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電子メールのマナー

本日はオフィスにおけるメールのマナーです。まずは例題からどうぞ。


(例題)
大学3年生の内定勝子さんは、今日、大学のキャリアデザイン講座を担当した就活太郎さんに、ひょんなことから名刺をいただきました。早速お礼と今後のお願いをするメールを送ることにしました。次のメールにおいて、勝子さんがメールのマナーとして改善すべき点は何でしょうか。
最低5カ所挙げなさい。



差出人:内定勝子<toruzonaitei-123456789katsu@docomo.ne.jp>
宛先 :株式会社キーキャリア 就活太郎<t-shukatu@ki-kyari.co.jp>
CC :
件名 :夜遅くにすみません
本文
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就活 太郎様
こんばんは(*^_^*)
昨日は、大学の講座後、遅い時間にもかかわらず、いろいろと教えていただきありがとうございました

★就活さんと一緒にお話しができて、ホントに良かったです★キャリアデザインの講座、大変お疲れ様でした。履歴書やエントリーシートの上手な書き方も教えていただき、大変勉強になりました。これから、本格的にエントリーシートなどを書いていくと、志望動機や自己PRを見て欲しいのですが、またメールなどで相談してもいいですか?



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改善点としては以下の通りです。

① 内定勝子さんのメールアドレス
  (緊急時以外、初回の携帯メールからの送信は不適切。)

② 「件名」が不適切。(迷惑メールと紛らわしい。)
  その他「お疲れ様です」「○○です!」「あけましておめでとうございます」なども
  迷惑メールに紛れて捨てられる可能性がある。
  また件名を入れ忘れると「No Subject」「件名なし」となり、
  相手を不安にさせるので必ずわかりやすい件名をつけること。

③ 「顔文字」「★」などビジネスには不適切。
  (特に初めての相手へのメールには大変失礼)

④ 本文に「改行」がない。
  (相手がどのメールソフトを使っているかわからないのであれば、
   ソフトの自動改行機能を考えて、一般的には一行35字程度が
   よいと言われています。)
  また、空行を入れるなど相手にとって読みやすくしていない。

⑤ 本文の最後「また相談してもいいですか?」の終わり方。
  「?」は暗黙のうちに相手に返信を強要させてしまうことがある。
  「また相談させていただければ幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます」などと
   しておくと、自分の気持ちや願いを伝えつつ、相手に「YES」「NO」の返信を
   強要しなくて済みます。
  (今回の例題の場合。はっきり返事が必要な案件であればまた違った伝え方が
   ありますが今回は触れません。)

ご理解いただけましたでしょうか。

他の社会的なマナーと違って、電子メールのマナーはもちろん、ITが発達してから出来てきた、比較的新しいマナーです。誰かが勝手に決めたのではなく、おおかたの人々によって一般的に広く周知され、使っているうちに「他人に迷惑を掛けない」「他人を嫌な気持ちにさせない」ように日々工夫され、徐々に認められてきたマナーです。


覚えておきたい慣用句4

先日、日本人の国語力が低下していることが話題になっていました。
そこで今一度、自分の知識を再確認してみましょう

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(例題)
次の慣用句について、正しい表記として適切な方をそれぞれ選びなさい。

① 次回の競技会に向けて、チームのメンバーが、練習に関する考え方について

  きをいつにして取り組むことが重要である。

(ア)軌を一にして  (イ)気を一にして

② ちょっと知識があるからといって、きいたふうな口をきくな。

(ア)利いた風    (イ)効いた風

③ 不況のあおりを受け、ごたぶんにもれず、わが社も売り上げが伸び悩んでいる。

(ア)御多分に洩れず (イ)御多聞に盛れず

正解は、①②③すべて(ア)の方です。

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それでは、各々の意味について確認しておきましょう。

①「軌を一にする」
立場や方向を同じくする。韓愈の「秋懐詩」より由来。
車の通った跡を同じくするように、方向性を同じにすること。

②「利いた風」
いかにも物知りぶった、生意気な態度を見せること。またそのさま。知ったかぶり。
厳密に言えば『慣用句』ではありませんが、語句の言い回しとして覚えるといいでしょう。

③「御多分に洩れず」・・・世間と同じように。例外ではなく。
「御多分」とは多数の者の意見や行動などのこと

公共のマナー3

(例題)
Aくんは、就職活動を終えて、希望業界から内定をもらいました。

卒業までの期間は、ゼミと、あと数単位残っているだけなので、時間的な余裕が生まれました。
そこで、その企業の内定者同士、男女6人で連絡を取り合い、飲み会で交流を深めることにしました。

当日は皆、大変だった就職活動の緊張感がなくなったからか、リラックスして心から楽しめている様子です。お酒も進み、話題は就職活動における数々のエピソードで盛り上がってきました。

「○○会社の1次面接って、ひどかったよね。」
「□□会社の人事担当の女性社員かわいいし、ビジュアルのレベル高いよね。」
「あの△△(会社名)って最悪じゃなかったー?」

…などと大盛り上がりです。

そんな会話を聞いていた、メンバーのBさんは内心ちょっとひやひやしています。

ひやひやするポイントは次の3点です。

①今日、原付で来ている人がいたけど、どうしよう 
②会社の実名出して大声で盛り上がって、関係者いたらどうするの 
③女性社員かわいい、ってセクハラじゃないの

以上の点について「各メンバーはどうすればよかったか」を考えてください。


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例題でいうと、Bさんの気づきはとても大切なポイントでしょう。
大声で会社の実名を出して話をすること自体、発言者本人が気を付けてほしいのですが、
気づいたメンバーはやんわりと注意を促すのも思いやりです。

原付、自家用車など、飲酒運転は絶対にやってはいけません。
これについてはもし気づいたら、メンバーはやめさせましょう。
法律違反はもとより、事故を起こしたことにより、内定を取り消される事態にもなりかねません。
自転車も道路交通法では「車両」なので、乗ってはいけません。

女性社員の容姿の話は、セクハラとまではいきませんが、非常に品位のない発言ですね。その場に女性がいる場合の配慮を怠らないように。本心や本音で思っていることはお酒の席ではつい出てしまうこともあるでしょうが、ほどほどに。男性だけの場でお願いします。(逆もまた然り。女子学生も特定の会社の、男性社員のルックスの話を大声でするのは控えましょうね。)

社会人も同様のマナーを守ることは普段から求められています。実際に、新入社員研修などでは、セクハラ発言に対する注意事項、飲酒運転などの不法行為、取引先の会社名や実名を挙げての公共の場での批判、情報流出などは、社員のモラル遵守事項としてしっかり教育されます。

それは会社に思わぬ損害を与えかねないし、会社自体の品格を問われるからです。



一般常識をコミュニケーションに役立てよう3

今回は「日本の地理、歴史、文化」分野のお話をしてまいります。

(例題)
次に挙げる日本の名所・観光地のうち、ユネスコの世界遺産に登録されていないのはどこか。
①~⑤から選びなさい。


① 白神山地
② 日光の社寺
③ 古都京都の文化財
④ 平泉
⑤ 富士山


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ユネスコの「世界遺産」という言葉は、もちろん聞いたことがありますよね。

⑤の「富士山」は2012年現在、ユネスコの登録はありませんが、その他の選択肢はすべて、すでに登録されています。

近年、登録されたことが話題になったのはどこだったか覚えていらっしゃいますか。

2011年6月に「平泉(岩手県)」と「小笠原諸島(東京都)」が新たに加わりました。

日本には2012年3月現在16ヶ所登録されていますので、列挙しておきます。

【世界文化遺産】
・琉球王国のグスクおよび関連遺産群(沖縄県・2000年)
・厳島神社(広島県・1996年)
・原爆ドーム(広島県・1996年)
・石見銀山遺跡とその文化的景観(島根県・2007年)
・姫路城(兵庫県・1993年)
・紀伊山地の霊場とその参詣道(和歌山県、三重県、奈良県・2004年)
・法隆寺地域の仏教建造物(奈良県・1993年)
・古都奈良の文化財(奈良県・1998年)
・古都京都の文化財(京都府、滋賀県・1994年)
・白川郷・五箇山の合掌造り集落(岐阜県、富山県・1995年)
・日光の社寺(栃木県・1999年)
・平泉―仏国土(浄土)を表す建築・庭園及び考古学的遺跡群(岩手県・2011年)

【世界自然遺産】
・屋久島(鹿児島県・1993年)
・小笠原諸島(東京都・2011年)
・白神山地(青森県、秋田県・1993年)
・知床(北海道・2005年)


一般常識をコミュニケーションに役立てよう2

今日は「スポーツ」分野のトピックにします。

では、さっそく次の例題を考えてみてください。


(例題)
次のスポーツに関する文章において、正しければ○、誤っていれば×をつけなさい。

①プロゴルファーの石川遼選手は2008年、史上最年少(17歳)で
 日本ツアーにおいて獲得賞金1億円突破を果たした。
②箱根駅伝は基本的に、いわゆる関東地区の大学以外は参加できない。
③2006年開催のトリノ冬季オリンピックで話題になったカーリング競技は
 1チーム5人制である。
④東京オリンピック開催は1964年である。

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正解は、①→○、②→○、③→×、④→○、です。

③のカーリングは、2006年のトリノオリンピックでは日本女子チームの活躍が大変話題となり、一気に知名度と人気が出たというので、皆さんもご記憶にあるのではないでしょうか。1チーム4人で順番にストーンを投げて(滑らせて)いき、最終的にハウスと呼ばれる円の中心に近くにストーンを置いたチームに得点が入るスポーツです。2010年のバンクーバー冬季オリンピックでも高い人気でした。

②の箱根駅伝は、皆さんと同世代の大学生が活躍する、お正月の風物詩ともいえる競技ですね。基本的に「関東学生陸上競技連盟」に加盟する大学が参加します。

スポーツの話題は、関心がある人にとっては「当たり前」の情報かもしれません。ただし、好きなものだけ見るのと、「一般常識として広く浅く」知っておくと便利なこと、は違います。せめてメジャーなスポーツ(日本では野球、サッカー、ゴルフ、最近ではフィギアスケートなどでしょうか)や、最近活躍しているスポーツ選手の名前など、できるだけ好奇心を持っておいていただきたいですね。