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「従業員教育が、企業とビジネスパーソンを強くする！」
をモットーに、ビジネスマナーや接遇マナー
ビジネスメール、文書の書き方などの
ビジネススキルをお伝えしています。
目の前にいない相手に、声だけで印象良く伝えるためには、
電話でどんな対応をすればよいでしょうか？
患者様に選ばれる病院が気を付けたい接遇マナーとは、
どんなことでしょうか？
従業員の方に必要な研修を一緒に考えお伝えしています。
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こんにちは。オフィスチャーリの花井です。
ビジネスメールの研修をしていて、
時々思うことがあります。
「皆さん、ご自分のメールの設定を気にしていないんだなぁ・・・」
ということです。
まあ、私も会社にいたころは特に気にしていませんでした。
10年ぐらい前でしょうか、
会社にいたころ、日本ビジネスメール協会の研修を受けて、
「『ＨＴＭＬ形式』と『テキスト形式』
どちらで設定していますか？」
という質問を受けて、
頭の中が「？」だらけになったことを、
今もよく覚えています。
結論から言うと、どちらでもいいんです。
その特性を理解しておくことが大切だということです。
『ＨＴＭＬ形式』は装飾ができます。
文字の色を変えたり、太字にしたり、
大文字にしたり・・・
強調することができるということですね。
しかし『テキスト形式』では、
その装飾が反映されません。
なので相手がメールを見た時に、
こちらの装飾が反映されない可能性があることを、
理解しておく必要があるということです。
さて、研修の際にそんな説明をしていたところ、
こんな質問をいただきました。
「ＨＴＭＬ形式でメールを設定しても構わないが、
”装飾をしないように”ということでしたが、
メールにExcelの表を貼り付けるのはどうですか？
会社にこういうことをする人がいるんです。
表示できないといけないので、
受け取った後にわざわざ表をコピーして、
添付書類として送るようにしていますが、
このようにExcelの表を貼り付けるなどの装飾も
しないほうがいいですよね」
確かに！
ごくごく、たまーにではありますが、
メール本文に表を貼り付けてくる人っていますよね。
先に書いたように、
テキスト形式でメールを設定している人は、
この表が見られないことがあります。
最近のメールソフトはとても賢くて、
「ＨＴＭＬ形式で送られてきているが、表示しますか？」
なんてことを訊いてくれることもあります。
また、装飾はダメだからと言って、
こうすることは、
絶対ダメなわけではありません。
社内で同じ設定をしていて、
「メールにExcelの表を貼り付けても問題ない」
とお互いが理解していれば大丈夫です。
また取引先に対しても同じようなことが言えます。
メールのやり取りでは
「相手がどのような設定をしているかわからない」
場合がほとんどです。
「相手が見られない（表示されない）可能性がある」
ことを理解して、使用の仕方を考える必要があります。
メールの使い方やマナーは、
「絶対こうすべき！」
というものはないと考えています。
まあ、これは一般的なビジネスマナーでも同じですね。
相手にどう見えるか？
（相手がどう感じるか）
これを考えておく必要があるということです。
もちろん考えすぎて、
1通のメールに時間をかけすぎちゃだめですよ。
仕事の効率も考える必要がありますね。
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