ビジネスパーソンは忙しいもの。特にある程度地位が高い人は、毎日、膨大な数のメールを受信することもしばしば。当然、全部にゆっくり目を通している時間はありませんし、ときには見落としてしまうことだってあります。
そこで、送ったメールに目を通してもらいやすくなる工夫をひとつ紹介しましょう。メールボックスにズラッとタイトルが並んだときに目を引くように、目立つカッコでくくった【要ご確認】【至急】などの文字を、タイトルの冒頭に入れるのです。
これだけで、目を通してもらえる確率は格段に上がります。もっとも、どうしてもすぐにチェックをしてもらいたい場合には、メールを送ったあとで、先方に「メールをお送りしました」と電話で連絡を取るのが一番確実ですが。
逆に、メールを受け取った場合は、受信したというメッセージをかならず返信しましょう。都合よいときに読める、便利なツールだからこその心遣いです。
●かならず読まれるEメールの書き方
・一目で内容がわかるタイトルにする
目立つカッコなどを使って、目を引くようにするとよいでしょう。
・空きスペースを入れる
メールでは、空きスペースがないと文字が詰まって読みにくいので、文章のかたまりごとに空きスペースを入れます。
・適宜、改行を入れ、長い文章を使わない
モニタ上では長文は読みづらいので一文を短くし、適当な長さで改行を入れます。
・署名を入れる
あらかじめ署名を作っておき、コピーして全てのメールに貼りつけます。
●その他の注意点
・特殊文字や半角文字は、受け手側の機種によっては文字化けして読めない
こともあるので、極力使わない
・そのときの感情を出しすぎない