「この人、仕事できる！」と思わせる。ビジネスメールの件名のつけ方
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5月21日(月) 14:00 提供：マイナビウーマン
…… 今回は、ビジネスメールにおける「件名」の重要さや、おすすめの件名などを、ビジネススキル講師・西部直樹さんに教えてもらいました。
■ビジネスメールは件名が重要
まずはビジネスメールで件名をつける際に、どのメールでも共通しておさえておくべきポイントと、NGな件名のつけ方を知っておきましょう。
◇件名の基本
……
☆1.具体的に書く
件名は、何を伝えたいのかを具体的に書きます。……
具体的にするためには、3W1Hをおさえます。いつ（When）、どこ（Where）、なに（What）、どのように（How）を記しておきましょう。「4月30日（月）13時より、会議室3にて、部内連絡会議開催」というように具体的に書くのがいいですね。
☆2.情報の要約を書く
情報の要約とは、メールの内容の概要を知らせるということ。至急返事がほしいのか？ 必ず読んでほしいのか？ 再度の確認のためなのか？ など、短く書き添えておくと読み手がわかりやすくなります。
たとえば、……件名の文頭に「【日程変更】打ち合わせ日程5月10日（木）」と入れると、内容の把握や重要度もわかります。……
☆3.何をしてほしいのかを書く
件名には、メールを読んでどのような行動を求めているのかを明示しておきます。どうすることが適切なのかわかれば、読み手も求められる行動を取ることができます。
たとえば、……「【出欠連絡お願いします】6月7日（木）連絡会議、○社3階第5会議室にて」とすれば、出欠の連絡をしなくてはならないことがわかります。件名の文頭に求める行動を簡便に記しておくとまちがいないでしょう。
◇NGな件名
ビジネスメールでは、速さと正確さを妨げる書き方は避けなければなりません。NGな件名は以下のようなものです。
☆1.「○○について」
……
☆2.「○○の件」
……
☆3.「Re:○○」のReを外してしまう
返信に自動的につく「Re:」は、つけたまま返しましょう。「Re:」がつくと失礼だからといって外す人がいますが、外してしまうと失礼ではなく不親切になることがあります。「Re:」をつけることで、相手が送ったメールに対する返信であること、同一の案件に対するやり取りであることがわかります。
さらに使っているメールソフトによっては、案件に対するメールのツリー（繋がり状況）が示されるものもあり、メールツリーで案件ごとの整理をしている人もいます。しかし「Re:」を外してしまうと、このツリーからも外れてしまうのです。メールのやり取りを遡って確認するなどの作業がやりづらくなり不親切になるので、「Re:」はつけたままにするのがよいでしょう。
☆4.新しい案件なのに「Re」つきで送ってしまう
新しい案件のときは3とはちがって、件名に「Re：」はつけてはいけません。……
☆5.長い件名
件名が長いとわかりづらくなります。……
■【シチュエーション別】件名例
……
◇初めての相手へのメール
☆悪い例
「はじめまして、○○社の△△です」
☆いい例
「【御相談のお願い】○○社への価格について」……
◇お願いをするメール
☆悪い例
「製品の納品日について」
☆いい例
「御社の○○、納品日9月10日→9月9日への変更のお願い」……
◇質問をしたいメール
☆悪い例
「見積もり」
☆いい例
「○○の価格、御相談は可能でしょうか」……
◇お礼メール
☆悪い例
「ありがとうございました」
☆いい例
「○月○日、ご訪問のお礼」……
◇謝罪メール
☆悪い例
「申し訳ありませんでした」
☆いい例
「○月○日、誤送信のお詫び」……
■ビジネスメールの件名は「わかりやすさ」が一番大事
……
つい使ってしまいます。「○○の件」
仕事ができるとは思われませんが、ある意味、無難なので。
「Re:」は、昔は失礼かと思っていたのですが、そうではないのですね。
「『Re:』を外して返信してくる人が多いのだけど、件名を変えず、そのまま返信してもらった方が助かります」と言われたことがあります。
たかがメール、されどメール。
わかりやすい件名にするように心がけていきたいですね。
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