒否するなんて
当時の私には理解できません
でしたが、
「そんなもの自分達の仕事じゃない」
「なんでそんなことまで
やらないといけないんだ」
「あいつにもっとやらせろ」
「じゃあお前らがやれ」
と、そんなことを言われることは
しょっちゅうでした。
彼らは大体40歳後半～60歳手前の
そこそこの年齢の方々で、嘱託の
面々は大きな企業で管理職なども
経験してきた人々です。
技術系の方々もまだ職人気質な
人が多い時代でした。
そこへ私の様な20代の社員から
仕事を下ろされ、恥をかかされて、
彼らも感情的になっていたところ
もあると思います。
リストの提出を求めると、
「無理です。無理無理。」
と冷たく言い放ったり
逆キレする人もいました。
もともと争いごとが苦手な私
でしたが、了承してもらわないと
施策としては進まないため、
足が震えるのを我慢しながら
偉そうに色々とモノを言って
何とかやってもらったという
感じです。
ここまで手間暇をかけて、
自分の性格的な面にも逆らって
何とかやり遂げることができた
のは、おそらく自分の責任感
のおかげだろうと思います。
地区本部では、定期的にこの施策の
不備率を集計して開示していましたが、
おかげで私の課の不備の少なさは
本部でトップでした。
しかし、ここには問題がありました。