登記すべき事項につき株主総会の決議を要する場合において，議決権を行使することができる総株主の議決権の数に対するその有する議決権の数の割合が最も高い株主が当該株主総会を欠席したときであっても，登記の申請書に添付すべき株主リストには，当該欠席した株主の氏名又は名称を記載することを要する。 議決権を行使することができれば，株主総会に出席しなかったり，出席しても議決権を行使しなかった株主も，株主リストに記載する株主の対象となる。
株主総会の決議が必要な登記手続きを行う際、申請書に添付する株主リストには特定のルールがある。
基本ルール
株主リストに記載する株主は、次の条件を満たす必要がある。
- 議決権を持っていること：株主として議決権を行使できる状態にあること。
- 議決権を行使しなかった場合も含む：株主総会に欠席したり、出席しても議決権を行使しなかった場合も含む。
具体例
例えば、ある会社の株主総会で重要な決議が必要だとする。この会社には100株を持つ株主Aと50株を持つ株主Bがいる。
- 株主Aは株主総会に欠席し、議決権を行使しませんでした。
- 株主Bは株主総会に出席し、議決権を行使しました。
この場合でも、株主リストには以下の情報を記載する。
- 株主Aの氏名または名称
- 株主Bの氏名または名称
理由
登記手続きにおいては、議決権を持つ全ての株主の情報が必要。これは、株主総会の決議が公正に行われたことを証明するため。仮に最も多くの議決権を持つ株主（この例では株主A）が欠席しても、その株主が決議の過程で考慮されるべきであったことを示すために、その情報を株主リストに記載する必要があるのだ。
まとめ
株主総会において議決権を行使できる株主は、たとえ欠席したり議決権を行使しなかったとしても、株主リストに記載される。これは決議の透明性と公正性を保つための重要なルール。