ファイルツリーの取得

毎月のExcel格闘仕事も終わり、一段落しました。

バイト先では、サ責（サービス提供責任者）数人が、

各々の利用者さんの介護の報告書を、外部事業所のケアマネージャーさんへ

送る報告書を毎月Wordで作ってfaxしています。

ところが、ここ数年は利用者さんが増えたりして、

ファイル量も多くなり、データ保存規則が決まっていなかったので、

数人のサ責から、「ファイルが行方不明！」のSOSのお呼びが頻繁に来るようになりまいっています。

自分の仕事の中断は困るのです。

 

皆さん、WordやExcelを使って、フォルダーやファイル名は理解できても
フォルダーとファイルの関係を樹木の木に例えて考えてくれないと
いつまでたってもファイル探しを手伝わされそうなので、
自己防衛もかねて、ファイル整理をやることにしました。

毎月同じ様な報告書（中身は異なりますが）を前月ファイルを開いて、
内容修正後、ファイル名を変更して保存しているのは、たぶんどこでもやっていることだとは思いますが、その命名方法にも三者三様で、一貫性がない。

ファイル名称の一貫性、保存形態の整理などをやることにしました。

まず、手始めに、現状のファイル保存状態を把握することにして、
ファイルのツリー構造を取得するフリーソフトを捜し、PCにインストールすることなく、レジストリーも変更しないソフトを選びました。

それは、LS - ファイル一覧の出力　です。

（ほかにもあるようなので、後日確かめてみましょう）

 もう一つは、StructureT-Maker

両方ともダウンロードして解凍し、

LS.exe(StructureT-Maker)のショートカットをディスクトップに作り操作します。

使った感じを。自分のTV録画ファイルでやってみましたので、どんな感じかご覧ください。

StructureT-Maker　では

事務所の整理するファイルは、フォルダー数138ファイル数2,300ありますが
このうち現在使用しているファイルがいくつあるのかな？

7割は過去のファイルで、

専用のフォルダーや外部メディアの移設した方がよさそうですね！

まあ、やってみましょう、

仕事に行っても、PCの操作を教えるのはあまり気乗りしません。
みなさん、自分で調べることをしないで、安易に聞いてくるのは、
頂けませんね、自分は昔はハウツー本を買って勉強したものですが
今は、ネットで調べれば、本を買うこともない時代になりましたね。

仕事で使うマクロも、office97の頃ハウツー本と付録のFDで勉強したのが
今頃役に立つとは、想像もできなかったです。