マニュアルは必要か？
●マニュアルは必要か？
お疲れさまです。Ｍです。
事務作業におけるマニュアル、引継ぎがあるときに作成されますね。
そういうことがあるたびに、「マニュアルを作っておこう」と思ったものでした。
でも、いざとなると作れない、いや作らない。
自分でできてしまうから
あらかじめ、部下やほかの人にシフトするということであれば、マニュアルも作成することになるかと思いますが、そうでもない限りは、ほかの仕事が優先されてしまいます。
マニュアル作り、って普段の業務の中では優先順位、高くないですからね。
でも、マニュアル作りをすると、自分の業務を客観的に見直すことができます。
普段の業務をしがてら、マニュアルを作成する、という手もあります。
マニュアルは自分だけがわかっても意味がありません。相手がわかるように作らないとダメです。
文章、表現力、図、いろんな要素が必要です。
すぐには必要なくとも、少しずつ作り上げるのもよいかもしれませんね。
お疲れさまです。Ｍです。
事務作業におけるマニュアル、引継ぎがあるときに作成されますね。
そういうことがあるたびに、「マニュアルを作っておこう」と思ったものでした。
でも、いざとなると作れない、いや作らない。
自分でできてしまうから
あらかじめ、部下やほかの人にシフトするということであれば、マニュアルも作成することになるかと思いますが、そうでもない限りは、ほかの仕事が優先されてしまいます。
マニュアル作り、って普段の業務の中では優先順位、高くないですからね。
でも、マニュアル作りをすると、自分の業務を客観的に見直すことができます。
普段の業務をしがてら、マニュアルを作成する、という手もあります。
マニュアルは自分だけがわかっても意味がありません。相手がわかるように作らないとダメです。
文章、表現力、図、いろんな要素が必要です。
すぐには必要なくとも、少しずつ作り上げるのもよいかもしれませんね。
個人情報管理の重要性
●個人情報管理の重要性
お疲れさまです。Ｍです。
会社にとって、個人情報のみならず、機密情報は多々あります。
そんななか、セディナが、顧客情報が流出したことを発表しました。
詳細記事は→コチラ
以下、産経新聞より引用
（ここから）----------
信販大手のセディナは１６日、クレジットカードのＯＭＣカード会員の住所、電話番号などの個人情報について、１５万８２４８人分が名簿業者に流出していたと発表した。
カード番号は含まれておらず、不正使用は確認されていないという。アメリカンファミリー生命保険など、顧客情報が流出した外資系保険４社と同じルートで情報が売却されたとみている。
セディナは、ＯＭＣの会員向けの保険勧誘業務を委託していた保険代理店の関係者が、会員情報を持ち出した可能性が高いとしている。この代理店は、外資系保険の商品を扱っていたインフォリッジ社の関連会社で、昨年２月に倒産したという。
委託期間は２００８年１月～０９年１０月。セディナは警視庁などに流出の事実を報告した。
----------（ここまで）
セディナというと、JR東海のエクスプレスカードを扱っている会社でもあります。最初は該当しているのでは？と思いましたが、保険に関するということなので、該当はしていませんでした。
記事を読む限り、倒産した会社先の個人情報です。かなりの広範囲で、セディナには非があったとはいい難いと思います。
とはいえ、個人情報流出のニュースがでて、自身が該当していたら嫌なものです。たとえ、不正利用はない、といわれたとしても、どのように使われるか、というのは本人にはわからないですから。
社内、取引先までならまだしも、取引を終えた会社までも管理はしきれませんね。
事務系は特に、機密情報・個人情報を取り扱うことが多い部署なので、しっかりした管理が必要です。
流出したデータで悪用をしないことを祈るのみです。
お疲れさまです。Ｍです。
会社にとって、個人情報のみならず、機密情報は多々あります。
そんななか、セディナが、顧客情報が流出したことを発表しました。
詳細記事は→コチラ
以下、産経新聞より引用
（ここから）----------
信販大手のセディナは１６日、クレジットカードのＯＭＣカード会員の住所、電話番号などの個人情報について、１５万８２４８人分が名簿業者に流出していたと発表した。
カード番号は含まれておらず、不正使用は確認されていないという。アメリカンファミリー生命保険など、顧客情報が流出した外資系保険４社と同じルートで情報が売却されたとみている。
セディナは、ＯＭＣの会員向けの保険勧誘業務を委託していた保険代理店の関係者が、会員情報を持ち出した可能性が高いとしている。この代理店は、外資系保険の商品を扱っていたインフォリッジ社の関連会社で、昨年２月に倒産したという。
委託期間は２００８年１月～０９年１０月。セディナは警視庁などに流出の事実を報告した。
----------（ここまで）
セディナというと、JR東海のエクスプレスカードを扱っている会社でもあります。最初は該当しているのでは？と思いましたが、保険に関するということなので、該当はしていませんでした。
記事を読む限り、倒産した会社先の個人情報です。かなりの広範囲で、セディナには非があったとはいい難いと思います。
とはいえ、個人情報流出のニュースがでて、自身が該当していたら嫌なものです。たとえ、不正利用はない、といわれたとしても、どのように使われるか、というのは本人にはわからないですから。
社内、取引先までならまだしも、取引を終えた会社までも管理はしきれませんね。
事務系は特に、機密情報・個人情報を取り扱うことが多い部署なので、しっかりした管理が必要です。
流出したデータで悪用をしないことを祈るのみです。
証憑類の書類整理術
●証憑類の書類整理術
お疲れさまです。Ｍです。
決算が終わって一息つくと、前年度の書類整理をしなければいけません。
今年は今年で、また書類がでてきますからね。
その場合、前年度の証憑類をすべて１つのダンボールに入れる、ということをしていませんか？
税法上では。帳簿書類の保存期間は7年と定められています。
ただし、すべてが7年というわけではなく、出勤簿は3年というように、別期間のものもあります。
会社の規程によっては、「決算書類は永久保存とする」というような定めを設けている会社もあるでしょう。
1年分をひとつのダンボールにまとめておくのもよいのですが、いったんしまった書類を再度見る、というのはそれほど頻繁ではありません。
「廃棄時期」をベースにダンボールをまとめる、という方法があります。
この方法の利点は、廃棄時期になったら、箱ごと処分できる点です。
ダンボールの外に、入れてある書類と、保存期間、廃棄時期を明記しておけば内容は把握できますね。
会社の情報なので、普通にゴミとして処分するのも難しいです。
例えば、ヤマト運輸は機密文書リサイクルサービスといって、機密文書を処分するだけでなく、その処分した紙がリサイクル紙として活用されるサービスもあります。
廃棄時期が到来したから、といって、また分別したり、シュレッダーにいちいちかけていては、時間がかかってしょうがないです。
ゴール（廃棄時期）を決めてうまくまとめてみましょう。
（ダンボールだっておしゃれに♪）
お疲れさまです。Ｍです。
決算が終わって一息つくと、前年度の書類整理をしなければいけません。
今年は今年で、また書類がでてきますからね。
その場合、前年度の証憑類をすべて１つのダンボールに入れる、ということをしていませんか？
税法上では。帳簿書類の保存期間は7年と定められています。
ただし、すべてが7年というわけではなく、出勤簿は3年というように、別期間のものもあります。
会社の規程によっては、「決算書類は永久保存とする」というような定めを設けている会社もあるでしょう。
1年分をひとつのダンボールにまとめておくのもよいのですが、いったんしまった書類を再度見る、というのはそれほど頻繁ではありません。
「廃棄時期」をベースにダンボールをまとめる、という方法があります。
この方法の利点は、廃棄時期になったら、箱ごと処分できる点です。
ダンボールの外に、入れてある書類と、保存期間、廃棄時期を明記しておけば内容は把握できますね。
会社の情報なので、普通にゴミとして処分するのも難しいです。
例えば、ヤマト運輸は機密文書リサイクルサービスといって、機密文書を処分するだけでなく、その処分した紙がリサイクル紙として活用されるサービスもあります。
廃棄時期が到来したから、といって、また分別したり、シュレッダーにいちいちかけていては、時間がかかってしょうがないです。
ゴール（廃棄時期）を決めてうまくまとめてみましょう。
（ダンボールだっておしゃれに♪）