無料で作れて、サーバーとかドメインとか難しいことを知らなくても、簡単に始められる。
しかも、PCでもスマホでもタブレットでも、いつでもどこでも見れちゃうのがGmailのいいところ。
ただ、これまでOutlookやThunderbird、Yahooメールに慣れていると、今いちピンと来ない機能や使いづらさを感じるのも無理はありません。
実際、わたしも10年前、大学在学時にGmailを取得し、使い始めたものの、実際に機能を理解できるようになったのは、就職して先輩方に教えていただいてからでした。
アーカイブってなに？
ラベルってなに？
フォルダ分けできないの？
どこかに行っちゃったメールを探したい！
そんな、聞きたくても聞けない、むしろ何て聞いたらいいのか分からない、Gmailについて、「Gmailの受信トレイがスッキリする方法」をお伝えしながら、お話してみたいと思います。
Gmail独特の機能の一つが「アーカイブ」と言われるものです。
耳慣れない言葉ですし、検索したところで、なんかよく分からない。結局なに？と言いたくなります。
が、実はこれがめちゃくちゃ便利なんです。
Gmailのアーカイブは、端的に言うと「受信トレイから非表示にする」方法、ということです。
非表示にするだけですから、Gmailから削除してしまっているわけではありません。
どんな時に役立つかというと、
「受信トレイにメールがあり過ぎてどうにかしたい！
でも、いずれ読みたくなるかも知れないから、削除はしたくない！」
そんな時に「アーカイブ」をすれば、受信トレイからはなくなります。
でもそれは、削除されたわけではなく、非表示にされただけなので、Gmailの中に残っています。
ではどうやって、アーカイブしたメールを見るかというと、左のメニュー（ラベル）の中から「すべてのメール」をクリックすると見ることができます。
もしくは、Gmailの検索バーを使って、検索することもできます。
メールの中に含まれる文言（キーワード）やメールアドレス、送信者など、検索したいものを入れれば、探してくれます。
「間違ってアーカイブしてしまった
受信トレイに戻したい！」
そんなときは、戻したいメールにチェックを入れて、「受信トレイに移動」をクリックするだけで、受信トレイに戻すことができます。
続いて、Gmailのラベルってなに？というお話です。
他のメールソフトなどを使っていると、「フォルダ分け」ということをやります。
が、Gmailには「フォルダ」という考え方がありません。
あるのは「ラベル」という考え方です。
なにが良いかというと、フォルダという考え方だと一通のメールを一つのフォルダにしか入れられません。
が、ラベルの場合だと一通のメールに複数のラベルを付けることができます。
これが「どっちのフォルダに入れていいか分からない！」というような分類が苦手な方にとっては、ありがたいところではないでしょうか？
ラベルの付け方は人それぞれです。
例えば、メルマガを複数登録している場合であれば、誰のメルマガか、でラベルを付けておくのもありですし、
仕事で使うのであれば、「未対応」「対応中」「対応済」のように進捗度合いをラベルで付けて管理するのも有りです。
付けたラベルは、左側に数字順、五十音順に並びますので、そこをクリックすれば、そのラベルが付いたメールをまとめてチェックすることができます。
ここまで説明してきた「アーカイブ」と「ラベル」を使うと、受信トレイに来たメールに対して、
①ラベルを付ける
②アーカイブをする
をすると受信トレイにメールを貯めなくてよくなります。
。。。が、
これをイチイチするの、めんどくさくないですか？
特に、ショッピングサイトなどのお知らせメール。
何かを登録した時のメルマガなど。
解除するのも一つですが、それが出来ない場合、手間をかけずに、自動でスルーしたい。究極のスルースキルを身に付けたい。
お客様の大切なメールを見逃さないようにしたい！
なので、最後に「アーカイブ」と「ラベル」に加えて「フィルタ作成」という機能を使って、受信トレイをスッキリさせたいと思います。
といっても簡単です。
まずは、アーカイブやラベルを付けたい対象のメールを検索します。
例えばこんな感じ。
（検索するのは、文言でもメールアドレスでもOKです）
そしたら、検索窓の右側にある三角（▽）をクリックして、「フィルタを作成」をクリックします。
フィルタの設定が出てきますので、
「アーカイブする」
「ラベルを付ける」
「●件の一致するスレッドにもフィルタを適用する」
にチェックをいれて「フィルタを作成」をクリックすると
以後、この設定に従って、受信トレイを通らず、自動的に振り分けてくれる、というわけです。
受信トレイには来てほしい場合は、アーカイブするのチェックをしなければOKですし、
ラベルを付けずにアーカイブだけする場合は、ラベルを付けるのチェックをしなければOKです。
こんな感じで、受信トレイに溜まっているメールをフィルタで分類していくと、必要なメールは右側の「ラベル」をクリックすれば見ることが出来ますし、
受信トレイに大切なメールが埋もれてしまう、ということも防ぐことができます。
いざとなれば「すべてのメール」を見ることも出来ますし、「検索」機能でメールを探すことも出来ますので、ご安心ください。
（そもそも「仕事用」のGmailと「プライベート」のGmailを分けて使っていれば、仕事用はお客様とのやりとり、プライベートはメルマガやお知らせメールの受信、と分けられるので、もっと楽ですが、ね＾＾）
これからGmailを使い始めたい場合は、下記リンクからすぐに作成することが出来ます。
https://accounts.google.com/SignUp
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ではまた