メールの返信は何時間以内が常識なの？

皆様、こんにちは。

国際イメージコンサルタント・印象学者のakoです。

（はじめての方へ、akoプロフィールはこちら）

私がマナー講師をしていた頃、

メールについて、よくこんな質問をされました。

「メール返信は何時間以内がマナーですか？」

皆様は普段どうされていますか？

ちなみに答えを言うと、

メール返信は24時間以内が常識です。

以前は48時間以内とも言われていましたが、

スマートフォンがメジャーとなった現代では、

即受信を期待されていることもあり、

やはり24時間以内の返信がマナーとされています。

でも現代人はLINEなどの影響もあり、

メールの既読スルーをする人も増えているそうです。

メールとなると一言、二言の返信では済まないので、

返信を億劫に感じる人も多いのだとか。

でも、これはかなり危険な傾向ですよ～。

というのが、メールの返信一つとっても、

あなたの印象に関わることだからです。

その印象が人間関係にも関わるからなのです。

そもそも「忙しくて返信できなかった。」というのは、

「あなたの優先順位は低かった。」と言っているのと同じ。

忙しいから放置するというのは、

コミュニケーションとしても無視している状態となり、

相手に非常に失礼なのです。

私は仕事柄、PC前で書類仕事をする時間が長いので、

基本的にメールは当日中に返信するようにしています。

一日中外出していたとしても、24時間以内、

どんなに遅くても48時間以内は心がけています。

ちなみに24時間を超えたら、

返信が遅くなったことへのお詫びの一言を添えます。

48時間以内になった場合であれば、

遅くなった理由もお伝えしています。

一方で、どうしてもすぐに返信できないこともあります。

検討が必要な内容の場合もありますよね。

そういう時はどうすれば良いかというと、

まず内容に関する返信は置いておいても、

メールを受け取った旨は先に連絡しておくのです。

その上で、改めて返信をさせて頂く旨、

取り急ぎの報告をするようにしています。

この取り急ぎの報告がないと、

相手はメールが届いていないのではと心配します。

また、いつまでも返信を待たされて苛立つなど、

無駄にネガティブ感情を生む可能性もあります。

人は攻撃されたり嫌われたりする以上に、

無視されるという状況にストレスを感じる。

とも言われる程、無反応というのは良くないのです。

でも状況さえきちんと伝えて居れば、

少なくとも無駄な誤解を与えずに済みます。

ビジネスの常識として、

「報告・連絡・相談（ホウレンソウ）」が挙げられる通り、

状況の共有はコミュニケーションの基本。

自分自身がどんなに忙しい状況だったとしても、

相手にはその状況を見えていないわけです。

例えば同じく5日後に返信をする場合でも、

取り急ぎの報告があるかないかで、

相手に与える印象は大きく変わります。

5日後にようやく返信が来て、

「忙しくて返信できなかった。」と言われる。

24時間以内に返信が来て、

状況を把握していて、5日後に返信が来る。

同じく5日後の返信と言っても、

前者は、相手を不安なまま5日間待たせています。

例え5日後に完璧な返信を受け取ったとしても、

その間感じた不安な感情は事実として残ります。

たった一言、取り急ぎの報告があるかないかで、

相手に与える印象が変わってしまうのです。

というわけで、相手を不安にさせない為にも、

やはり24時間以内の返信が原則。

まずは取り急ぎでも報告を入れるのがオススメです。

一方で、

メールの返信っていつまで続ければ良いの？

というお悩みも時々聞きます。笑

もちろんやりとりする内容があれば良いのですが、

無駄に続くやりとりで、24時間以内に返信と言われたら、

忙しい現代人はたまらないですよね。笑

「メールは一往復半」が理想と言われています。

以下が一往復のメールやりとりの流れです。

Aさん

質問をなげかける

Bさん

MAIC認定国際イメージコンサルタント

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メールの返信は何時間以内が常識なの？