ビジネス文書に共通して押さえたいポイントは5つあります。まず、「結論を先に書く」こと。忙しいビジネスパーソンには、先の見えない長い文書をダラダラと読み進める時間はありません。
そして、「正確に」「簡潔な文章で」「わかりやすく」書くこと。文章が長くなると理解しづらくなるので、一文を短くすることを心がけましょう。複雑な内容には、箇条書きや図表を利用するのも手です。
最後に、「かならず何度か読み返す」ことで、間違いがないか確認することも大切です。
特に社外の相手に出すビジネス文書には、「拝啓」と「敬具」といった頭語と結語、挨拶文などの、かなりきっちりと定められた決まりごとがあります。
社外の人に書類を出す場合には、上司や先輩にも確認をして、失礼のないビジネス文書を作るようにしてください。
●ビジネス文書の5つの基本ルール
①結論を先に書くこと
最初に「結論」を記述し、次にその「原因」や「結果」、最後に「意見」や「提案」の順で書きます。
②正確に書くこと
特に数字や条件を示す場合には、曖昧な表現は禁物です。各種のデータは、常に最新のものを使用すること。
③簡潔な文書で書くこと
一つひとつの文は、できるだけ短く書きます。複雑な内容を記述する場合は、箇条書きを活用すること。
④わかりやすく書くこと
専門的な語句を使うと、読み手が正確に理解できない場合があります。一般的な表現を使うようにしましょう。
⑤かならず読み返すこと
相手に出す前に、かならず読み返して、誤字・脱字や、数字・データの間違いがないか確認します。特に、相手の名前や会社名を間違えるのは大変失礼にあたりますので注意します。
●頭語と結語には、さまざまな組み合わせがあるのですが、最低限、次の2つの組み合わせだけは覚えておいてください。
拝啓－敬具
前略－早々
通常は「拝啓・敬具」の組み合わせを使います。「前略・早々」の組み合わせは、時候のあいさつを省略する場合に使います。