ファックス送付後の電話で確認

【問題】
就活の相談に乗ってくれるサークルのOBにエントリーシートの添削を頼んだところ、職場のファクスに送ってほしい

と言われました。好ましい作法はどれでしょう？

①送付先や発信元（あなた）の連絡

　先、ファクスの枚数などを記した送

　信票（カバーシート）を付けて送

　る。
②学生のくせに送信票を使っている

　とおかしいと思われるので、エント

　リーシートだけを送る。
③ファクスがないので速達で送る。

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【答え】
ファクスを送信する際、送信票を付けるのは基本中の基本です。よって、正解は①。②については、「学生のくせに」と思われることはありませんので安心してください。

送信票を作る時間がなく、先方と電話やメールでその旨のやり取りが済んでいるのなら、送信票なしでもOKです。

③については……コンビニに行きましょう。

かつては仕事で多く用いられていたファクスですが、現在はその地位をPDFのメール送付に取って代わられました。とはいえ、会社のPC環境によっては、今でもファクスをメーンに使っているところもあります。基本的なマナーは押さえておきましょう。

大量に送る場合は、先方の迷惑になることもあるので、送付方法を再考すること。

また、届いたファクスを別の人が誤って持って行ってしまう可能性もあります。

送付後の電話での確認もお忘れなく。

待ち時間 何をすべきか

【問題】
とある大きな会社の面接にやって来ました。が、希望者が多く、待ち時間がなんと3時間……。どのように過ごすの

がよいでしょうか?

①仲のいい友人と一緒に来ている

　ので、互いの就職活動の進み具

　合について情報交換をする。もち

　ろん部屋の片隅に移動して、小さ

　な声で。
②持参したその会社の資料や、面

　接で話そうと思っていることをまと

　めたペーパーをじっくりと見直す。
③ほかの会社の面接も控えている

　ので、その会社の資料を読み込

　む。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　<イラスト・藍原真由>

【答え】
まず①。これは部屋の片隅に移動したからと小さな声であっても、NGはNGです。受けようと思っている会社からしてみれば、失礼な話ですよね。少し考えればわかるはずです。

同様の理由で、③もマナー違反にあたります。正解は②。せっかく時間ができたのですから、まずばゆっくりと面接の準備を行うのがベストです。

面接の際に長時間待つということは、よくあることです。そして、しばしば言われることですが、人事担当者は、そうした様子をチェックしているもの。

将来、自社の社員が取引先などでどのように行動するかを見ることができるからです。

ただし、「見られているから」といって身構えているようでは、まだまだ。

「いま何をすべきか」を考えて行動するのが、正しい社会人のあり方です。

好かれる10大要素 究めよう

【問題】
ビジネスの世界で生き残るには、いかにして「敵を減らして味方を増やすか」が重要。 では、そのために必要な

素養・スキルはどれでしょう？

①いつでも元気よく返事をする「明

　るさ」
②決して嘘をつかずに物事を遂行

　する「誠実さ」
③何を考えているかが一目で理解

　できる「わかりやすさ」

【答え】
どれも必要であるように思えますが、その通り。すべて正解です。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　<イラスト・藍原真由>

私たちは、日々さまざまな人と会います。そして、意識しているかいないかにかかわらず、第一印象をもってして、「この人は好きだな」、「この人は信用できなさそうだな」などと、評価をしているもの。そして、それは相手が見る時も同様なのです。

ビジネスの世界には、「好かれる10大要素」と呼ばれるものがあります。

冒頭の三つは、その中に含まれているものです。

残りの七つを見ていきましょう。

④近寄りがたい雰囲気がない「気さくさ」
⑤態度が謙虚な「素直さ」
⑥言動にエネルギーを感じさせる「パワー」
⑦教養を感じさせる「品位」
⑧人としてのあたたかみを感じさせる「思いやリ」
⑨物事を偏りなく公平に見る「バランス感覚」
⑩人の欠点さえも許容できる「寛容さ」

自分に足りない部分がわかればしめたもの。日々の生活で改善しましょう。

電話する相手の都合を考える

【問題】
選考が進むと、人事担当者に電話するシーンもあります。マナーとして好ましいのは？

①なるべく早く連絡を取りたいの

　で、始業時間ちょうどに電話をか

　ける。
②電話したが不在。その後、自分

　の留守電に「またかけます」とい

　うメッセージが残されていたた

　め、連絡を待つ。
③質問があったので電話。切る時

　に、「お忙しいところ貴重なお時

　間をいただきまして誠にありがと

　うございます」とお礼を述べる。

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【答え】
①はNGです。朝礼を行う企業も多いですし、何より朝のこの時間は、一日の始まりということで忙しいもの。昼休み後の2、3時間がよいでしょう。

②もNG。「またかけます」というのは「折り返しお願いします」とほぼ同じ。こちらからかけるのが適切です。ただ、「○時まで会議があるのでまたかけます」などという場合は、先方からの連絡を待つのがベターです。

正解は③。時間を作ってもらったのですから、当然のマナーです。

ビジネスにおける電話でのコミュニケーションは、相手が見えないため、大変難しいものです。

電話をかけるという行為は、ほとんどがこちらの都合。

それを理解していれば、かける前に用件を箇条書きでまとめておくといった準備や、かけた際に「いまお話ししてもよろしいでしょうか」といった心遣いも自然にできるようになるはずですよ。

OBへの自己紹介も周到に

【問題】
初対面の先輩をOB訪問。「本日はどうもありがとうございます」と礼を言い、まずは自己紹介です。

好ましいのはどれでしょうか？

①これからじっくりと話すので、ひと

　まず名前を名乗リ、「よろしくお願

　いします」とだけ言う。
②相手が初対面なので、「若輩者

　ですが」と謙虚に自己紹介をす

　る。
③時間はたったの30分。何通りか

　用意してある自己紹介の中から、

　このシーンでは1分間のものを使

　う。

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【答え】
この欄で以前、面接での自己紹介について説明しましたが、今回はOB訪問です。まず①ですが、これだけで何のアピールになるのでしょうか。
先輩から「で、何を聞きたいの?」などと返されるのがオチです。②の「若輩者ですが」という表現は、言わなくても先輩にはわかっていますので、あえて使う必要はありません。正しいのは準備万端な③です。

OB訪問だけではなく、実際の面接試験や入社後など、自己紹介を求められるシーンはこれから何度でもあります。

1分間、3分間、5分間、10分間と様々なバージョンを用意するだけでなく、持ち時間と状況に応じて使い分けられるようにしましょう。

ただし、時間を気にしすぎると早口になってしまいがちなので、その点は要注意。気持ちを落ち着けてゆっくりと話すようにしましょう。場数を踏めば、度胸もついてくるはずです。

苦手な相手でも割り切る

【問題】
大学の就職課を通じて、年齢の離れた面識のない先輩をOB訪問することになりました。ところが、実際に会ってみる

と生理的にというか何というか、とても苦手なタイプ。どうしたらいいでしょうか？

①相性はある意味、仕方のないこ

　と。「身内に不幸が…」などと失

　礼のない言い訳をしてその場を切

　り上げ、他の先輩を探す。
②社会では自分の意見をハッキリ

　と述ぺることが大事。苦手だと伝

　えて相手の様子をうかがう。
③苦手かどうかはこの場面では関

　係のないことだと割り切り、話をする。　　　　　　　　　　　　　　　　　<イラスト・藍原真由>

【答え】
仕事で相手を選ぶことは、ほとんどの場合できません。

苦手な人と仕事をしなくてはならないシーンもあるでしょう。
①のように早々に見切りをつけるのはいけません。ましてやこちらからアポを取っておいてこのような言い訳をするのは完全なマナー違反です。

②のように気持ちをストレートに伝えるのも、建設的ではありません。
正解は③です。

あなたは、何のためにOB訪問を願い出たのでしょうか。

先輩の仕事に対する考え方、今の仕事の様子などを聞くためですよね。得意か苦手かというのは、あなたの都合でしかありません。

あなたも相手から苦手だと思われている可能性もあります。

どんな時でも「今、何をすぺきか」をしっかり意識していれば、正しい行動に移せるはずです。

応接室 どう待ったらいいの

【問題】
OB訪問で先輩の会社の応接室に通されました。座る場所の指定がなかったので、下座に座って先輩を待ちます。

その際のマナーで正しいのは？

①応接室にコート掛けを発見。話を

　聞くときに邪魔になってはいけな

　いので、そこへ自分のコートを掛

　けておく。
②質問したい内容をまとめた書類

　を机に出し、バッグは隣の空いて

　いる椅子の上に置く。
③秘書が自分と先輩の分のお茶を

　持ってきたので、先輩が来るまで

　口をつけずに待つ。

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【答え】
①と②は両方とも不正解。コートやバッグなどの手荷物は、原則として自分の足元に置くものです。バッグの上にコートを置くようにしてください。正解は③。先輩の分までお茶を出されているのですから、先輩が到着して「どうぞ」と勧めてくれるのを待つのが無難です。

電車を待つホームや車内などで、バッグを床に置くことがありますよね。

そのバッグを訪問先の会社の椅子の上に置く－これが失礼かそうではないか、ということです。ちょっと考えればわかりますよね。

お茶に関しては、出されたのが自分の分だけであれば、秘書に「恐れ入ります」と礼を言い、先に口をつけるのはかまいません。
このほか、先輩が来たらすぐに立ち上がってあいさつできるよう、脚を組んだりせず、自然な姿勢で待ちましょう。

座り方も気を抜かずに

【問題】
面接や会社説明会で椅子に座るシーンがよくあります。椅子の座り方のマナーとして正しいものはどれでしょうか？

①自信があるのをアピールするた

　め、椅子の奥までどっしり深く腰

　掛ける。
②背筋をピンと伸ばし、両腕は身

　体の横にまっすぐ下ろす。
⑤背筋をピンと伸ばし、両手はや

　わらかく握ってももの上に置く。

【答え】
椅子の座り方にもマナーはあります。ただ、「他人から見られている」　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　<イラスト・藍原真由>

という感覚が薄い学生が多く、このあたりにまで気配りが行き届いている人はあまり見かけません。
①に関しては、目的は評価できますが、姿勢としてはマナー違反。

椅子の奥深くではなく、3分の2くらいを目安に腰掛け、背もたれには背中を付けないようにします。
上半身が上から吊られているような感覚です。

②は、腕の位置がアウト。立っている時はいいのですが、座っている時は不自然に見えます。

というわけで、正解は③です。

以上は主に男性向けですが、もちろん女性の場合にもマナーはあります。

腰掛ける深さは、座面の約半分がペスト。背もたれを使わない点は男性と同様です。

両脚の位置に関しては、男性は肩幅の広さで垂直に、女性はそろえて左右どちらかに傾けるときれいに見えますが、傾けすぎると色っぽく見えてしまうので加減が必要です。手は軽く組んで、ももの中央におきます。

社外での会話 話題に注意

【問題】
面接が終わって会社を出ると、就活中の友人とバッタリ。情報収集がてら、近くのカフェでコーヒーを飲みました。
こんな時に好ましくない話題があります。どれでしょうか？

①面接がうまくいかなかったため、

　面接官の悪口を漏らす。
②面接で知ったその会社の新しい

　戦略について友人に話す。
③その場は面接とは関係ない当た

　り障りのない話しで済ませる。

【答え】　　　　　　

ポイントは、その友人と会話をする場所。　　　　　　　　　　　　　　　　<イラスト・藍原真由>
面接を受けた会社の近くというのはいただけません。

その会社の社員が利用している可能性が高いからです。

よって、①は明らかにマイナス。

②は、社外秘の新戦略ではないのでしょうが、避けるのが無難です。正しいのは③となります。

入社してからも覚えておきたいのですが、社外での会話は、話題に注意すること。会社を一歩出たら、誰がその話を聞いているかわかりません。その会社とライバル関係にある会社の社員が聞いている可能性もあるのです。

社外で自社の仕事の話をペラペラと話すことはご法度です。

取引先の悪口をさんざん言っていたら、隣のテーブルに担当者がいたなんてこともあるからです。

就活中でも基本は同じ。

愚痴をこぼしたくなったら、オープンな場所ほ絶対に避けるようにしましょう。

調べて考えて 面接に臨む

【問題】
面接官との会話で好ましいものはどれでしょう？

①学生時代に精いっぱい取り組ん

　だことは、という質問に対し、高校

　時代の部活について話す。
②「入社してからやりたい仕事

　は？」という質問に対し、OB訪問

　や企業研究を通じて学んだ知識

　をもとに、自分なりの考えを整理

　して回答。
⑨「自己アピールを」と求められ、

　一発芸を披露。

【答え】　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　<イラスト・藍原真由>
まず①は、決してマナー違反ではないものの、ビジネスシーンでは、聞かれていることに答えるのが好ましいのは言うまでもありません。ただし、相手の参考になるのであれば話は別。中学、高校時代などでもOKです。

要は質問の趣旨を理解していればいいのです。②は模範的な回答。

③については、企業にもよりますが、やめておくのが無難でしょう。

「内容が稚拙」と言われる学生がいます。

ただ、稚拙といっても、意味は二通りあると思っておいた方がいいでしょう。

一つは、よく調べたり考えたりすればわかることがわからないという意味。

そしてもう一つは、仕事の経験がないために考えが思い至らないという意味。学生のみなさんにとって、後者は致し方ありません。
しかし、前者は時間をかければ考えをまとめることができます。

できることをしないのは、ビジネスの相手にとっても失礼です。