仕事のスピードで悩んだ経験がある方もいるはずです。
同じ仕事をしていても、他の人は早く終わっているのに自分だけ終わらずに不安になるケースがあります。
仕事が遅ければ周りにも迷惑をかけてしまいます。
そこで今回は、仕事が早いと言われている人の特徴や仕事を早くするための対策をご紹介していきます。
ぜひ参考にしてください。
■仕事が早い人にはどんな特徴がある？
仕事が早い人には共通の特徴があります。
自分にない部分を知るためにもチェックしていきましょう。
・理解力がある
仕事が早い人は、与えられた仕事の内容を理解する能力が高いです。
どんな仕事をすれば良いのか1度説明されただけでも進めることができます。
また、仕事を渡した相手がどの程度の納期で終わらせてほしいのか、仕事のクオリティや重視すべきポイントなども相手の意図を汲んで仕事を進めていく能力を持っています。
そのため、優先順位をつけて仕事をしている人が多いです。
「いつまでに何をする」といった目的が明確になっているため、計画したスケジュールに沿って無駄なく仕事を進められます。
・切り替えが早い
仕事を進める中では悩むこともあるはずです。
悩む時間が長ければ長いほど、仕事も遅くなってしまいます。
仕事が早い人は、決断力や切り替えが早いです。
ミスをした場合や急な予定変更があった場合も、すぐに気持ちを切り替えて対処できます。
迷っている時間があれば動こうと意識する人が多いのでしょう。
・整理整頓が上手い
仕事が早い人の特徴として、整理整頓が上手いといった点も挙げられます。
デスク周りだけではなく、パソコンのデスクトップ画面も綺麗に整頓されている人が多いです。
なぜ仕事が早い人は整理整頓が上手なのか、その理由は必要な資料をすぐに確認できたり取り出せたりするためです。
すぐにファイルの確認ができれば、探す作業に手間を取らないため無駄な時間をかけずに仕事を進められます。
・ゆとりがある
仕事ができる人は、「期限までに終われば良い」という感覚ではなく、「余裕をもって早めに終わらせる」という意識を持って仕事に取り組んでいます。
期限に余裕を持って仕事を終わらせれば、急な変更にも対応しやすくなるため、仕事ができるとみられやすくなります。
・質問をするのが上手い
作業を進めるスピードが早い人は質問をするのも上手いです。
的確に質問ができるので、問題点をすぐに解消できます。
また、質問をする仕方も上手です。
「自分は○○と考えたのですが、どうでしょうか？」と自分の考えと質問を一緒にするので、自分の理解度を伝えながらも疑問点を聞くことができます。
忙しくないタイミングを図って質問をする、相手がいつでも回答しやすいようにメールで質問するなど、答えやすい工夫もしています。
・オンオフの切り替えが上手い
仕事が早い人は、オンオフの切り替えも上手いです。
集中すべきところでは一気に集中するため、「3時間で資料作成を終わらせる」「15時までには今日の分の作業を終わらせる」などと目標を設定して仕事に取り組みます。
その結果、一気に集中ができるので高いパフォーマンスで仕事に取り組めます。
気持ちの切り替えが上手くできないと、ダラダラと仕事を進めるため中々終わりません。
とりあえず仕事を始めるのではなく、目標を設定して気持ちを切り替えてから仕事を始めてみてください。
オンオフを意識すれば、仕事を終えるスピードに変化が表れるはずです。
■仕事が遅い人にも特徴はあるの？
仕事が遅い人にも特徴があります。
どんな特徴を持っているのか解説していきましょう。
・要領が悪い
仕事が遅い人は要領が悪い特徴があります。
計画性がないため、行き当たりばったりで仕事に取り組みがちです。
そのため、仕事が多くなれば何から手を付けていいのか分からずにパニックになってしまいます。
スムーズに終わらないため、納期に間に合わない可能性もあります。
周囲に迷惑をかけてしまうため注意してください。
・後回しが多い
仕事が遅い人の中には「後回し」が多い人もいます。
面倒なことや苦手なことを後回しにしてしまうため、結果的に苦手な作業が残り、仕事を終えるのが遅くなってしまうのです。
◎時間がある時にやろう
◎先に休憩をしてから終わらせよう
◎仕事が終わらなくても残業すれば良い
といった考えを持っています。
先延ばしにしてもいずれは取り掛からなければいけないので、後回しにせずに取り組むことが大切です。
苦手な作業があれば仕事が早い人にアドバイスをもらって効率の良い方法を考えていきましょう。
・こだわりが強い
仕事が遅い人には、こだわりが強い完璧主義者も多いです。
仕事を完璧にこなす熱意は長所でもあります。
しかし、完璧に仕上げることにこだわるため、作業が遅くなっていることがあります。
◎重要でない部分にこだわる
◎パワーポイントのフォントやデザインに時間をかける
◎メールを送る際に用件以外の文章にこだわって時間をかけてしまう
すべての作業を完璧に進めようとすれば時間がかかります。
順番通りに作業を進めることにもこだわるので、イレギュラー時の対応ができずに焦ってしまうケースもあるはずです。
上記に心当たりがあれば、その考えによって仕事が遅くなっている可能性があります。
■仕事が早くなるための対策
仕事が遅いと悩んでいるのなら、以下の対策を試してみてください。
工夫を施して仕事を早く終わらせられるようになりましょう。
・分からないことがあればすぐに質問をする
仕事に関する疑問や悩みがあると一人で抱え込んでしまう人もいます。
しかし、悩んでも解決法が見つからなければ時間だけが過ぎてしまいます。
何に悩んでいるのか分からなければ、上司も助けられないため、悩みや迷いが発生したらすぐに周囲に質問するようにしましょう。
質問をする事に対して「こんなことでも聞いて大丈夫なのかな？」「時間を取らせることに抵抗を感じる」などと不安になる人もいます。
しかし、納期に間に合わない方が会社としてはデメリットなので、勇気を出して相談してみましょう。
また、一人で抱え込んでしまうタイプは、仕事を断ることにも抵抗を感じてしまいます。
実力以上の業務量を抱えても、周囲に相談せずに自分一人で取り組むため、残業するケースも多いです。
言い出しにくいことですが、仕事に遅れが生じる方が問題なので、遠慮せずに早めに周囲に相談しましょう。
・仕事を整理してから取り組む
仕事をする際には計画性を持って取り組むことが大切です。
後回しにしたり、あれもこれもと手を付けたりしていれば、仕事はどんどん遅くなってしまいます。
そのため、まずは仕事に優先順位をつけて整理をしてから取り組むようにしてみましょう。
「今やるべきことではない業務」「今進めるべき業務」の2つに分け、その中でも優先順位の高い仕事から取り組んでください。
また、「○時までに終わらせる」「午前中までに一区切りつける」といった目標を設定することも大切です。
遅れが出ることも想定して、余裕のある計画を立てていきましょう。
・パソコンスキルをアップさせる
仕事でパソコンを使用するなら、効率良く業務を進めるためにもパソコンスキルを覚えることから始めてみましょう。
◎タイピングミスをなくす
◎ショートカットキーを覚える
◎メールやチャットは定型文機能を使う
◎頻繁に使う単語を辞書登録する
◎頻繁に使う資料やページをブックマークする
◎ブックマークした資料をテーマごとにフォルダ分けする
上記のように効率化させるための方法は複数あります。
時間短縮になるので、仕事のスピードもアップするはずです。
仕事が早い人・遅い人の特徴を解説してきました。
それぞれ特徴がありますが、仕事が遅いからといって焦らないことが大切です。
スピードばかりを意識してしまえばミスが増えてしまいます。
仕事のスピードで悩んでいる場合は、整理整頓を意識して優先順位をつけて仕事に取り組むようにしていきましょう。
また、周囲に相談することも大切です。
悩みや迷いは一人で抱えず、思い切って相談すると効率の良い方法やアドバイスを受けられます。
今回ご紹介した方法を参考に役立ててみてください。