皆様、こんにちは。
国際イメージコンサルタント・印象学者のakoです。
（はじめての方へ、akoプロフィールはこちら）
私がマナー講師をしていた頃、
メールについて、よくこんな質問をされました。
「メール返信は何時間以内がマナーですか？」
皆様は普段どうされていますか？
ちなみに答えを言うと、
メール返信は24時間以内が常識です。
以前は48時間以内とも言われていましたが、
スマートフォンがメジャーとなった現代では、
即受信を期待されていることもあり、
やはり24時間以内の返信がマナーとされています。
でも現代人はLINEなどの影響もあり、
メールの既読スルーをする人も増えているそうです。
メールとなると一言、二言の返信では済まないので、
返信を億劫に感じる人も多いのだとか。
でも、これはかなり危険な傾向ですよ～。
というのが、メールの返信一つとっても、
あなたの印象に関わることだからです。
その印象が人間関係にも関わるからなのです。
そもそも「忙しくて返信できなかった。」というのは、
「あなたの優先順位は低かった。」と言っているのと同じ。
忙しいから放置するというのは、
コミュニケーションとしても無視している状態となり、
相手に非常に失礼なのです。
私は仕事柄、PC前で書類仕事をする時間が長いので、
基本的にメールは当日中に返信するようにしています。
一日中外出していたとしても、24時間以内、
どんなに遅くても48時間以内は心がけています。
ちなみに24時間を超えたら、
返信が遅くなったことへのお詫びの一言を添えます。
48時間以内になった場合であれば、
遅くなった理由もお伝えしています。
一方で、どうしてもすぐに返信できないこともあります。
検討が必要な内容の場合もありますよね。
そういう時はどうすれば良いかというと、
まず内容に関する返信は置いておいても、
メールを受け取った旨は先に連絡しておくのです。
その上で、改めて返信をさせて頂く旨、
取り急ぎの報告をするようにしています。
この取り急ぎの報告がないと、
相手はメールが届いていないのではと心配します。
また、いつまでも返信を待たされて苛立つなど、
無駄にネガティブ感情を生む可能性もあります。
人は攻撃されたり嫌われたりする以上に、
無視されるという状況にストレスを感じる。
とも言われる程、無反応というのは良くないのです。
でも状況さえきちんと伝えて居れば、
少なくとも無駄な誤解を与えずに済みます。
ビジネスの常識として、
「報告・連絡・相談（ホウレンソウ）」が挙げられる通り、
状況の共有はコミュニケーションの基本。
自分自身がどんなに忙しい状況だったとしても、
相手にはその状況を見えていないわけです。
例えば同じく5日後に返信をする場合でも、
取り急ぎの報告があるかないかで、
相手に与える印象は大きく変わります。
5日後にようやく返信が来て、
「忙しくて返信できなかった。」と言われる。
24時間以内に返信が来て、
状況を把握していて、5日後に返信が来る。
同じく5日後の返信と言っても、
前者は、相手を不安なまま5日間待たせています。
例え5日後に完璧な返信を受け取ったとしても、
その間感じた不安な感情は事実として残ります。
たった一言、取り急ぎの報告があるかないかで、
相手に与える印象が変わってしまうのです。
というわけで、相手を不安にさせない為にも、
やはり24時間以内の返信が原則。
まずは取り急ぎでも報告を入れるのがオススメです。
一方で、
メールの返信っていつまで続ければ良いの？
というお悩みも時々聞きます。笑
もちろんやりとりする内容があれば良いのですが、
無駄に続くやりとりで、24時間以内に返信と言われたら、
忙しい現代人はたまらないですよね。笑
「メールは一往復半」が理想と言われています。
以下が一往復のメールやりとりの流れです。
Aさん
質問をなげかける
Bさん
返信する
Aさん
御礼を言う
意外に最後の御礼が欠けるケースが多いそうですが、
特に何かの相談事などの場合、
これは完全なるマナー違反となりますから、
「メールは一往復半」が基本と覚えておくと便利です。
一方で単なる共有事項などの場合で、
相手の返信も「了解しました。」で済むようなものの場合、
こんな一言を私は添えています。
「ご質問がなければ、返信はお気になさらずに。」
これは、手を煩わせないようにという
相手への配慮からです。
本来、メールのやりとりの良さは、
お互いの都合の良い時にやりとりできることでした。
でも時代が便利になりすぎたのでしょう。笑
スマートフォンの普及により、
24時間以内返信が常識となった今、
逆に省けるところは省かないと、
お互いにとって不便なものになりかねません。
というわけで、相手の時間を無駄にさせないという配慮から、
返信を受け取る方が先にそう宣言をしておくのも、
一つの気遣いではないかと私は思っています。
ちなみに24時間以内の返信が基本と言っても、
24時間365日体制でという意味ではありません。
セコムじゃないんですから、それは無理です。笑
確実に数日返信ができないことが分かっている場合は、
不在通知の自動返信設定が便利ですよ。
メールを受け付けるとメッセージが自動送信されるので、
相手も状況を把握した上で安心して待っていられます。
休暇を取る方も、安心して休暇に入れます。
Gmailの方は、簡単に設定ができるので、
良かったら参考になさって下さいね。
★
Gmailの不在通知設定方法
メール画面右上の「設定」をクリック
全般タブを開く
不在通知を設定
★
人の印象はABCから成り立ちますから、
メール一つのやりとりも侮れないですよ～。
返信は24時間以内、一往復半がワンセット
是非参考になさって下さいね♪
ABCを磨けるイメージコンサルティング
究極の変身プロジェクトはこちらから
【ライター紹介】
Mu:Design Asia Image Consulting (MAIC) 代表
国際イメージコンサルタント・印象学者ako
公式プロフィール
お問い合わせ・取材のお申込みは以下へお願い致します。
mu.design.asia.sec@gmail.com
Mu:Design Asia Image Consulting事務局
お問い合わせフォーム
