職場で「自分だけ他の人より仕事の進みが遅い」と感じることはありませんか？
仕事の進み具合はそこまで変わらなかったとしても、自分が本当に仕事をできているのか不安に感じる人もいるでしょう。
そこで今回は、仕事ができない人に共通する部分をご紹介します。
さらに仕事ができる人になるためのポイントについても解説しているので、仕事ができる人を目指したい方はぜひ参考にしてみてください。
■仕事ができない人に共通する部分
仕事ができない人には共通する特徴もいくつか見られます。
仕事でミスが多い、効率的に進められないと悩んでいる方は、以下の項目に自分が当てはまっていないかチェックしてみてください。
・報連相ができない
報連相は、報告・連絡・相談の頭文字を取ったものです。
報告：自分のタスクや進捗状況、結果などを上司や同僚に伝えること
連絡：業務やスケジュールなどの必要事項を他の社員へ伝えること
相談：業務上わからないことに対して上司や先輩からアドバイスをもらうこと
報連相ができていないと上司は進捗状況を確認できないため、今サポートを必要としているかどうかがわかりません。
また、報連相を怠り自分自身の勝手な判断によって重大なトラブルを招いてしまう恐れもあります。
仕事ができない人は報連相ができていない人も多い傾向にあります。
・優先順位がわかっていない
仕事が忙しい部署だと1人でいくつもの仕事を抱えているケースも多いです。
複数の仕事を抱えていた場合、どれから取り掛かった方が良いのか優先順位を決めることになりますが、仕事ができない人は何からやるべきかがわからない場合もあります。
また、緊急で当日や翌日までにやってほしいと仕事を依頼されることもあるでしょう。
この場合、やっていた作業を中断してすぐに取り組むべきですが、「明日までだから大丈夫だろう」と他の作業を優先してしまうと、結果的に締め切りまで間に合わなくなってしまう可能性もあります。
・何をやるべきかがわかっていない
優先順位だけでなく、そもそも自分が何をすべきかわかっていない人も、周りから「仕事ができない人」と思われやすいです。
これは、タスク管理が十分にできていないことで発生してしまいます。
タスク管理が不十分だと優先順位を付けられないだけでなく、本来やらなくてはいけない仕事が漏れている場合もあるでしょう。
特にメモをあまり取らない人は仕事を忘れてしまう可能性が高まるので、仕事を頼まれた時などは極力メモを取るようにしておくことが大切です。
・時間の管理が下手
仕事ができない人は、時間を守れなかったり遅刻しがちだったりする傾向にあります。
例えば上司から「次の会議で使う資料を3日後の12時までに作成してほしい」と頼まれたとします。
3日後の12時までと期日と時間が指定されているため、ほとんどの人はこの時間よりも余裕を持って早く終わらせられるように仕事を調整します。
しかし、仕事ができない人はイレギュラーなことへの対応が苦手なため、どう調整していいかがわからず、結局後回しになってしまいます。
その結果、12時までと指定されていたのに時間が過ぎてしまい、仕事ができない印象を強めてしまうのです。
・指示待ちになっている
仕事ができない人は職場で指示待ちになっている場合も多いです。
指示待ちをしている人は、指示がないと自分からは行動することができません。
自ら積極的に学ぶことも少ないため、スキルが身に付きにくいという傾向もあります。
また、仕事に対するモチベーションも低くなりがちです。
こうした要素が見られることから、指示待ちになっている人は仕事ができないと評価されてしまいます。
・言い訳が多い
たとえ仕事ができる人であっても、ミスはしてしまうものです。
しかし、仕事ができる人とできない人ではミスを起こしてしまった後の言動が異なります。
仕事ができる人はまず謝り、その後なぜこのようなミスが発生してしまったのかを考え、改善に努めます。
一方、仕事ができない人は謝ることもできません。
自分のミスであるにも関わらず他の人や物のせいにしたり、注意を受けても「でも」と反論したりします。
言い訳が多いと「反省していない」「素直ではない」とみなされ、仕事ができないと捉えられてしまいます。
・何度も同じミスをしてしまう
何度も同じミスをしてしまう人も、仕事ができないという印象を持たれがちです。
多少の失敗であれば同僚や先輩、上司からもフォローしてもらえますが、これが何度も続くようになるとフォローする側も呆れてしまい、その仕事を任されなくなってしまいます。
ミスを起こすと周りの人に迷惑がかかるだけでなく、「前回は反省していなかった」と思われてしまい、悪い印象につながってしまいます。
・プライドが高い
仕事に対してプライドを持って取り組むことは重要ですが、あまりにプライドが高すぎると周りの人も迷惑を被ってしまいます。
プライドがわからない人は自分のミスを認めなかったり、謝罪や感謝の言葉を伝えられなかったりします。
その結果、協調性がないと評価を受けてしまう可能性も高いです。
自分では「仕事ができる」と認識していても、実際には他の人に比べて実績を伴っていない場合もあります。
・理解しているフリをする
仕事ができない人は、指示などを受けた時に本当は理解していないにも関わらず、理解しているフリをしてしまいます。
「説明されたのにわからなかったのかと思われたくない」と考えて理解しているフリをする人もいますが、かえって仕事ができない人と思われる可能性が高いです。
理解できていない状態でとりあえず仕事をやってみても、失敗する可能性は非常に高く、場合によっては一からやり直しになってしまうケースもあります。
また、失敗した場合に説明した側は「理解しているフリだったのか」と感づいてしまい、もう仕事を任せないようにしようと思ってしまうかもしれません。
指示の内容や目的などが理解できなかったのであれば、正直に言うことで相手も怒らず丁寧に説明してくれるはずです。
失敗するよりも余程良いですし、むしろわからないところを積極的に聞いてくれる姿勢は良い印象につながります。
・責任感がない
仕事ができない人は大きく2つに分けられます。
1つは精一杯仕事に取り組んでいるにも関わらずうまくいかない人、もう1つは仕事に対していい加減で責任感を持っていない人です。
責任感がない人は仕事も真面目に取り組まないため、成果物の質が下がってしまう傾向にあります。
また、責任感がないことで周りの人にしわ寄せが行ってしまい、職場内での人間関係も悪化しやすくなるでしょう。
・想像力が乏しい
仕事ができない人の中には「これをするとどうなるか」という想像力に乏しい人もいます。
仕事では自分自身が行った行動でどのような出来事が起きるのか、今やった方がいいのはどの仕事かなどを想像することが大切です。
こうした想像力は周りへの気配りなどにもつながり、良好な人間関係を構築する際にも役立ちます。
現状だけでなく将来を見据えて行動することも大事なので、仕事ができる人を目指すなら想像力を身に付けることも重要です。
・仕事に対するやる気・モチベーションが低い
仕事に対してやる気やモチベーションがなければ、仕事ができない人と思われてしまうのも無理はありません。
仕事に対してやる気が出ない原因として、職場での待遇や環境に不満を持っている、尊敬できる上司や優秀な同僚がいない、評価が正当ではないと感じているなどが挙げられます。
やる気のない言動が見られると、先輩や上司からも期待されなくなってしまい、徐々に任される仕事の量も減っていきます。
■仕事ができる人になるためには？
仕事ができない人でも、考え方や意識を変え、行動に移すことで仕事ができる人になれます。
ここでは、仕事ができる人になるためのポイントをご紹介しましょう。
・1日の業務をあらかじめ書き出してみる
まずはその日に行うべき業務をすべて書き出してみましょう。
この時はまだ順番などに関係なく、やることをただ書き出していきます。
すると、今日何をすべきかが可視化され、タスク管理もしやすくなるでしょう。
書き出してみることで、「この案件は○日までだった」「これは今日までだけど夕方までに終わらなさそう」など、期日や分量を再確認することが可能です。
業務が開始する前にタスクの書き出しを行っておけば、早い段階で上司や先輩などに相談でき、適切に対処してもらえる場合もあるでしょう。
こうした理由から、仕事ができない人はまずその日にどんな仕事をするか書き出してみてください。
・業務に優先順位を付ける
1日の業務をすべて書き出したら、優先順位を付けていくことも大切です。
期限が決まっているものを優先的に取り掛かり、修正にも対応できるよう早めに提出しておきます。
タスクの優先順位が決まると、何から始めていいかがわかりやすくなり、仕事の効率性もアップします。
自分だけだと本当にタスクを書き出せているか不安であれば、先輩に相談してみるのも良いでしょう。
タスクが完了したらリスクから削除できるため、その都度達成感を得られます。
・わからないことがあれば上司や先輩、同僚に聞いてみる
業務上わからないことがあった時、自分で考え、調べてみることも大切です。
しかし、それが本当に正しいかどうか判断できない場合もあるでしょう。
もし業務を行う上でわからないことがあるなら、上司や先輩、同僚に尋ねてみてください。
わからないことはきちんと理解できるまで聞いた方が良いです。
何度も同じことを聞くのは気が引けるというのであれば、質問した時にメモを取るようにしておきましょう。
・レスポンスは早めに行う
仕事ができる人を目指すには、相手から連絡が来た時にレスポンスを早めに行うことも大切です。
仕事ができない人は溜まったメールの数を見て罪悪感などを抱いてしまい、さらにレスポンスができなくなってしまう場合もあります。
ただし、レスポンスは早めに行った方が良いですが、だからといって優先的に仕事を引き受ければ良いというわけではありません。
例えば今優先しなくてはいけない仕事が既に入っており、明後日までなら対応できる旨を早めのレスポンスで伝えておきます。
するとメールを受け取った相手は、「それなら別の人に頼もう」「明後日まででも良いから対応してほしい」など、割り振りやスケジュール調整がしやすくなります。
このように、自身の状況と作業に取り掛かれる時間を早めにレスポンスすることで、周囲の人も仕事がしやすくなるでしょう。
・仕事ができる人の真似をしてみる
近くに仕事ができて周りからも評価されている人がいれば、その人と積極的にコミュニケーションを取ったり、同じプロジェクトに参加させてもらったりすることで、仕事ができる人を観察できます。
仕事ができる人はこの場面でどういう対応をしているのか、他の人とどのようにコミュニケーションを取っているかなどを間近で見ることで、真似をしやすくなります。
また、実際にその人へ直接聞いてみて、アドバイスをもらうのも良いでしょう。
最初はその人の真似でも、徐々に自分がやりやすい形がわかり、また行動が習慣化されていくことで仕事ができる人に近づきます。
・とにかく動いてみる
仕事ができる人ほど、実行するまでのスピードが早いです。
後回しになればその分手間が増えてしまい、より効率が悪くなってしまう場合もあります。
難易度が高く二の足を踏んでしまうような仕事の場合は、まずやるべきことを細分化し、「今日はこれとこれだけやろう」と決めると、取り掛かりへのハードルも低くなります。
とりあえず行動してみることで、仕事ができる人に近づけるでしょう。
今回は、仕事ができない人に共通する部分や、仕事ができる人になるための方法についてご紹介してきました。
仕事ができない人にも様々な種類がありますが、考え方や意識が変わるだけで仕事の効率性がアップし、評価につながるケースも少なくありません。
「自分は仕事ができない」と落ち込む前に、上記でご紹介した方法を実践して仕事ができる人に近づけるよう努力してみましょう。
特にタスクの可視化や優先順位を付けるなどは、すぐにでも始められる行動なので積極的に取り組んでみてください。