最近ではEメールにその地位を奪われつつありますが、細かい数字が入った文書や図版、またはデータ化が難しい書類などを送信する際に、ファックスは非常に効果的なツールです。
その一方で、ひとり1台のケースが多いパソコンとは違い、会社やフロア、せいぜい部署に1台しかないものです。つまり、送受信した文書が、いろいろな人に見られる可能性があるということです。
ですから、個人的な情報が含まれていたり、極秘にする必要があるなど、不特定多数の人に見られたくない内容の文書をファックスで送るのは、マナー違反になります。メールで送れるのなら、できるだけそちらを使った方が無難です。
ファックスのほうが効率的な場合は、送信の前後に、「送りましたが到着しましたか？」とか「ファックス拝見いたしました」と、電話でお互いに確認をするのがマナーになっています。
●ファックスで気をつけるポイント
・不特定多数の人に見られたくないものは送らない
・確実に連絡したい場合は、確認の電話を入れる
・かならず送り状をつける
送り状の書き方は、一般的なビジネス文書の書き方と基本的には
同じです。
途中で送信に失敗することもあるので、全部で何枚かを明記すること。
・ページ数を書き入れるとよい
ページ数を入れると、送信に失敗したページがわかります。