記録をとるマインドマップ６「打合せの記録」

記録をとるマインドマップ６「打合せの記録」

皆さんは打合せ記録をどのようにつくりますか？まず、打ち合わせ用のレジュメをつくり、打ち合わせご記録を改めて作成して、関係者に配布する。はい、正解ですね。但し、このやり方は少々手間がかかります。打ち合わせの内容によっては、マインドマップで打ち合わせ記録を作った方がよい場合も多いのです。

始めに、適さないケースを書いておきますと、その打ち合わせに参加していないメンバー以外にもその記録を見せる必要がある場合。マインドマップは参加していない人にはおよそでしか伝わらないので、不正確になってしまいます。この場合は仕方がないので、ワープロで作成する必要があります。もっとも、分厚い書類が廻ってきても忙しいときにじっくりは読めずメクラ印になります。メクラ印になるくらいならマインドマップで要点が廻ってきた方がましだとも思いますが。

参加メンバーが全員で協議をするような、ファシリテーターがいる方がいいような会議。こういう時はマインドマップの出番ですね。およそ打ち合わせしたい内容を事前にマインドマップのメインブランチにして、紙を配布して打合せる方法もありますし、大き目のホワイトボードにファシリテーターが板書をしながら、会議をして、後で写真を撮って配布してしまう方法もあります。

マインドマップを描きながら打ち合わせすると、皆が共通認識に立ちやすいです。意見は枝でどんどん書き出せばいいので、参加者の意識も高まります。とにかく反対意見を言う人の意見もきちっと板書していきましょう。打合せの遡上にのった感がでますので、前向きな発言につながりやすくなります。意見が発散しているようなら、少し集約してマインドマップをもうひとつつくるのもいいかもしれません。

ある程度協議がなれたら、必要な事項を決めて行きましょう。この件については、いつまでに誰が何をするのか？こちらの件はもう少し調べて次回に打ち合わせましょう。などですね。その場でした協議の過程、決まった事項が一目でわかるように一枚の紙にまとまります。

はて、この会議でなにが決まったのか？いつそんなことが協議されたんだっけ？ということがマインドマップで打ち合わせ記録をつくることでなくなります。

ぜひ、一度お試し下さい。

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記録をとるマインドマップ５「ニュースの記録」

記録をとるマインドマップ５「ニュースの記録」

小保方さんがニュースになったときは、衝撃的でしたね。新聞の朝刊で読んだのですが、紙面のあちこちにその記事が載っていました。大きなニュースがでるとその情報の全容を把握するのがまず大変です。私は、新聞の朝刊でこのニュースを知りました。小保方さんとはどのような方なのか？ＳＴＡＰ細胞とは何なのか？いったいどのような快挙があったのか？

今はその真偽がはっきりしないようですが、この時はとにかく大フィーバー状態でした。

はっきりと情報を掴みたい。そして、それを記録しておきたい。そう思いました。こんな時にもマインドマップを使うと上手情報をすばやく集約できます。

まず新聞の関連記事全てにざっと、目を通します。そして、それぞれのポイントとなる内容をキーワードで抜き出していきます。セントラルイメージは小保方さんの笑顔でいきましょう。ＳＴＡＰ細胞とは何かをひとつのメインブランチに乗せて、小保方さんの経歴をもうひとつのメインブランチに乗せて。このマインドマップをみることでこの時のニュースが一覧でみることが出来ます。このマインドマップをフェイスブックやブログに流すのもよいでしょう。ニュースは皆に早く伝えた方がいいですよね。

このことは他のことにも応用が利きます。たとえば、会社の中に皆が守らなければならないが少々ケースの多い面倒な対応マニュアルはありませんか？

複雑なタスクもマインドマップにまとめると適確に情報が把握でき情報を伝えることができます。業務の効率化が図れますので、ぜひ一度使ってみてください。

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記録をとるマインドマップ４「コーチングセッションログ」

記録をとるマインドマップ４「コーチングセッションログ」

皆さんはコーチングという技術をご存知でしょうか？コーチングとは相手のパフォーマンスを引き出すコミュニケーションのスキルです。あいてと一緒になって、達成すべき目標などに向かって進んでいきます。私もこのコーチングを学んでいます。

コーチングは基本的に会話をしながら、問題の把握やありたい姿の設定、行動の促進などをつくっていくわけですが,多くの場合会話の過程を記録にとることはありません。コーチは相手の表情や気配にまず、最大限集中していきますので、マインドマップを描く間がない。出来れば、記録を取りたいが、実際マインドマップを描くことがなかなか難しいと考えがちです。

しかし、コーチングセッションをマインドマップでとることは容易です。なぜなら、会話のリード役はコーチの側だからです。コーチングセッションの全体構成の青写真はコーチの側がつくります。会話の移行スピードや内容をおもにコーチが決定していけるから,マインドマップを作成することは比較的簡単に行えます。

私は逆にコーチングセッションをすること自体、このマインドマップを描かないと難しい。コーチングセッションはだいたい１時間程度なのですが、このセッションテーマは何で、クライアントは何をどのように思っているのか、どの会話のときにどのようなキーワードが飛び出したのか、今どちらの方向に話を進めていけばいいのか。これらを頭の中に入れながら、クライアントの気持ちを読み取りながら行動の促進に向けて、会話を積み重ねていくのです。

プロフェッショナルコーチの中にはこれをやってのけるかたがいますが、私には難しいと感じます。

そこで、マインドマップです。あるとき私はこのマインドマップを使ってコーチングセッションを行ってみました。すると今までより、はるかに上手く進行をすることができました。そして、コーチングセッションが終わった後で、このセッションログをクライアントにプレゼントしてみるとと大変喜ばれるました。以後のセッションからはセッションログをマインドマップで作り、クライアントにプレゼントするようにしました。あー、こんなことを話したんですね。とか、あーそうか！と後で気付くことも多いです。と感謝の言葉をいただけるようになりました。コーチとしての付加価値が上がるなぁと感じます。

もし、このブログをコーチの方がみられたなら、ぜひ一度マインドマップを描いてみませんか？そしてその良さ感じてみませんか？

ところで、このコーチングセッション、自分一人ではできないのでしょうか？

これがマインドマップを使うと出来るんです。このことについては、別の記事で触れていきますね。

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