何をやっても要領が悪い人という人は、案外少なくありません。
「他の人と同じ作業をしているのに自分だけ仕事が遅い」「仕事を時間内に終わらせられず、残業になってしまう」といった経験はありませんか？
こういった経験がある人は、もしかしたら要領が悪いのかもしれません。
そこで、今回の記事では「要領が良い人を見習って効率良く仕事を進める方法」を詳しくご紹介します。
要領が悪いと自負している方、もっと効率良く仕事を進めたい方などは、ぜひ参考にしてみてください。
■要領が悪いと仕事の進みが遅くなる
遠回りした方法で作業をしたり、どうしたら効率良く作業ができるかを考えずに適当に作業を進めたりすることを、「要領が悪い」と言います。
要領が悪いと、効率良く作業を進めることができません。
そのため、要領が良い人に比べて仕事の進みが遅くなってしまいます。
また、要領が悪いと「作業が遅い」「もたついて仕事をしている」と判断されて仕事を任されにくくなることもあります。
仕事をスムーズに進めるためにも、また信頼して仕事を任せてもらうためにも、要領の良さは必要不可欠なのです。
■要領が悪い人とはどんな人？
まず、要領が悪い人とはどのような人のことを指すのでしょうか？
要領が悪い人の例をいくつかご紹介しましょう。
・優先順位を付けて作業に取り掛かれない人
要領が悪い人は、作業をする際に優先順位をつけずに目先の作業から進めてしまうという人が多いです。
仕事で作業がいくつかある場合、優先順位を付けながら作業をすることで効率良く仕事を進められます。
しかし、要領が悪い人はそれができていないので、仕事の進みが遅くなってしまうのです。
作業の確認が二度手間になってしまったり、隙間時間を有効活用できていなかったりなどです。
やらなければいけないことが複数ある時に、ただ仕事をこなしてしまうという人は要注意です。
・時間配分を決められない人
優先順位を付けて仕事を進めることと同時に大切なのは、時間配分を決めることです。
要領が悪い人は、時間配分を決めずにだらだら作業を進めてしまったり、相手の都合や納期を考えずに仕事をしてしまったりする人も少なくありません。
時間配分を決めずに作業をすると、1つの仕事にかける時間が長くなってしまいがちです。
だらだらと無駄な時間をかけずに仕事をするためには、一つひとつの仕事にかける時間を考えなければなりません。
時間配分をせずに仕事をしているという人も、注意が必要です。
・周りに頼れない
周りに頼れない人も、実は要領が悪い人に当てはまってしまうことがあります。
仕事でわからないことがあった際、すぐ周りに頼ることができれば無駄な時間は生まれません。
しかし、周りに頼れない人はどうでしょうか？
どうすれば良いのか1人で何時間も悩んでいると、結果的に仕事の進みが遅くなる原因につながってしまいます。
わからない時や困った時に周りにきちんと頼ることで、要領良く仕事を進めやすくなります。
時には周りに頼るということも覚えましょう。
■要領が良い人とはどんな人？
次に、要領が良い人とはどのような人のことを指すのでしょうか？
要領が良い人の例をいくつかご紹介しましょう。
・優先順位を付けて仕事に取り掛かれる人
要領が良い人は、仕事をする際にどの仕事から取り掛かるか優先順位を付けます。
まずは全体の仕事を把握し、その上で細かい仕事の優先順位を付けて優先順位が高い仕事から先に進めます。
どの仕事から先に進めた方が効率良く作業を進められるのか、同時進行はできるのかなどを常に判断しながら仕事に取り掛かる人です。
・時間配分を決められる人
要領が良い人は、仕事一つひとつに時間配分をして作業を進めます。
「Aは20分、Bは2時間、Cは半日」など、大体の目安の時間を決めます。
そうすることで、どのように仕事を進めるのか全体の見通しを良くすることできるのです。
また、目安の時間よりも作業の進みが遅い時にはスピードアップして作業を進めるといった臨機応変な行動も可能となります。
このように、要領が良い人は仕事を効率良く進めるために時間配分も気にしています。
・わからない時や困った時に周りに頼れる人
仕事でわからないことがある時や、自分の考えだけでは決断できそうにない時などに、周りに頼ることができるのも、要領が良い人の特徴です。
要領が良い人は、時間のロスを気にしています。
無駄な時間のロスがあると、効率良く仕事をすることができないからです。
そのため、無駄なロスがないように行動をしています。
わからないことをそのままわからないままにすることは、無駄な時間のロスです。
自分の考えだけでは決断できそうにない物事をそのままにしておくのも、ロスにつながってしまいます。
そうならないように、こうした状況において周りに頼れるのが要領の良い人です。
周りに聞いて問題をすぐに解決し、スムーズに仕事を進める・周りの判断を仰ぎ、ミスを防ぐことができます。
ミスも無駄な時間のロスにつながってしまうため、こうしたミスを防ぐことも時間ロス防止に役立ちます。
・自分の得意なことと苦手なことを把握してコントロールできる人
要領が良い人は、自分は何が得意で何が苦手か自己分析をしたうえでコントロールができています。
自分の得意・不得意を理解できていないままだと、時間配分をする時に大きな誤差が生じやすくなってしまいます。
せっかく時間配分ができても、その誤差が大きすぎると時間が足りなくなってしまうこともあるでしょう。
前倒しで作業が終わる分には問題ありませんが、時間が押してしまうのは問題です。
こうした問題を起こりにくくするためには、こうした自己分析とコントロールが大切なのです。
「この仕事は得意だから早く進みそうだな」「この仕事は苦手だから時間がかかりそうだ」ということを理解して時間の配分ができるのが、要領の良い人です。
・適宜休憩をとれる人
要領が良い人の中には、効率良く仕事をするために適宜休憩をとる人もいます。
休憩をとると、逆に仕事の進みが遅くなってしまうと考える人がいるかもしれません。
しかし、集中力が下がって来たり思考力が鈍ってきたりした時には、一息入れることでリフレッシュできます。
リフレッシュすることで、また集中して仕事に取り掛かれるので、結果として効率良く仕事に取り組めます。
■要領が良い人を見習って効率良く仕事を進めるには？
要領が良い人を見習って効率良く仕事を進めるにはどうしたら良いでしょうか？
要領が良い人が実践している、効率良く仕事を進める方法をご紹介します。
・段取り力を高める
段取り力とは、段取り良く作業を進めることです。
効率良く仕事を進めるには、この段取り力がとても重要になります。
仕事の速さ・質は、実はこの段取りによって決まると言われています。
そのため、段取り力を磨くことによってスピーディーに質が良い仕事ができるのです。
段取り良く作業を進めるには、まずは目的や目標を決めます。
ゴールを想定して作業をリストアップし、優先順位を付けたら時間配分を決めましょう。
逆算して余裕を持って時間配分を決めることで、もしもの時に修正が効きやすくなります。
ここまで段取りができたら、後は臨機応変に作業を進めるだけです。
「3つの作業を週末までに進める場合に、どの作業から進めるか」「どのように進めるか」などを考え、段取り力を磨いてみてください。
段取り力が身についてきたら、問題があった時や急な案件が入った時などに柔軟な対応ができるように、さらなる段取り力を鍛えてみてください。
・優先順位が高い仕事とはどういう仕事かを考える
効率的に仕事を進めるためには、それぞれの仕事の優先順位を把握していなければなりません。
優先順位の付け方がわからないままでは、要領が良い人を見習って効率良く仕事を進めることができないからです。
優先順位が高い仕事とは、納期が短い仕事や相手の都合に合わせなければならない仕事などが挙げられます。
納期が短い仕事は、早めに取り掛からないとギリギリの作業になってしまって納期に間に合わなくなる危険があります。
また、相手の都合に合わせて仕事をする場合も、自分の都合だけでは動くことができません。
そのため、早めに動く必要があるのです。
例えば、今日が月曜日で相手の会社が水曜日休みの場合は、月曜・火曜日中に作業を進めて納品をした方が良いでしょう。
このように、臨機応変に優先順位を付けて作業をすることが効率良く仕事を進めるためのキーポイントです。
・逆算して行動をする
要領が良い人は、逆算して行動をしている人が多いです。
例えば、飲食店ではランチやディナーのピークにスムーズに仕事ができるよう逆算して行動をしているお店が多いのではないでしょうか？
お店が混み合う前に休憩をとる、アイドルタイムに消耗品やドリンクなどの補充をするなどです。
混み合う時間帯に雑用をしたり休憩をとってしまったりすると、人手が足りなくなってしまう可能性があります。
このように、逆算して行動をすることはどの仕事でもとても大切なことです。
午後から商談があるという場合には、早めに行動をして待ち合わせ場所に行くなど逆算して余裕のある行動をすることで効率良く仕事を進めやすくなります。
・完璧を目指さない
完璧に作業をしようと、一つひとつの仕事を丁寧に進めることも大切です。
しかし、仕事に追われている場合には完璧な作業を諦める必要もあります。
こだわりすぎて他の作業に充てる時間がなくなってしまったり、クオリティにムラが生じてしまったりするのも問題だからです。
それならば、最初から80％くらいのクオリティを意識して作業を進めた方がクオリティのムラがなく時間に追われる心配もありません。
また、重大な仕事の時には完璧を目指すなど、臨機応変な対応をしてみてください。
・作業の内容を共有する
誰が今どのような作業をしているのかを、社内で共有することも効率良く仕事を進めるためには重要です。
共有をしておくことで、誰がどの作業を担当してもスムーズに仕事をしやすくなります。
また、自分の仕事が終わりそうにない時に手が空いた人に自分の作業を助けてもらうこともできるかもしれません。
社内で共有しながら、急ぎや緊急性の高い案件から作業を進めると効率良く仕事を進められます。
・評価をして次につなげる
一連の仕事が終わったら、段取りどおりに仕事ができたのか評価をしてみましょう。
時間配分通りに仕事を進められたのか、仕事が押してしまったのか、振り返りです。
「急な案件が入ったけど問題なく時間配分通りに仕事を進められた」なら、良かったという評価です。
「仕事が押して納期ギリギリになってしまった」場合には、どうしたらもう少し早く作業を進められるか改善案を考えてみてください。
改善案を考えることで、次に同じような状況に陥った際に、「作業が早く終わった人にお願いする」「その作業が得意な人に助けてもらう」などして早めに作業を終わらせることができるかもしれません。
■時には要領の良さを重視しないことも大切
ここまで、仕事を効率良く進めるには要領の良さが大切だとお伝えしてきました。
しかし、時には要領の良さを重視しない場面もあります。
効率の良さだけで仕事をしてしまうと、仕事のことしか考えていない人間だと思われることがあり、取引先や顧客との信頼関係を構築するのが難しいです。
そのため、急がない時や時間に余裕がある時などには雑談などを交えて商談をしたり、顧客と会話を楽しんだりするのも良いでしょう。
そうすることで、信頼関係を構築しながら仕事を進めることができます。
要領良く仕事をすることは大切ですが、臨機応変にバランスを見て行動をすることも意識すると、さらなるスキルアップを目指せるでしょう。
要領が悪いと、作業を効率良く進めることができず仕事が遅れてしまうことがあります。
要領が良い人を見習って効率良く仕事を進めるには、優先順位を付けて作業をすることや時間配分を決めることが大切です。
優先順位を付けた上で時間配分を決めて作業を進めるだけでも、仕事を効率良く進めやすくなります。
「自分って要領が悪いかも？」と心当たりのある方は、この記事や要領が良い人を参考にして、効率良く仕事を進めてみてください。